Касова дисципліна суворо контролюється фіскальними органами. Це зобов’язує з підвищеною відповідальністю ставитися до оформлення касових документів. Тож, радимо уважно ознайомитися з основними тонкощами, пов’язаними зі складанням таких документів, з оглядкою на вимоги Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі — Положення №148)

Загальні нововведення в заповненні касових документів

Колір записів у касових документах

Так, прибуткові касові ордери (далі — ПКО), видаткові касові ордери (далі — ВКО), відомості на виплату готівки (далі — видаткова відомість) заповнює бухгалтер у будь-який спосіб, що забезпечив би належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів строку (п. 32 Положення № 148).

Раніше в Положенні про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженому постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі Положення № 637), містилася вимога про те, що записи в касових документах слід робити чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних засобів або в інші способи.

Утім нинішній лібералізм не означає, що контролери будуть у захваті, якщо ваші касові документи заповнюватимуться всіма кольорами веселки. Тому певний аскетизм допоможе мінімізувати непорозуміння з перевіряючими. А найголовніше — усі записи мають бути зроблені розбірливо.

Без печатки

Давно вже спрощення щодо добровільного використання печаток шириться країною. Дійшла черга й до касових документів. Тож тепер квитанцію від ПКО можна надавати без печатки.

Якщо у вас на підприємстві є печатка, її, звісно, можна ставити на касовій документації, але обов’язку такого вже немає.

Електронні касові документи

Касові документи відтепер можуть бути сформовані в електронному вигляді. Так, за наявності сертифіката відкритого/посиленого ключа підприємство застосовує електронний цифровий підпис юридичної особи під час надання послуг в електронній формі або при здійсненні інформаційного обміну з іншими суб’єктами електронної взаємодії.

Електронні касові документи повинні бути оформлені відповідно до вимог законодавства України у сфері електронного документообігу.

Далі мовитимо про правила оформлення касових документів.

Прибутковий касовий ордер

Прибутковий касовий ордер (типова форма № КО-1, додаток 2 до Положення № 148) — документ, яким оформлюють приймання готівки до каси.

Особливості складання ПКО

Приймання готівки за ПКО відбувається лише в день складання документа. Згідно з п. 34 Положення № 148, під час одержання ПКО касир повинен перевірити:

  • наявність і справжність на документі підписів, передбачених формою ордера;
  • правильність оформлення документа, наявність усіх реквізитів;
  • наявність перелічених у документі додатків (якщо такі є).

Після одержання готівки від платника касир підписує ПКО, а на долучених до нього документах ставить відбиток штампа чи напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік) — п. 34 Положення № 148.

ПКО, за яким уже отримано готівку, долучають до першого примірника звіту касира — відривної частини аркуша касової книги.

Для платника документом, що засвідчує внесення коштів до каси підприємства, є квитанція до ПКО (відривна частина ПКО). Платнику її віддають після того, як він унесе кошти в касу.

Зверніть увагу!

Видавати сам ПКО на руки особам, які вносять готівку, заборонено.

Заповнення ПКО

У колонках табличної частини зазначають:

  •  «№ з/п» — вважаємо, що цей реквізит потрібен для відображення порядкового номера операції, коли за одним ПКО готівка приймається, наприклад, за різними рахунками чи за різними кодами цільового призначення;
  • номер рахунка, кореспондуючого з дебетом рахунка 30 «Готівка»;
  • код аналітичного рахунка;
  • суму (п. 36 Положення № 148 дозволено писати графічний знак гривні);
  • код цільового призначення — заповнюють, якщо на підприємстві використовується система кодування напрямів використання готівки, в іншому випадку в цій графі ставиться прочерк;
  • примітки (за наявності).

Реквізити ПКО заповнюють у такий спосіб:

  • «Прийнято від» — зазначають найменування особи, від якої приймається готівка. Якщо готівка оприбутковується не від конкретної фіз- чи юрособи, а оприбутковується на загальну суму проведених операцій (наприклад, отримання готівки в банку), це поле залишають порожнім.
  • «Підстава» — пишуть, на підставі чого оприбутковують готівку, тобто вказують джерело надходження (виручка, кошти з банку, повернення підзвітних коштів тощо).
  • «Додатки» — зазначають документи, пов’язані з оприбуткуванням готівки (наприклад, чек, накладна, договір).
  • «Сума» — зазначають суму отриманих коштів (із ПДВ).

Підписує ПКО головбух або інша особа, уповноважена керівником фірми (п. 25 Положення № 148). Після цього бухгалтер реєструє ПКО у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (далі — Журнал) за формою № КО-3 або № КО-3а (п. 33 Положення № 148).

Приклад заповнення ПКО наведено у зразку 1.

Видатковий касовий ордер

Видача готівки з каси здійснюється, зокрема, за видатковими касовими ордерами (типова форма № КО-2, додаток 3 до Положення № 148).

Особливості складання ВКО

Найчастіше ВКО використовують для таких виплат коштів із каси:

  • для внесення коштів до каси банку та зарахування на поточний рахунок підприємства;
  • для виплати зарплати/відпускних й інших виплат, передбачених трудовим законодавством;
  • для оплати отриманої продукції (товарів, робіт, послуг);
  • для виплати лікарняних;
  • для видачі готівки під звіт або на відрядження тощо.

Видачу готівки касир здійснює лише особі, зазначеній у ВКО.

У ВКО на загальну суму касових операцій (наприклад, здавання готівки до банку) реквізити «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача» та дані документа, що засвідчує особу отримувача, не заповнюються (абз. 5 п. 32 Положення № 148).

Якщо на долучених до видаткових касових ордерів документах (заявах, рахунках тощо) є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на ВКО необов’язковий.

ВКО замість керівника можуть підписувати й інші посадові особи. Так, у листі НБУ від 26.08.2008 р. № 11-113/3421-115-75 зазначено: заступник керівника підприємства, керівник (заступник керівника) відокремленого підрозділу підприємства можуть підписувати ВКО за умови наділення їх відповідними повноваженнями та закріплення цих повноважень внутрішніми розпорядчими документами (положеннями) підприємства.

Заповнення ВКО

У колонках таблиці зазначаються номер запису та документа, дата складання, номер кореспондуючого рахунка, код аналітичного рахунка, сума, код цільового призначення (пояснення щодо заповнення окремих реквізитів див. вище — у розділі про ПКО).

Реквізити ВКО заповнюють у такий спосіб:

  • «Видати» — зазначають прізвище, ім’я, по батькові особи, яка отримує кошти. Зазвичай готівку отримують особи, указані у ВКО. Але кошти можна видати й за довіреністю. Під час видачі коштів за довіреністю після П.І.Б. одержувача касир повинен зазначити П.І.Б. довіреної особи. А довіреність (її нотаріально завірену копію) долучають до ВКО (п. 28 Положення № 148).
  • «Підстава» — відображають підстави видачі коштів і вказують документи, на підставі яких здійснюється видача коштів.
  • «Сума» — зазначають фактично видану суму коштів.
  • «Керівник» та «Головний бухгалтер» — зазначають підпис, прізвище й ініціали, відповідно, керівника та головного бухгалтера чи працівника підприємства, уповноваженого на це керівником (абз. 1 п. 26 Положення № 148).
  • «Одержав» — відображають прописом суму отриманих коштів і дату отримання.
  • «Підпис одержувача» — проставляють підпис особи, яка отримала кошти. У наступному рядку зазначають найменування, номер, дату та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача.
  • «Видав касир» — зазначають підпис, прізвище й ініціали касира, який видав кошти.
  • «Додаток» — указують документи, згідно з якими видають кошти (за умови, якщо їх долучають до ВКО). До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Приклад заповнення ВКО див. у зразку 2.

Відомість на виплату готівки

У разі якщо готівка потрібна для здійснення виплат одразу декільком особам, її видачу зручніше проводити не шляхом оформлення ВКО на кожного одержувача, а на підставі видаткової відомості (додаток 1 до Положення № 148).

Якщо ж готівка видається фізособам, як не зазначені у штатному розписі підприємства, така виплата проводиться за окремою видатковою відомістю (або шляхом оформлення ВКО окремо на кожну особу) — п. 27 Положення № 148.

Документи одержувачів коштів

Під час видачі коштів на підставі видаткової відомості касир вимагає пред’явити паспорт , у т.ч. від працівників підприємства. Водночас касир записує реквізити такого документа — його найменування та номер, ким і коли він виданий (п. 27 Положення № 148).

 Або інший документ, що посвідчує особу та відповідно до законодавства України може бути використаний на території України для укладення правочинів.

Принагідно зазначимо: з п. 3 пояснень до додатка 1 Положення № 148 слідує, що реквізити пред’явлених документів указують у колонці 6 «Примітки» таблиці видаткової відомості в разі потреби.

Тож, по суті, дві норми суперечать одна одній. Ми схильні вважати, що питання обов’язковості внесення реквізитів пред’явленого одержувачем документа до видаткової відомості має вирішуватися підприємством самостійно. І таке рішення варто зафіксувати у внутрішніх документах по підприємству, наприклад, у Порядку оприбуткування готівки в касі .

 Не забуваймо, що відповідно до п. 12 Положення № 148 підприємство зобов’язане розробити й затвердити такий порядок. Зі зразком цього документа можна ознайомитися у статті «Порядок оприбуткування готівки в касі підприємства: як правильно скласти. ЗРАЗОК ПОРЯДКУ» газети № 20/2018.

Фізособа-одержувач обов’язково повинна розписатись у видатковій відомості, зазначивши одержану суму.

Пам’ятайте!

Видаткові касові ордери чи видаткові відомості не приймаються для виведення залишку готівки в касі, якщо видача готівки з каси не підтверджена підписом одержувача.

Видача готівки за довіреністю

Видачу готівки за довіреністю проводять особам, які з поважних причин не мають змоги власноручно поставити підпис. У видатковій відомості перед підписом про одержання грошей касир робить напис «За довіреністю».

Довіреність або нотаріально засвідчена копія довіреності лишається в касира й долучається до видаткової відомості (п. 28 Положення № 148).

Довіреності на одержання заробітної плати, стипендій, пенсій, аліментів, решти платежів не підлягають обов’язковому нотаріальному посвідченню. Водночас такі довіреності можуть бути посвідчені посадовою особою організації, у якій довіритель працює, навчається, перебуває на стаціонарному лікуванні тощо (ч. 4 ст. 245 Цивільного кодексу України, далі ЦКУ).

Строк дії довіреності має бути вказаний у самій довіреності (ч. 1 ст. 247 ЦКУ), в іншому випадку довіреність вважатиметься безстроковою та лишатиметься чинною до припинення її дії. У довіреності обов’язково потрібно вказати дату її складання, інакше вона вважатиметься нікчемною (п. 3 ст. 247 ЦКУ).

Виплата зарплати за відомістю

Як відомо, підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу) понад установлений ліміт каси протягом п’яти робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку. Своєю чергою, накопичувати готівкову виручку в касі понад установлений ліміт каси можна лише для виплат, які належать до фонду оплати праці й тільки протягом трьох робочих днів із дня настання строків цих виплат (п. 18 Положення № 148).

У випадку коли строк виплати зарплати минув, а за відомістю не по всіх особах проведено виплату, невидані кошти депонують. У такому разі:

1) навпроти прізвищ працівників, які не отримали гроші, ставлять відбиток штампа чи роблять напис «Депоновано»;

2) складають реєстр депонованих сум;

3) у кінці відомості зазначають фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звіряють ці суми із загальним підсумком за видатковою відомістю та засвідчують підписом касира ;

  Якщо готівкові кошти видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис «Готівку за відомістю видав (підпис)»;

4) на фактично видану суму по відомості слід скласти ВКО та зробити запис у касовій книзі.

Зверніть увагу!

Хоча виплата за видатковою відомістю може тривати протягом п’яти днів, ВКО на фактично видану суму за такою відомістю складається один, і запис у касовій книзі здійснюється в останній день виплати.

Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформлюють шляхом складання одного загального ВКО.

Заповнення відомості

У бухгалтерії на титульній сторінці видаткової відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника та головного бухгалтера чи осіб, уповноважених керівником, із зазначенням строків видачі готівки й суми (п. 30 Положення № 148).

На відомості вказують строк видачі готівки та суми: гривень — словами, копійок — цифрами.

У табличній частині записують № з/п, табельний номер, прізвище, ім’я, по батькові, суму, ставлять підпис про одержання та роблять примітки (тут за потреби вказують реквізити пред’явленого документа).

Касир після отримання відомості перевіряє наявність дозвільного напису, правильність заповнення всіх реквізитів, і, якщо щось негаразд, віддає її на переоформлення.

У разі якщо форма відомості не вміщує всіх одержувачів, до неї роблять вставний аркуш із таблицею, над якою друкують текст «Вставний аркуш до відомості № ___».

Після останнього запису на кожній сторінці відомості в ній має бути незаповнений рядок для зазначення загальної суми виплат особам, указаним на цій сторінці.

Приклад заповнення відомості див. у зразку 3.

У наступному номері нашого видання ми розповімо про оформлення Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, Книги обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки, Касової книги.

Редакція газети

«Інтерактивна бухгалтерія»