Зарплатний проект: готуємо документи й проводимо виплати працівникам

Додаткове навантаження на бухгалтерію, додаткові витрати на інкасацію готівки, черги до каси підприємства — усе це пов’язано з виплатою зарплати готівкою. Тому нині переважна більшість підприємств — як комерційної, так і бюджетної сфери — перейшли на виплату зарплати в безготівковій формі. Найзручніше для цього мати зарплатний проект в обслуговуючому банку.
Тож, як документально оформити відносини з банком у межах зарплатного проекту, а також як у цьому випадку здійснюється безготівкова форма виплата зарплати й інших компенсацій працівникам на їх карткові рахунки, читайте в матеріалі

Обираючи форму виплати зарплати — готівкову чи безготівкову, слід зважати на вимоги ч.ч. 4–5 ст. 24 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР, а саме:

• виплата зарплати здійснюється за місцем роботи;
• заборонено виплачувати зарплату в магазинах роздрібної торгівлі, питних і розважальних закладах, за винятком випадків, коли зарплата виплачується працюючим у цих закладах особам;
• за особистою письмовою згодою працівника виплата зарплати може здійснюватися через установи банків, поштовими переказами на зазначений ним рахунок (адресу) з обов’язковою оплатою цих послуг за рахунок роботодавця.

Отримуємо згоду від працівників

Перед початком переговорів з обслуговуючим банком про відкриття в них зарплатного проекту насамперед необхідно отримати від максимальної кількості працівників підприємства письмові заяви про згоду на виплату зарплати через банк.

Певна річ, ідеальний варіант — коли 100% чисельності працівників підтверджують заявою свою згоду на виплату зарплати в безготівковій формі. Адже в такому випадку й від банку можна зажадати кращих умов на обслуговування зарплатного проекту, та й ефект у вигляді заощадження коштів і часу теж буде відчутнішим.

Після схвалення працівниками виплати зарплати через банк радимо оформити таке рішення наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Зокрема в ньому можна прописати:

• окремі нюанси цього процесу (які дії вчинити та до яких дат),
• відповідальних за організацію такого процесу,
• а також список працівників, які переходять на форму виплати зарплати через банк.

Надалі відповідальний представник бухгалтерської служби чи фінансового відділу (за потреби — спільно з працівником служби персоналу) завітає до банку або ж представник банку навідається на підприємство, щоб узгодити деталі зарплатного проекту, а саме:

• порядок укладання договору на обслуговування,
• необхідний пакет документів,
• тарифні умови тощо.

Укладаємо договір і подаємо пакет документів

З метою проведення деяких видів виплат (зарплати, дивіденди, стипендії, пенсії, соціальна допомога, повернення надлишково сплачених сум, інші виплати) підприємство має право відкрити поточні рахунки фізособам, укладаючи при цьому з банком договір про відкриття поточних рахунків на користь фізосіб (п. 6.7 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492, далі — Інструкція № 492).

Отже, банк і підприємство укладають договір про відкриття поточних рахунків на користь фізосіб. Формат такого договору залежить від банку, тому він може бути складений або як окремий документ, або як згода підприємства на приєднання до правил (договірних умов) обслуговування виплати зарплати й інших виплат працівникам у безготівковій формі.

Для того аби відкрити карткові рахунки працівникам, підприємство через свого представника подає до банку такі документи (фізособа-підприємець може подати ці документи особисто):

• заяву про відкриття поточних рахунків на користь фізосіб (додаток 7 до Інструкції № 492);
• перелік фізосіб, на користь яких відкриваються рахунки, з указаними ідентифікаційними даними цих осіб;
• документи або засвідчені в установленому законодавством України порядку їх копії, що надають змогу банку ідентифікувати й верифікувати клієнтів-фізосіб. Як правило, це копії паспорта й ідентифікаційного коду, на яких працівник робить відмітку «Згідно з оригіналом», зазначає дату, П.І.Б. й особистий підпис.

Також доволі часто банки пропонують заповнювати на кожного працівника, якому відкривають картковий рахунок для виплати зарплати, анкету для надання банківських послуг на умовах комплексного банківського обслуговування для клієнтів-фізосіб. У ній зазначають як персональні дані клієнта-працівника, так і дані про відкриття йому карткового рахунка.

У разі якщо підприємство вже має відкритий рахунок у банку, то для відкриття поточних рахунків фізособам воно може подавати до банку вказані вище документи в електронній формі через системи «Клієнт-банк» або «Інтернет-банкінг» за умови, якщо це передбачено договором банківського рахунка. У такому випадку документи мають містити електронний підпис/електронний цифровий підпис.

Отримавши всі документи від підприємства, банк переходить до випуску платіжних карток працівникам підприємства. Нагадаємо: банк перед укладенням згаданого вище договору зобов’язаний ознайомити користувачів (у нашому випадку — працівників) з його умовами, тарифами на обслуговування електронного платіжного засобу та правилами користування електронним платіжним засобом (п. 5 р. ІІ Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затвердженого постановою Правління НБУ від 05.11.2014 р. № 705, далі — Положення № 705).

Після виготовлення платіжних карток і ПІН-кодів до них довірена особа підприємства отримує їх в банку та видає працівникам, які мають обов’язково поставити підпис про їх отримання.

Здійснюємо виплату зарплати на карткові рахунки працівників

Задля перерахування зарплати на карткові рахунки працівникам підприємству доведеться сформувати декілька платіжних доручень:

1. На перерахування загальної суми зарплати (за першу половину місяця (аванс) або за звітний місяць) на окремий транзитний рахунок. Із цього рахунка кошти потім спише й розподілить банк на карткові рахунки працівників згідно з поданою відомістю розподілу зарплати.

2. На сплату ПДФО, військового збору, а також ЄСВ. Адже ПДФО сплачуємо (перераховуємо) до бюджету під час виплати оподатковуваного доходу єдиним платіжним документом, а банки приймають платіжку на виплату доходу лише за умови, якщо одночасно надано й платіжку на перерахування такого податку до бюджету (пп. 168.1.2 ПКУ). Це ж стосується й військового збору, оскільки його нарахування, утримання та сплата (перерахування) до бюджету здійснюються в тому ж порядку, що й ПДФО (пп. 1.4 п. 16 підрозділу 10 «Перехідні положення» ПКУ). Для ЄСВ маємо аналогічну норму, яка зобов’язує під час виплати зарплати одночасно надавати платіжку на перерахування відповідних сум ЄСВ або ж документи, що підтверджують фактичну сплату таких сум (ч. 2 ст. 24 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI). Своєю чергою, зважаємо на те, що сплата за кожним видом платежу та за кожним видом сплати має оформлюватись окремим документом на переказ (п. 6 Порядку заповнення документів на переказ у разі сплати (стягнення) податків, зборів, митних платежів, єдиного внеску, здійснення бюджетного відшкодування податку на додану вартість, повернення помилково або надміру зарахованих коштів, затвердженого наказом Мінфіну від 24.07.2015 р. № 666).

3. На сплату комісії за розрахунково-касове обслуговування. Умови перерахування та розмір визначено договором.

Для того аби кошти були зараховані з транзитного рахунка на карткові рахунки працівників, одночасно з платіжними дорученнями подаємо відомість (реєстр) розподілу зарплати. Форма такої відомості законодавством не визначена, тож банки розроблюють власні форми, які зазвичай містяться в додатках до договору чи правил (умов) обслуговування.

Подавати ці документи можна як у паперовому вигляді, завітавши до банку, так і в електронній формі за допомогою сервісів «Клієнт-банк» або «Інтернет-банкінг».

Проте завважте: платіжні документи необхідно подати за день-два до настання строку виплати зарплати. Адже договором із банком нерідко передбачено, що перераховані кошти на карткові рахунки працівників зараховуватимуть не пізніше наступного робочого дня після надходження коштів на рахунок банку згідно з поданою відомістю розподілу зарплати.

Отже, зарахування коштів на карткові рахунки працівників не завжди відбувається в день подання платіжних документів. А за порушення строків виплати зарплати передбачено штрафну санкцію в трикратному розмірі мінімальної зарплати, установленої законом на момент виявлення порушення (абз. 3 ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Як підтверджувати виплату зарплати в безготівковій формі

Усе залежить від умов договору на обслуговування. НА ВИМОГУ ПІДПРИЄМСТВА по факту зарахування виплат на карткові рахунки банки надають:

• або відомість про здійснення зарахувань у розрізі кожного працівника з відмітками банку на кожній сторінці такої відомості,
• або ж проставляють на примірнику відомості розподілу заробітної плати відмітку про отримання такої відомості. У такому разі необхідно надати банку цю відомість у паперовій формі у двох примірниках.

Адже, як передбачає п. 2.14 Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженої постановою Правління НБУ від 21.01.2004 р. № 22, банк платника на всіх примірниках прийнятих розрахункових документів і на реєстрах обов’язково заповнює реквізити «Дата надходження» і «Дата виконання».

Звісно ж, як доповнення до вказаних відомостей із відмітками банку підприємство завжди може сформувати виписку з рахунка, у якій відображатиметься факт перерахування коштів на карткові рахунки працівників.

Щодо інформування працівників про виплату зарплати

1. Банк зобов’язаний у спосіб, передбачений договором, повідомляти користувача про здійснення операцій із використанням електронного платіжного засобу (далі — ЕПЗ). А обов’язок банку щодо повідомлення користувача про здійснені операції з використанням ЕПЗ користувача вважається виконаним у випадку (п.п. 3–4 р. VI Положення № 705):

• інформування користувача про кожну проведену операцію відповідно до наданої контактної інформації;
• відмови користувача від отримання повідомлень банку про здійснені операції з використанням ЕПЗ користувача, про що зазначено в договорі.

2. Підприємство згідно зі ст. 110 КЗпП під час кожної виплати зарплати має повідомляти працівника про такі дані, що належать до періоду, за який провадиться оплата праці. Ідеться про:

а) загальну суму зарплати з розшифровкою за видами виплат;

б) розміри й підстави відрахувань та утримань із зарплати;

в) суму зарплати, що належить до виплати.

Згідно з роз’ясненнями Мінсоцполітики, викладеними в листі від 20.10.2017 р. № 262/0/101-17, чіткої форми (виду) повідомлення про розмір зарплати нормативно-правовими актами не встановлено. Традиційно на підприємстві під час виплати зарплати працівнику надається розрахунковий лист про дані щодо сум, які належать до виплати працівнику, та відрахувань із них. Водночас законодавством не заборонено, у разі погодження з працівником, надавати йому інформацію про розмір його зарплати на вказану ним електронну адресу.