Коментар до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі — Положення № 148)

Положення набрало чинності 05.01.2018

Положення № 148 затверджено на зміну свого попередника — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637  (далі Положення № 637). Здавалося б, у новому документі не багато нововведень, проте деякі з них вкрай важливі. Отже, про все по порядку.

П’ятикратний штраф за неоприбуткування готівки

За відсутність запису в Книзі обліку розрахункових операцій (далі — КОРО) відтепер не застосовуватимуть п’ятикратний штраф, передбачений абз. 3 ст. 1 Указу Президента «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 р. № 436/95 (далі Указ № 436) за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне оприбуткування) готівки в касах.

Річ у тім, що в пп. 18 п. 2 р. І Положення № 148 наведено оновлене визначення терміна «оприбуткування готівки». Тепер така операція включає проведення суб’єктами господарювання обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі/книзі обліку доходів і витрат. Як бачимо, КОРО у визначенні не згадується, на відміну від Положення № 637.

Обмеження готівкових розрахунків

Істотних змін у цій частині не відбулося. Найголовніше нововведення, яке проте має лише технічний характер — усі готівкові обмеження «переїхали» до Положення № 148 із постанови Правління НБУ «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою» від 06.06.2013 р. № 210, яка, своєю чергою, з 05.01.2018 втратила чинність.

Крім того, у п. 6 р. ІІ Положення № 148 уточнили: платежі понад граничні суми для подальшого переказу на поточні рахунки одержувача в банку можна вносити не тільки через банк, але й через небанківські фінансові установи. Нагадаємо: це один із легальних варіантів проведення розрахунків, якщо сума платежу перевищує обмеження на готівкові розрахунки під час розрахунків фізосіб із суб’єктами господарювання та між собою (див. статтю «Як працює обмеження на готівкові розрахунки фізосіб і як його оминути» газети № 218/2017).

Суб’єкти господарювання в такий спосіб уносити платежі понад граничні суми не вправі, оскільки для платників такі розрахунки є готівковими (і лише для отримувачів — безготівковими) — п. 10 Положення № 148.

Порядок оприбуткування готівки

Оскільки запис у КОРО тепер не є ознакою оприбуткування готівки (див. вище), тепер уся готівка на підприємствах, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та КОРО (розрахункових книжок і КОРО), має бути оприбуткована у сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі фіскальних звітних чеків (або даних розрахункових квитанцій) — п. 11 р. ІІ Положення № 148.

Слід визнати, що п. 11 Положення № 148 викликає додаткові запитання. Тож, процитуймо його:

«Готівка, що надходить до кас, оприбутковується в день одержання готівки у повній сумі.

Оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств/відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги/застосуванням РРО та КОРО (у разі застосування КОРО без застосування РРО), є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів/фіскальних звітних чеків (або даних розрахункових квитанцій) (Виділено авт. — Г.В.)».

Уже при першому знайомстві з новою нормою на поверхню випливає щонайменше два важливих нюанси.

По-перше, при буквальному прочитанні п. 11 насамперед спадає на думку те, що записи в касовій книзі тепер можна робити й на підставі фіскальних чеків РРО. Відверто кажучи, ми сумніваємося, що практика піде таким шляхом. Гадаємо, усе лишиться на своїх місцях, і для запису в касову книгу все-таки доведеться, як і раніше, оформлювати ПКО (на підставі фіскальних чеків РРО та даних розрахункових квитанцій). Принаймні, станом натепер, аби убезпечити себе, ми настійливо рекомендуємо оформлювати ПКО, і саме на його підставі вносити записи до касової книги.

По-друге, у зв’язку з тим, що запис у КОРО не вважається  оприбуткуванням готівки, доволі неприємний «сюрприз» може чекати на підприємства ресторанного господарства, торгівлі тощо, які проводять розрахунки з покупцями у вихідні, працюють допізна або цілодобово. Річ у тім, що на багатьох підприємствах касир, який оформлює ПКО на підставі фіскальних звітних чеків РРО та робить записи до касової книги, має режим роботи з понеділка по п’ятницю з 9:00 до 18:00. Касир приходив у понеділок і заносив одним ПКО всю виручку, що надійшла протягом вечора п’ятниці та вихідних днів. Вона ж бо вважалася своєчасно оприбуткованою, якщо щоденно робився відповідний запис у КОРО. Тому жодних проблем не було.

Тепер же, для оприбуткування потрібен запис у касовій книзі, причому «у день одержання готівки». І, до речі, така вказівка є не лише в п. 11, що ми розглядаємо, але випливає й з п. 40 Положення № 148, де зазначено, що касир здійснює записи в касовій книзі в день її надходження або видачі. Це означає, що ПКО має бути оформлений ЩОДНЯ до кожного Z-звіту. Тож тепер чекати на вихід касира в понеділок, з огляду на ризик наразитися на фактичну перевірку у вихідний день і бути оштрафованим у п’ятикратному розмірі за неоприбуткування готівки, — уже не варіант. Тому або треба змінювати режим роботи касира, або покласти обов’язки з оприбуткування готівки на інших працівників.

А найгірше те, що ті, хто працював за старою схемою і вчасно не відреагував на прийняття Положення № 148, тепер опинилися під ризиком бути оштрафованими згідно зі ст. 1 Указу № 436 за несвоєчасне оприбуткування готівкових коштів. У такій ситуації вихід один — переписати касові ордери й касову книгу.

І це ще не все. У п. 12 Положення № 148 з’явилася принципово нова вимога: кожне підприємство (установа, організація) на підставі Положення № 148 зобов’язане розробити  й затвердити наказом, розпорядженням або іншим внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі.

У які строки потрібно розробити й затвердити такий порядок, у Положенні № 148 не зазначено. Але позаяк є така вимога, її доведеться виконати. Сам по собі факт відсутності порядку оприбуткування готівки в касі не спричинить застосування штрафів. Проте на випадок перевірки касової дисципліни він допоможе уникнути можливих претензій із боку перевіряючих.

У порядку оприбуткування готівки в касі доцільно прописати:

  • чи ведеться на підприємстві (на його відокремлених підрозділах) касова книга;
  • порядок здавання готівкової виручки (наприклад, готівкова виручка може здаватися старшому касиру чи в бухгалтерію, а виручка відокремлених підрозділів — як безпосередньо до кас юрособи, так і в банк);
  • порядок взаємодії відокремлених підрозділів із бухгалтерією підприємства, якщо режим роботи відокремлених підрозділів, які проводять касові операції,  не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства (наприклад, у вихідні та святкові дні);
  • посади осіб, відповідальних за здавання та оприбуткування готівки;
  • строки оприбуткування готівки з урахуванням внутрішнього трудового розпорядку, режиму роботи, графіка змінності та строків здавання готівкової виручки до банку;
  • касові документи, на підставі яких здійснюється оприбуткування готівки.

Окремий (-і) порядок (-ки) слід розробити також для відокремлених підрозділів, що проводять готівкові розрахунки. Такі порядки також затверджуються внутрішнім документом по підприємству.

Незабаром (див. наступні номери видання) ми наведемо приклад складання порядку оприбуткування готівки.

Здавання готівкової виручки

Як і раніше, суб’єкти господарювання мають право тримати в позаробочий час у своїх касах готівку в межах, що не перевищують установлений ліміт каси. Понадлімітну виручку здають до банків, операторів поштового зв’язку, національних операторів  та небанківських фінансових установ, які отримали ліцензію Нацбанку на переказ коштів у національній валюті без відкриття рахунків, для подальшого  зарахування на банківські рахунки.

  Нагадаємо: нещодавно НБУ постановою від 21.12.2017 р. № 138 надав можливість національному оператору поштового зв’язку (ПАТ «Укрпошта») надавати фінансові послуги з переказу коштів та брати участь у внутрішньодержавних та міжнародних платіжних системах за умови отримання ліцензії Нацбанку на переказ коштів у національній валюті без відкриття рахунків.

Звертаємо увагу: раніше п. 2.8 Положення № 637 дозволяв здавати виручку до поштових відділень та небанківських фінансових установ за відсутності банків. Тепер така умова не висувається.

Відокремлені підрозділи здають готівкову виручку до кас юросіб, до банку або небанківської фінансової установи, яка отримала  ліцензію на переказ коштів у національній валюті без відкриття рахунків. Знову ж таки, Нацбанк уніс уточнення, фактично дозволивши здавати виручку до небанківських фінустанов. Раніше в Положенні № 637 про них не згадувалося.

Строк зберігання готівки на виплату зарплати

Віднині підприємства вправі зберігати в касі ОДЕРЖАНУ В БАНКУ готівку для виплат, що входять до фонду оплати праці, для виплати пенсій, стипендій, дивідендів (доходу) понад установлений ліміт протягом 5-ти робочих днів (замість 3-х), включаючи день одержання готівки в банку.

Готівка для проведення цих виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту й морських портів може зберігатися в касах таких установ/підприємств понад установлений ліміт каси протягом 10-ти робочих днів (замість 5-ти), включаючи день одержання готівки в банку.

А от готівку для виплат, що належать до фонду оплати праці, які здійснюються ЗА РАХУНОК ГОТІВКОВОЇ ВИРУЧКИ, понад установлений ліміт каси, можна зберігати протягом 3-х робочих днів із дня настання строків таких виплат. Ця норма лишилася незмінною.

Видача готівки під звіт або на відрядження

Згідно з Положенням № 637, готівку під звіт для закупівлі металобрухту видавали на загальний строк, установлений для видачі готівки на виробничі потреби — не більш ніж 2 робочих дні. Нині ж кошти за п. 19 Положення № 148 на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів можна видавати під звіт на строк, що не перевищує 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт. Решта строків використання підзвітних коштів лишилися тими самими: на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини — не більш ніж 10 робочих днів, на решту виробничих потреб — не більш як 2 робочі днів. Якщо готівка видана одночасно під звіт на виробничі потреби та на відрядження, строк її використання подовжується до завершення строку відрядження.

Як і раніше, видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею за раніше отримані під звіт суми.

Електронні касові документи

Нацбанк дає зелене світло для повноцінного електронного документообігу касових документів. Регулятор прямо визначає, що касові документи можуть бути оформлені не лише в  паперовому, але й в електронному вигляді. А підприємство за наявності сертифіката відкритого/посиленого ключа застосовує електронний цифровий підпис (далі — ЕЦП) під час надання послуг в електронній формі або при здійсненні інформаційного обміну з іншими суб’єктами електронної взаємодії (п. 23 Положення № 148).

Нагадаємо: улітку 2017 року НБУ прийняв постанову «Про затвердження Змін до Інструкції про ведення касових операцій банками в Україні» від 11.07.2017 р. № 62. Імплементація норм цієї постанови надала можливість банкам здійснювати касове обслуговування клієнтів із використанням ЕЦП. Відтепер з’явилося нормативне підґрунтя для електронного обігу касових документів усередині підприємства та між суб’єктами господарювання.

Але, звісно, це не скасовує обов’язку з проведення розрахункових операцій у порядку, передбаченому Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від  06.07.1995 р. № 265/95-ВР, тобто з видачею паперових касових чеків (розрахункових квитанцій).

Печатка на квитанції до ПКО — не обов’язкова

Про це йдеться в п. 25 Положення № 148. Цілком очікуване нововведення з огляду на прийняття Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними особами — підприємцями» від 23.03.2017 р. № 1982-VIII, який набрав чинності 19.07.2017. Докладніше про це — у новині «Із 19.07.2017 печатка — не обов’язковий реквізит первинного документа».

Здавання готівкової виручки в банк

Передбачено можливість здавати виручку не лише в банк чи інкасаторській службі, але й:

  • через банкомати або програмно-технічні комплекси самообслуговування (далі — ПТКС);
  • у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів.

У такому випадку документами, що свідчать про здавання виручки в банк, є квитанція (чек) банкомата або ПТКС і чек платіжного термінала відповідно.

Заповнення касових ордерів

У низці випадків ПКО або ВКО оформлюють на загальну суму проведених підприємством операцій: видача готівки за видатковими відомостями, електронними платіжними засобами, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком й оприбуткування її в касі. У такому разі у ВКО не заповнюються реквізити: «Одержав», «Дата», «Сума», а в ПКО — «Прийнято від» (п. 32 Положення № 148). Нагадаємо: у Положенні № 637 про реквізити «Дата» і «Сума» не йшлося.

Решта реквізитів у касових ордерах і видаткових відомостях, як і раніше — обов’язкові до заповнення.

Касиром може бути працівник іншого підприємства

Керівник підприємства може покласти виконання обов’язків касира на працівника іншого підприємства на підставі укладеної угоди на надання послуги з надання персоналу, у якій обов’язково зазначається вимога про повну матеріальну відповідальність (далі — МВ) такого працівника (п. 44 Положення № 148).

Термін

Послуга з надання персоналу — господарська або цивільно-правова угода, відповідно до якої особа, що надає послугу (резидент або нерезидент), направляє в розпорядження іншої особи (резидента чи нерезидента) одну або декілька фізичних осіб для виконання визначених цією угодою функцій. Угода про надання персоналу може передбачати укладання зазначеними фізичними особами трудової угоди чи трудового контракту з особою, у розпорядження якої вони направлені. Інші умови надання персоналу (у т.ч. винагорода особи, що надає послугу) визначаються угодою сторін.

(пп. 14.1.183 ПКУ)

По суті, ідеться про надання послуг аутстаффінгу. Нагадаємо: згідно з п. 1 ст. 39 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 р. № 5067-VI, діяльність суб’єктів господарювання, які наймають працівників для подальшого виконання ними роботи в Україні в іншого роботодавця на умовах трудових договорів, здійснюється на підставі дозволу, виданого центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції.

Порядок видачі такого дозволу затверджено постановою КМУ від 20.05.2013 р. № 359. Однак остання досі так і не набрала чинності, оскільки, як зазначено в її п. 2, вона набирає чинності «з дня набрання чинності законом про внесення змін до деяких законів України про видачу дозволу на наймання працівників для подальшого виконання ними роботи в Україні в іншого роботодавця». Такий Закон поки що не прийнято. Тож станом натепер укладати угоди аутстаффінгу (послуги з надання персоналу) можна без дозволу. Докладніше — у матеріалі «До прийняття спеціального закону займаємось аутстафінгом без дозволу!» газети № 234/2014.

Іще один дуже важливий нюанс. У п. 44 Положення № 148 згадується про повну МВ фізичної особи, на яку покладається виконання обов’язків касира. Загальновідомо, що поняттям «повна матеріальна відповідальність» оперує Кодекс законів про працю України (далі КЗпП). Однак останній регулює взаємовідносини між сторонами трудового договору — роботодавцем і працівником. Своєю чергою, у нашому випадку касир не є працівником підприємства й виконує обов’язки в рамках не трудових, а цивільно-правових відносин (див. наведене вище визначення з пп. 14.1.183 ПКУ).

Тож застосовувати умови та правила притягнення такої особи до повної МВ відповідно до трудового законодавства неможливо. Також не можна укласти з нею договір про повну матеріальну відповідальність, керуючись ст. 1351 КЗпП. Певна річ, допоки з таким касиром не буде укладено трудову угоду чи трудовий контракт, але в такому разі він буде працівником підприємства, і тоді все стає на свої місяця — укладаємо договір про повну МВ, як того вимагає п. 44 Положення № 148, далі діємо за КЗпП. Але ж це не наш випадок.

Позаштатний касир у разі завдання підприємству шкоди, відповідає в межах цивільного законодавства. За загальним правилом, шкода, завдана майну фізичної або юридичної особи, відшкодовується в повному обсязі особою, що її завдала. Водночас допускається звільнення від відшкодування шкоди, якщо особа доведе, що її завдано не з її вини (ст. 1166 Цивільного кодексу України) . Погодьтеся, зовсім не та сама повна МВ, про яку йдеться в гл. IX КЗпП.

Тому не слід покладатися на те, що питання повної МВ більш-менш врегульовано КЗпП , адже в нашому випадку питання притягнення до МВ знаходиться поза сферою його впливу. Натомість в угоді на надання послуги з надання персоналу варто якомога докладніше прописати всі умови притягнення й обсяг відповідальності особи, залученої до роботи з готівкою. У такому випадку саме договір (угода) буде головною юридичною опорою для притягнення чужого працівника до повної МВ за завдану шкоду.

 Докладніше на тему відшкодування завданих збитків — у статті «Пошкоджено майно фізичної особи: чи зобов’язане підприємство відшкодувати збитки» газети № 106/2013.

Порядок розрахунку ліміту каси лібералізовано

Пунктом 50 Положення № 148 установлено, що підприємства, установи та небанківські фінансові установи самостійно розроблюють і встановлюють наказом (розпорядженням) порядок розрахунку ліміту каси. Тобто тепер не обов’язково  керуватися розрахунком установлення ліміту залишку готівки в касі, затвердженим НБУ (як це було за часів дії Положення № 637), і нині немає вимоги визначати ліміт саме на підставі показників за 3 будь-які місяці поспіль з останніх 12-ти, що передують строку встановлення (перегляду) ліміту каси.

Утім, як і раніше, Нацбанк наполягає на тому, щоб ліміт каси встановлювався:

  • на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки в касу або середньоденної видачі готівки з каси (метод підприємство обирає самостійно та зазначає в наказі (розпорядженні) про встановлення ліміту каси)

та

  • з урахування строків здавання готівкової виручки (до речі, строки здавання, порівняно з установленими в Положенні № 637, не змінилися).

Тож, усе-таки певні межі залишилися. Ми схильні вважати, що тим самим регулятор воліє бачити ліміт у межах показника середньоденного надходження або видачі готівки. Це якщо виручка здається до банку щоденно. Якщо ж виручка здається, наприклад, раз у п’ять днів — суму середньоденного надходження або видачі готівки можна збільшити у п’ять разів.

Середньоденний показник обчислюють шляхом ділення суми надходження або видачі за розрахунковий період на кількість робочих днів протягом такого періоду. Розрахунковий період, як ви розумієте, підприємство тепер управі обрати самостійно.

Що цікаво, у Положення № 148 «не переїхала» норма, яка надавала право, якщо середньоденний показник, обчислений на підставі касових оборотів дорівнює нулю або не більше десяти НДМГ (170 грн), установлювати ліміт каси в розмірі, що перевищує обчислений середньоденний показник, але не більше тих самих 170 грн.

Проте варто зазначити, що норма про встановлення ліміту на підставі розрахунку середньоденного показника виписана не імперативно (не сказано, що ліміт не має перевищувати/бути в межах цього показника). Тому у випадку, коли середньоденний показник замалий, вважаємо за можливе встановити ліміт вищий за середньоденний показник. Зрештою, вимогу про наявність розмінної монети ніхто не скасовував.

У Розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі, затвердженому в додатку 8 до Положення № 637, у суми видачі готівки не включалися виплати, пов’язані з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів, а до сум надходження — суми, що одержані з банків. Звісно, у цьому була певна логіка, але в Положенні № 148 таких обмежень немає. Тому підприємство на власний розсуд вправі враховувати під час розрахунку ліміту каси будь-які готівкові надходження та виплати.

До відома

Для відокремлених підрозділів ліміт каси встановлюється та доводиться до їх відома внутрішнім документом підприємства, установи, небанківської фінансової установи.

Новостворені підприємства та підприємства, що розпочинають діяльність, яка передбачає здійснення готівкових розрахунків на перші 3 місяці, установлюють ліміт каси згідно з прогнозними розрахунками. При цьому має застосовуватися та сама методика розрахунку, яку прописано в наказі (розпорядженні) про встановлення ліміту каси. Зі збігом 3-місячного строку таким суб’єктам господарювання відведено 2 тижні для перегляду ліміту за фактичними показниками. Отже, у цьому випадку розрахунковий період не перевищуватиме 3-х місяців, як це було й раніше.

Нові бланки документів

Положенням № 148 затверджено нові форми давно знайомих нам документів:

  • відомості на виплату готівки;
  • прибуткового касового ордера (форма № КО-1);
  • видаткового касового ордера (форма № КО-2);
  • журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форми № КО-3 та КО-3а — ведеться одна з них на розсуд керівника підприємства);
  • касової книги (форма № КО-4);
  • книги обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки (форма № КО-5);
  • акта про результати інвентаризації наявних коштів;
  • акта про перевірку дотримання порядку ведення операцій із готівкою.

Форму Розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі, як ми вже зазначали, НБУ не затвердив.

Не загострюватимемо увагу на змінах, позаяк вони мають лише косметичний характер. Але не можемо обійти увагою надто важливий момент.

Постанова № 148 набрала чинності буквально наступного дня після її оприлюднення. Тож цілком природньо, що певний час на підприємствах продовжували та, ми переконані, досі продовжують використовувати старі бланки документів, зокрема, ПКО, ВКО, касової книги. Через те багатьох хвилює питання: чи не намагатимуться податківці «вліпити» п’ятикратний штраф за неоприбуткування готівки (згідно з п. 1 Указу № 436), якщо її оприбуткування було оформлено на старих бланках?

Сподіваймося, на швидкі роз’яснення стосовно цього з боку НБУ та/або ДФСУ. Гадаємо, регулятор не вимагатиме заводити нові книги та журнали й дозволить застосовувати попередні форми, принаймні, до закінчення аркушів у них. Так само, як не зважатиме на застосування старих бланків касових ордерів. Зрештою жоден реквізит у них не змінився і не йде в розріз із теперішніми вимогами Положення № 148.

Ба більше, Положенням № 148 затверджено ТИПОВІ ФОРМИ первинних документів з обліку готівки. Нагадаємо: підприємство самостійно розробляє систему та форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності й контролю господарських операцій (ч. 5 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV, даліЗакон про бухоблік). Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які повинні мати обов’язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік.

Як типові форми касових документів, затверджені Положенням № 637, так і нові — затверджені Положенням № 148, містять усі обов’язкові реквізити, тож цілком відповідають визначенню первинного документа й можуть слугувати підставою для відображення господарських операцій, у т.ч. з оприбуткування готівки. Тим паче що документування господарських операцій може здійснюватись як на бланках типових форм, так і з використанням виготовлених самостійно бланків первинних документів, за умови наведення в них обов’язкових реквізитів. На цьому свого часу наголошував і Держкомстат у листі від 27.11.2006 р. № 14/2-25/89.

Тож за наявності запису в касовій книзі (нехай навіть старого зразка) на повну суму надходжень готівка вважається оприбуткованою, і підстав для застосування п’ятикратного штрафу в такому випадку немає.

Геннадій ВАСИЛЬЄВ,

головний редактор
газети «Інтерактивна бухгалтерія»