Наказ про організацію бухгалтерського обліку: що врахувати

Навіщо ж потрібен цей документ, якщо є положення про облікову політику? Річ у тім, що в обліковій політиці прописують процедури, методи, оцінки бухобліку, що застосовуються в бюджетній установі. А решту неузгоджених моментів щодо запровадження додаткових аналітичних форм для обліку основних засобів, запасів, грошових документів, а також особливості використання деяких видів запасів можна визначити в наказі про організацію бухобліку

У Положенні про облікову політику прописують лише елементи обліку (процедури, методи, оцінки), що передбачають декілька можливих варіантів,  які застосовуються послідовно (постійно). Так, первинна редакція п. 1 р. ІІ НП(С)БОДС 101 «Подання фінансової звітності» справді містила норму щодо визначення облікової політики й організації бухгалтерського обліку в одному розпорядчому документі. Але згодом її підкоригували, і тепер це мають бути два різні розпорядчі акти (два різні документи).

Саме в наказі про організацію бухгалтерського обліку (а не в положенні про облікову політику) варто:

• визначати організацію проведення кожної процедури, пов’язаної з обліком, і визначати, у чиїй це компетенції;
• уточнювати організацію бухобліку, пов’язану з галузевими особливостями діяльності бюджетної установи;
• установлювати технологію оброблення облікових даних;
• визначати системи та форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку та правила документообігу;
• затверджувати форми для управлінського, оперативного й аналітичного обліку деяких видів активів та зобов’язань;
• установлювати додаткові регістри аналітичного обліку, звітності та контролю за господарськими операціями.

Адже моменти,  які слід прописати в обліковій політиці, чітко визначені НП(С)БОДС 125 «Зміни облікових оцінок та виправлення помилок» і Методичними рекомендаціями щодо облікової політики суб’єкта державного сектору, затвердженими наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11 (далі — Методрекомендації з облікової політики). Докладніше про це — «Облікова політика бюджетної установи: що потрібно врахувати» газети № 134/2017, там же зразок Положення про облікову політику. 

 Тож зупинімося на деяких важливих моментах щодо обліку активів і зобов’язань, які потрібно взяти до уваги під час складання проекту наказу про організацію бухгалтерського обліку в бюджетній установі.

Порядок оформлення касових операцій

Він урегульований Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637). Але деякі питання все ж слід прописати в наказі про організацію бухобліку.

По-перше, згідно з п. 5.2 Положення № 637, установи самостійно встановлюють ліміт каси на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі (за формою з додатка 8 до цього Положення). Тому Розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі можна оформити як додаток до наказу про організацію бухобліку (а можна й окремим наказом).

По-друге, жодним нормативно-правовим актом не передбачені форми для обліку руху й використання грошових документів. Тому для  грошових документів, які зберігають у касі установи, потрібно затвердити форми прибутково-видаткової накладної  й акта на списання грошових документів (за основу можна взяти бланки документів, затверджені наказом Мінстату України від 11.03.1996 р. №  67).

По-третє, можна прописати, за скільки робочих днів до початку відрядження видавати аванс.

По-четверте, визначити порядок компенсації витрат у зв’язку з поїздками в службових цілях, а також перелік працівників, яким компенсуються витрати на поїздки загальними видами транспорту, а також форми маршрутного листа й журналу реєстрації маршрутних листів.

Облік окремих видів запасів

Для прийняття, оформлення, оприбуткування, руху запасів та їхнього аналітичного обліку використовуються типові форми, затверджені наказом Держказначейства України від 18.12.2000 р. № 130. Але щодо оформлення деяких операцій усе ж виникають питання. Зокрема потрібно затвердити:

• форму акта приймання-передачі гуманітарної допомоги, дарунків, благодійної допомоги;
• форму акта-оцінки для визначення чистої вартості реалізації запасів, коли вона на дату балансу нижче балансової вартості;
• ліміти використання миючих засобів, інших матеріалів, інвентарю виходячи з місячної потреби;
• форми журналу й картки для оперативно-кількісного обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів, виданих у використання.

Особливу увагу потрібно приділити організації обліку й використання пального, зокрема:

• установити норми витрат пального;
• затвердити форми журналу обліку видачі талонів на пальне, подорожнього листа й зведення подорожніх листів;
•  порядок  видачі талонів та списання пального.

Облік необоротних активів

По-перше, варто уточнити порядок визначення справедливої вартості:  у яких випадках її визначають із залученням суб’єктів оціночної діяльності, а коли це робить комісія установи з посиланням на ціни активного ринку.

По-друге, передбачити в разі списання автомобілів, технічних засобів, електроприладів залучення компетентних організацій (інспекцій) для надання необхідних технічних висновків.

По-третє, передбачити обов’язковість перевірки наприкінці року наявності невизначеності щодо строку корисного використання нематеріальних активів.

По-четверте, визначити порядок розподілу витрат на доставку, якщо здійснили доставку декількох об’єктів основних засобів (далі — ОЗ).

По-п’яте,  прописати порядок розподілу сукупних витрат, віднесених на капінвестиції, у разі виділення окремих компонентів об’єкта ОЗ із метою нарахування амортизації (якщо строки їх корисного використання суттєво відрізняються від строків, установлених для основного об’єкта). Також потрібно визначити, як відображати окремі компоненти об’єкта основних засобів у інвентарних картках і розрахунку амортизації та в інших облікових регістрах.

Інші облікові й «необлікові» нюанси

Серед інших питань, які варто прописати в наказі про бухгалтерський облік, слід приділити увагу таким моментам:

• процедурі оформлення договорів із постачальниками товарів, робіт і послуг, можливості та погодженню попередньої оплати й інших умов договору, визначених ГКУ, ЦКУ, БКУ, іншими законодавчими актами;
• видачі довіреностей на отримання матцінностей;
• наділенню додатковими повноваженнями, створених керівником установи комісій;
• затвердженню порядку використання службових легкових автомобілів, лімітів пробігу автомобілів, нормативів витрачання пального;
• веденню постійного обліку температурного режиму з унесенням показників до  відповідного журналу — з метою визначення витрат пального;
• запровадженню аналітичних форм для обліку пробігу автомобілів (шин) і витрат на техобслуговування та ремонт і їхню періодичність — із метою оптимізації таких витрат;
• оформленню занесення особистого майна на робоче місце працівника та його винесення за межі установи.

Хто має складати які форми та в які строки ці форми подають до бухгалтерії, визначають у Графіку документообігу бюджетної установи. Як його скласти, а також зразок такого графіка — у матеріалі «Як скласти графік документообігу бюджетній установі» газети № 132/2017.

Фінансова звітність і примітки до неї

Не варто забувати, що до річної фінзвітності потрібно буде розкривати примітки. Яка саме інформація підлягає розкриттю, виписано в кожному НП(С)БОДС, а обсяг такої інформації занадто великий. Для накопичення такої інформації можна в певних випадках увести також аналітичні рахунки (див. Положення про облікову політику).

Для акумулювання ж деяких відомостей краще запровадити додаткові аналітичні форми, журнали саме наказом про організацію бухобліку. А тепер про те, яку інформацію, зокрема, доведеться розкривати в примітках до річної фінансової звітності, а тому її потрібно накопичувати впродовж звітного року.

НП(С)БОДС 121 «Основні засоби» приписує розкривати, зокрема:

• первісну (переоцінену) вартість і суму накопиченого зносу на початок та кінець звітного року;
• суму надходження основних засобів за звітний період;
• діапазон строків корисного використання (мінімальні та максимальні);
• суму збільшення чи зменшення первісної (переоціненої) вартості за звітний рік у результаті переоцінок і зменшення/відновлення корисності;
• первісну (переоцінену) вартість і суму зносу ОЗ, які вибули за звітний рік;
• суму нарахованої амортизації за звітний рік;
• інші зміни первісної (переоціненої) вартості й суми зносу основних засобів за звітний рік;
• суму капітальних інвестицій в основні засоби за звітний рік;
• суму основних засобів, отриманих безоплатно;
• первісну (переоцінену) вартість і суму зносу ОЗ, щодо яких існують передбачені законодавством обмеження володіння, користування та розпорядження;
• вартість об’єкта ОЗ, що тимчасово не використовується;
• вартість повністю амортизованого об’єкта ОЗ, який іще використовується (залишкова вартість ОЗ — нульова чи дорівнює ліквідаційній);
• вартість об’єкта ОЗ, який вибув з активного використання й утримується для продажу, передання без оплати.

НП(С)БОДС 122 «Нематеріальні активи» приписує розкривати, зокрема:

• первісну (переоцінену) вартість нематеріальних активів і суму накопиченої амортизації на початок і кінець звітного року;
• суму надходження нематеріальних активів за звітний період;
• діапазон строків корисного використання (мінімальні та максимальні);
• суму збільшення чи зменшення первісної (переоціненої) вартості за звітний рік у результаті переоцінок і зменшення/відновлення корисності;
• первісну (переоцінену) вартість і суму накопиченої амортизації нематеріальних активів, які вибули за звітний рік;
• суму нарахованої амортизації у звітному році;
• інші зміни первісної (переоціненої) вартості й суму накопиченої амортизації нематеріальних активів за звітний рік;
• вартість нематеріальних активів із невизначеним строком корисного використання (експлуатації);
• суму нематеріальних активів, отриманих безоплатно;
• первісну (переоцінену) вартість і накопичену амортизацію нематеріальних активів, щодо яких існує обмеження права власності;
• загальну суму витрат на дослідження та розробки, що включена до складу витрат звітного періоду;
• склад нематеріальних активів, інформація про які є суттєвою, їх залишкову вартість і строк корисного використання, що лишився.

НП(С)БОДС 123 «Запаси» приписує розкривати, зокрема:

• балансову (облікову) вартість запасів у розрізі окремих класифікаційних груп;
• балансову (облікову) вартість запасів, які відображені за чистою вартістю реалізації;
• балансову вартість запасів, відображених за відновлювальною вартістю;
• балансову (облікову) вартість запасів, переданих у переробку, на комісію, у заставу;
• суму збільшення чистої вартості реалізації, за якою проведена оцінка запасів відповідно до п. 5 р. III НП(С)БОДС 123 «Запаси».

НП(С)БОДС 124 «Доходи» приписує розкривати, зокрема:

• суми доходу від обмінних операцій, визнаних протягом періоду за основними видами, із зазначенням окремо доходу від: бюджетних асигнувань; надання послуг; продажу; операцій із капіталом; продажу нерухомого майна; відсотків; роялті; дивідендів;
• розшифровку інших доходів;
• суми витрат, визнаних у зв’язку з недоотриманням раніше визнаних доходів;
• суму доходу від необмінних операцій, визнаних протягом періоду за основними видами, із зазначенням окремо: податкових надходжень; неподаткових надходжень; трансфертів; грантів і дарунків; надходжень до державних цільових фондів; списаних зобов’язань, що не підлягають погашенню;
• характер і вид основних видів заповіданого майна, дарунків, пожертв, із зазначенням окремо основних видів отриманих активів, робіт, послуг у натуральній формі.

НП(С)БОДС 126 «Оренди» приписує розкривати орендарю у фінзвітності таку інформацію щодо операційної оренди:

• загальну суму майбутніх мінімальних орендних платежів за невідмовною орендою на дату балансу для кожного з таких строків оренди: до одного року; від одного до п’яти років; більш ніж п’ять років;
• загальну суму майбутніх мінімальних орендних платежів на дату балансу, які передбачається одержати за договорами невідмовної суборенди;
• орендні платежі та платежі із суборенди за звітний період із виділенням сум мінімальних орендних платежів і не передбаченої орендної плати за договорами невідмовної оренди та суборенди;
• непередбачену орендну плату, включену у звітному періоді до складу фінансових витрат (доходів);
• стислі дані про чинні договори оренди.

Орендодавець у фінансовій звітності наводить таку інформацію щодо операційної оренди:

• первісну (переоцінену) вартість і знос об’єктів операційної оренди на дату балансу за їх класифікаційними групами;
• суму майбутніх мінімальних орендних платежів за договорами невідмовної операційної оренди на дату балансу загальною сумою та окремо для кожного з таких строків оренди: до одного року; від одного до п’яти років; більш ніж п’ять років;
• непередбачену орендну плату, включену у звітному періоді до складу фінансового доходу (витрат);
• стислі дані про чинні договори оренди.

НП(С)БОДС 129 «Інвестиційна нерухомість» приписує розкривати:

• суму доходу від оренди інвестиційної нерухомості;
•  суму прямих витрат (з виділенням окремо сум на ремонт і обслуговування), що визнані у зв’язку з утриманням інвестиційної нерухомості, яка забезпечує (і не забезпечує) надходження грошових коштів від оренди протягом звітного періоду.
• обмеження щодо володіння, користування та розпорядження інвестиційною нерухомістю;
•  суму укладених договорів на майбутнє: на придбання, будівництво й підготовку інвестиційної нерухомості; на її ремонт, обслуговування та поліпшення;
• вартість придбаної інвестиційної нерухомості;
• суму капітальних інвестицій в інвестиційну нерухомість за звітний рік;
• балансову вартість інвестиційної нерухомості, що вибула;
•  дохід від вибуття інвестиційної нерухомості;
• вартість інвестиційної нерухомості, переведеної з (чи до) запасів, й операційної нерухомості;
• інші зміни балансової вартості інвестиційної нерухомості.

НП(С)БОДС 135 «Витрати» приписує розкривати інформацію:

• про склад і суму витрат, відображених у статтях «Інші витрати за обмінними операціями» та «Інші витрати за необмінними операціями» Звіту про фінансові результати;
• про склад і суму витрат, які не включені до статей витрат Звіту про фінансові результати, а відображені безпосередньо в складі власного капіталу.

Отже, для накопичення всієї наведеної вище інформації варто запровадити окремі аналітичні форми (відомості), які допоможуть заповнити примітки  до фінансової звітності. Тому наведемо примірний зразок наказу про облікову політику для бюджетної установи.

Також Мінфін радить саме наказом про організацію бухобліку затвердити кореспонденцію субрахунків, але її ми наведемо в наступній консультації.

А наразі до вашої уваги — примірний зразок наказу про організацію бухгалтерського обліку в бюджетній установі. Але бюджетна установа може затвердити деякі порядки та форми й окремими наказами. Це можуть бути, скажімо, розрахунок ліміту каси, компенсація витрат на проїзд і форми маршрутного листа й журналу реєстрації маршрутних листів, а також порядок використання автомобілів, установлення норм витрачання пального. А от як це краще зробити — одним розпорядчим документом чи різними — не принципово, і кожна установа вирішує це на власний розсуд.