У матеріалі «Первинний документ: роль в обліку та вимоги до оформлення» ми з’ясували, що первинний документ є підставою для здійснення записів про господарські операції в бухгалтерському обліку. У податковому обліку теж заборонено формувати показники податкової звітності без належним чином оформленого первинного документа. Тому первинні документи повинні бути належним чином оформлені. Про реквізити первинних документів мовитиметься в нашій статті…

Якою мовою складати первинні документи

Усі первинні документи, облікові регістри, бухгалтерська й інша звітність повинні складатись українською мовою. Поряд з українською мовою може застосовуватись інша мова в порядку, визначеному Законом України «Про засади державної мовної політики» від 03.07.2012 р. № 5029-VI (п. 1.3 Положення № 88 ).

 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88.

Мінфін у листі від 05.04.2013 р. № 31-08410-07-27/10841 наголосив: усі первинні документи, облікові регістри й бухгалтерська звітність повинні складатись українською мовою. ДФС щодо цього в листі від 25.12.2015 р. № 27700/6/99-95-42-03-15 доповнила: документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку та складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на зазначену мову.

Форма первинного документа

Первинні документи можуть бути складені в паперовій або в електронній формі (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік ).

 Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV.

Паперові первинні документи. Записи в паперових первинних документах здійснюються від руки тільки чорнилом, пастою ручок темного кольору, а також за допомогою електронних засобів оброблення інформації (роздруковані на принтері) й іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень (п. 2.10 Положення № 88).

До відома

Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів не менш як 1095 днів із дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності.

(п. 44.3 ПКУ)

Електронні первинні документи. Закон про бухоблік та Положення № 88 дозволяють складати первинні документи в електронній формі. Але — за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи й електронний документообіг (абз. 8 ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Одна з вимог — накладення електронного підпису автора чи підпису, прирівняного до власноручного підпису. За наявності такого підпису оригіналом вважатимуть будь-який створений примірник електронної первинки.

Розширена аналітика на тему:

Електронні первинні документи: як це виглядає

Газета «Інтерактивна бухгалтерія» № 128/2017

Обов’язкові реквізити первинних документів

До обов’язкових реквізитів первинних документів ст. 9 Закону про бухоблік відносить перелічені нижче реквізити (див. таблицю).

Таблиця

Обов’язкові реквізити первинних документів

 

Назва реквізиту

Пояснення щодо заповнення реквізиту

«Назва документа (форми)»

Найчастіше назву документа розміщують по центру або з вирівнюванням по лівому краю. Прописують повну назву документа великими літерами чи маленькими, але із заголовної літери. Окрім того, за п. 2.4 Положення № 88 залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити. Одним із таких додаткових реквізитів є номер документа (він слугуватиме додатковим реквізитом, лише якщо він не передбачений встановленою формою)

Розширена аналітика на тему:

Назва документа (форми) як один із головних реквізитів первинного документа

Газета «Інтерактивна бухгалтерія» № 29/2015

«Дата складання»

Із 26.05.2017 р. у Положенні № 88, як і в Законі про бухоблік, немає норми, згідно з якою первинку слід складати в момент проведення госпоперації або, якщо це неможливо, безпосередньо по її завершенню. На практиці проблеми, пов’язані із цим правилом, найчастіше зачіпали акти про виконання робіт/надання послуг, які складалися після завершення процесу їх надання.

Нерідко між моментом закінчення процесу й датою оформлення акта минають тижні, а іноді й місяці. Наразі ж вимога щодо складання в момент здійснення госпоперації відсутня. Водночас дата складання первинного документа — один із обов’язкових реквізитів первинних документів, і вона обов’язково повинна бути вказана для того, щоб цей документ вважався підтвердним для цілей бухгалтерського та податкового обліку

Розширена аналітика на тему:

Первинна документація: як зміни в Законі про бухоблік реалізовано в Положенні № 88

Газета «Інтерактивна бухгалтерія» № 122/2017

«Назва підприємства, від імені якого складено документ»

За загальними правилами, найменування юрособи повинно містити:

  • інформацію про її організаційно-правову форму;
  • назву.

Таке правило закріплене в пп. 1.1 Вимог до написання найменування юридичної особи, її відокремленого підрозділу, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, крім організації профспілки, затверджених наказом Мін’юсту України від 05.03.2012 р. № 368/5.

Серед обов’язкових реквізитів первинних документів указано саме «Назва підприємства, від імені якого складено документ». Однак, зважаючи на юридичну практику, тут мовиться саме про найменування підприємства. Тож потрібно вказувати обидві складові найменування: організаційно-правову форму та назву підприємства. А не лише назву

Розширена аналітика на тему:

Назва підприємства, від імені якого складено документ як один з обов’язкових реквізитів первинного документа

Газета «Інтерактивна бухгалтерія» № 31/2017

«Зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції»

Зміст госпоперації повинен пояснювати саму її суть, тобто відповідати на запитання: яку дію було здійснено чи яка подія відбулася?

Обсяг господарської операції — комплексне поняття, визначається у вигляді показників, які відображають суть госпоперації (найменування товару, послуги), одиницю виміру, ціну за одиницю, загальну вартість, тобто дають уявлення про кількість і вартість товарів, робіт або послуг.

Указуючи в первинних документах одиниці виміру, рекомендуємо користуватися Класифікатором системи позначень одиниць вимірювання та обліку ДК 011-96, затвердженим наказом Держстандарту України від 09.01.1997 р. № 8

Розширена аналітика на тему:

Зміст, обсяг господарської операції й одиниці виміру як обов’язкові реквізити первинного документа

Газета «Інтерактивна бухгалтерія» № 29/2015

«Посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення»

Цей реквізит невіддільно пов’язаний із заповненням  такого реквізиту, як «Особистий підпис або інші дані, що надають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».

Перелік осіб, які мають право надавати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів й іншого майна, затверджує керівник підприємства. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій із видачею особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено (п. 2.13 Положення № 88)

Розширена аналітика на тему:

Посади осіб, відповідальних за здійснення госпоперації, як обов’язковий реквізит первинного документа

Газета «Інтерактивна бухгалтерія» № 94/2015

«Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції»

Первинний документ має бути підписаний особисто особою, котра брала участь у здійсненні господарської операції. Підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи й електронний документообіг

Розширена аналітика на тему:

Особистий підпис особи, яка брала участь у здійсненні госпоперації, як один з обов’язкових реквізитів первинного документа

Газета «Інтерактивна бухгалтерія» № 33/2015

Печатка як реквізит первинного документа

Печатки більше немає серед обов’язкових реквізитів первинних документів. Але в п. 2.5 Положення № 88 прописано, що «…Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою». Попри те що згадане вище Положення допускає наявність печатки на первинному документі (однак аж ніяк не вимагає наявності такої), після 19.07.2017 р. норма ч.ч. 1 та 3 ст. 581 ГКУ абсолютно чітко вказує: навіть за наявності печатки суб’єкт господарювання не зобов’язаний її застосовувати.

Хоча, беручи до уваги практику, варто завважити, що іноді відсутність печатки на первинному документі в деяких контрагентів може викликати сумніви, тому будьте готові, що контрагент може просто відмовитися приймати документ без наявності на ньому печатки.

Розширена аналітика на тему:

Печатка як реквізит первинного документа: обов’язкова чи ні

Газета «Інтерактивна бухгалтерія» № 86/2017

Редакція газети

«Інтерактивна бухгалтерія»