(коментар до ухвали Харківського апеляційного адміністративного суду від 11.05.2017 р. у справі № 818/1740/16)

Суть справи. Працівник підприємства, повернувшись із відрядження, надав авансовий звіт і додав до нього фіскальний чек та рахунок, які підтверджують вартість проживання в готелі. Під час виїзної планової перевірки деякі підтвердні документи в контролерів викликали сумніви, а саме: фіскальний чек, у якому відсутні вказівки про використання платіжної картки, хоча працівник розрахувався з послугами готелю в безготівковій формі.

На думку контролерів, визнання витрат за чеком неможливе, оскільки такий чек не відповідає вимогам до його заповнення та не є підтвердженням сплати коштів. Окрім цього, певні питання викликали наявні копії квитанцій, аргументуючи це тим, що нормативними актами, якими врегульовано порядок обігу готівки й оформлення звітів про використання коштів, не передбачено можливості підтвердження таких витрат копіями платіжних документів. У результаті винесено податкові повідомлення-рішення, якими донараховано суму ПДФО та застосовано штрафи.

Позиція суду. Незважаючи на те що чек не містить вказівки про використання карти, він має в собі інші необхідні реквізити, які дають змогу ідентифікувати особу, якою проведено оплату, та в якому розмірі, а також одержувача, дату операції. До того ж разом зі звітом надано рахунок готелю, котрий надає можливість визначити характер правовідносин.

Звідси, на думку суду, наявність окремого недоліку в чеку не призводить до його недійсності, тому він цілком може підтвердити витрати у відрядженні. Водночас у частині визнання витрат за копіями квитанцій суд підтримав позицію податківців — чинне законодавство передбачає визнання витрат за оригіналами документів, а не за їх копіями.

Коментар редакції. Розпочнімо з позитивної для підприємства частини коментованої ухвали. Як відомо, працівник, котрий отримав кошти на відрядження або під звіт, має в установлений строк по закінченню відрядження, для якого отримано кошти, подати авансовий звіт. Витрати мають бути підтверджені належним чином складеними розрахунковими документами. Якщо підтверджуючих документів немає або звіт не подано, то понесені витрати потрапляють до оподаткованого доходу.

Нагадаємо

Розрахунковий документ — документ установлених форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), який підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених Законом про РРО , і зареєстрований у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну (пп. 1.2 Положення № 637 ).

 Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР.

 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні затверджено постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

За змістом коментованої ухвали працівник додав до авансового звіту чек, що підтверджує проживання в готелі. Розрахунок було проведено через РРО, але в чеку не виявилось одного з обов’язкових реквізитів, а саме «позначення форми оплати (готівкою, електронним платіжним засобом, у кредит, тощо) та суму коштів за цією формою оплати» (п. 2 р. II Положення № 13 )

  Положення про форму та зміст розрахункових документів, затверджене наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. № 13.

На замітку

Не друкувати рядок 7, у якому позначають форму оплати, дозволено, якщо оплату здійснено лише готівкою (п. 4 р. II Положення № 13).

У разі застосування під час розрахунків електронного платіжного засобу (платіжної картки) платіжного термінала, з’єднаного чи поєднаного з РРО, касовий чек повинен додатково містити й інші обов’язкові реквізити, серед яких, зокрема, реквізити електронного платіжного засобу (платіжної картки) (допустимі правилами безпеки платіжної системи), перед якими надруковано великі літери «ЕПЗ» (п. 6 р. II Положення № 13).

Схожі вимоги передбачено й у п. 7 р. VII Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затвердженого постановою Правління НБУ від 05.11.2014 р. № 705, де вказують обов’язкові реквізити документів за операціями з використанням електронних платіжних засобів. Також про аналогічні обов’язкові реквізити йдеться в п. 1.19 р. IV Інструкції про ведення касових операцій банками в Україні, затвердженої постановою Правління НБУ від 01.06.2011 р. № 174.

Тож, як бачимо, вимога про зазначення в розрахункових документах даних, які ідентифікують безготівковий розрахунок із використанням платіжної картки, указана як обов’язкова в низці нормативних документів. ДФС у листі від 02.06.2016 р. № 12039/6/99-99-22-07-03-15 наголошувала: у касовому чеку обов’язково повинно бути зазначено, що оплату переказу коштів здійснено з використанням електронного платіжного засобу  (платіжної картки).

А оскільки при цьому взаєморозміщення написів і даних на полі розрахункового документа є рекомендованим, то взаємне розташування рядків із відповідними реквізитами касового чека визначено виробником касової техніки. Тож виробники касової техніки зобов’язані доопрацювати РРО користувачів, що перебувають в експлуатації, з метою виконання ними вимог чинних нормативно-правових актів.

У підсумку — зауваження податківців до фіскального чека без усіх його обов’язкових реквізитів цілком виправдані.

Утім суд став на бік платника податків, мотивуючи це тим, що чек містить усі необхідні реквізити, які дають змогу встановити:

  • особу касира;
  • розмір оплати;
  • отримувача коштів;
  • дату операції.

Таким чином, суд дійшов висновку, що окремий недолік фіскального чека не призводить до його недійсності.

Додатковим переконливим аргументом для суду виявився доданий до авансового звіту рахунок готелю, який, за словами суду, надає змогу встановити характер правовідносин.

Варто нагадати: саме готельний рахунок згадано в пп. 170.9.1 ПКУ як підтвердний документ, що засвідчує понесені витрати у відрядженні. Однак сам по собі рахунок не є розрахунковим документом. Тому й до нього додано фіскальний чек про оплату рахунка на проживання в готелі.

Найімовірніше, у цій справі контролери шукатимуть своєї правди в касаційній інстанції, посилаючись на п. 3 р. 1 Положення № 13, за яким, якщо в документі відсутній хоча б один обов’язковий реквізит, то його не можна приймати як розрахунковий.

Судова практика свідчить, що у схожих справах суди можуть ставати на бік платника податків до тих пір, поки вона не потрапить уже на розгляд Верховного Суду. Наприклад, ВСУ підтримав ДПІ, яка прирівняла відсутність певних реквізитів у розрахункових документах до їх нероздрукування, та, як наслідок, застосування штрафу до підприємства визнано правомірним (див. постанову від 19.09.2011 р. № 21-107а11). Тотожних висновків судді дійшли й у постанові від 04.07.2011 р. № 21-111А11. Тому платники податків мають із підвищеною увагою ставитися до фіскальних чеків, котрі не мають усіх обов’язкових реквізитів.

Пам’ятайте

Документи, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати подають в оригіналі (п. 17 Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої Мінфіном від 13.03.1998 р. № 59). І хоча вказана Інструкція обов’язкова для бюджетної сфери, проте податківці часто згадують її норми й у роз’ясненнях для госпрозрахункових підприємств.

Це ж певним чином стосується й коштів, витрачених під звіт. Так, працівник додав до звіту рахунок на оплату державного номерного знака та свідоцтва про реєстрацію, а також копії двох квитанцій. Не влаштувало податківців те, що витрати підтверджувалися копіями. Суд щодо цього погодився з контролерами. А все тому, що норми Закону про РРО, Положення № 637 та Порядком № 841  не передбачають можливості підтвердження таких витрат копіями платіжних документів.

 Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.

Пам’ятайте, що особливу увагу під час перевірки звітів про використання коштів для вирішення господарських питань приділяють наявності оригіналів підтвердних документів (п. 7.39 Положення № 637). Водночас під час перевірки правильності оформлення видачі готівки під звіт як на відрядження, так і на інші потреби встановлюють достовірність підтвердних документів (п. 7.41 Положення № 637). А тому, якщо оригінали документів заміняють копії, контролери можуть застосувати штраф на підставі ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 р. № 436/95.

Віталій СОТНІКОВ,

юрист
газети «Інтерактивна бухгалтерія»