(коментар до листа Мінфіну від 17.02.2017 р. № 31-08030-16-10/4511)

Суть питання

Як визначати оплату за проживання в готелі, якщо відряджений працівник заселився в готель до початку розрахункової години доби чи після її закінчення?

Чи можна відшкодувати витрати на оплату комісії банку, сплаченої під час оплати послуг із проживання в готелі?

Позиція Мінфіну

Фізособі, яка перебуває в трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, витрати на відрядження відшкодовують у межах фактичних витрат, зокрема, на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень тощо (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).

Правила користування готелями й аналогічними засобами розміщення та надання готельних послуг, затверджені наказом Державної туристичної адміністрації України від 16.03.2004 р. № 19 (даліПравила № 19), визначають єдину розрахункову годину для стягнення плати за надання готельних послуг — 12-та година поточної доби за місцевим часом.

У разі проживання в готелі менш ніж одну добу чи раннього заїзду (до розрахункової години) або пізнього виїзду (після розрахункової години) готель самостійно визначає розмір плати за надання готельних послуг (абз. 3 п. 3.8 Правил № 19).

Тому під час визначення витрат на проживання для держслужбовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами й організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, такі витрати відшкодовують у розмірі, зазначеному в підтвердних документах. Але витрати на проживання в готелі за добу не повинні перевищувати граничних сум витрат на найм житлового приміщення, наведених у додатку 1 до постанови КМУ від 02.02.2011 р. № 98 (даліПостанова № 98).

Зазначеною Постановою та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (даліІнструкція № 59), визначено вичерпний перелік витрат, пов’язаних із проживанням у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях за час перебування у відрядженні, що відшкодовуються відрядженому працівнику. Тож законодавство не передбачає можливості відшкодувати витрати у відрядженні на послуги банків, понесені у зв’язку з оплатою проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях.

Коментар редакції

Спершу з’ясуймо, що зазначають у готельному рахунку, тобто що саме за ним оплачується. Ціну номера (місця), вартість додаткових послуг, у т.ч. бронювання, готель установлює самостійно, а форму оплати визначають договором між споживачем/замовником і готелем. Але готель може застосовувати добову чи погодинну оплату готельних послуг (п. 3.5 Правил № 19).

Як визначається розрахункова доба?

Пункт 1.3 Правил № 19 містить визначення таких термінів, як:

  • розрахункова година — година, яка встановлена в готелі та при настанні якої споживач повинен звільнити номер у день виїзду й після якої здійснюється заселення в готель;
  • ранній заїзд — заїзд споживача до готелю до розрахункової години;
  • пізній виїзд — виїзд споживача з готелю після розрахункової години в день виїзду.

Однак готелі з урахуванням місцевих особливостей вправі змінити єдину розрахункову годину. Тож розрахунковою годиною може бути 8-ма, 12-та чи 14-та година поточної доби. Але в готельних розрахунках одиницю виміру записують по-різному: кількість діб проживання (інколи навіть 1,5 чи 2,5 доби); додатково вказують «ранній заїзд» чи «пізній виїзд»; або можуть зазначити, скажімо, кількість годин проживання.

Форма готельного рахунка (форма № 4-г) затверджена наказом Держбуду України від 13.10.2000 р. № 230. Вона використовується для оформлення розрахунків із громадянами за основні та додаткові послуги, отримані в готелі. Її рекомендують застосовувати готелям незалежно від підпорядкованості й форми власності (див. лист Держбуду від 06.03.2002 р. № 5/3-197).

Графа «Послуга» форма № 4-г повинна містити перелік основних і додаткових послуг готелю, наданих проживаючому за певний період, та податків на ці послуги. Сума до сплати розраховується щодобово згідно з переліком фактично отриманих послуг разом із сумами ПДВ та готельного збору, та вказується загальна сума до сплати (п. 2.4 Інструкції про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг у ДП «Укркомунобслуговування», затвердженої наказом Держбуду від 13.10.2000 р. № 230).

Але до готельного рахунка (форма № 4-г) уносять і дані про прибуття клієнта до готелю та вибуття з нього, за якими й можна визначити кількість діб проживання в готелі. Проте Постанова № 98, яка обмежує витрати у відрядженні працівників бюджетних установ, не передбачає пропорційного розрахунку суми витрат на найм житла залежно від того, скільки годин на добу працівник проживав у готелі.

Нагадаємо

Граничні суми витрат на найм житлового приміщення за добу встановлені з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (окрім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором й інших витрат (окрім витрат на побутові послуги, які відшкодовуються в розмірі, установленому п. 7 Постанови № 98, і витрат на оплату ПДВ).

(примітка 1 додатка 1 до Постанови № 98)

До 18.04.2017 р. гранична сума витрат на проживання в межах України становила 250 грн за добу (без ПДВ), а з 19.04.2017 р. стала 600 грн.

З огляду на сказане вище, найменування послуги в рахунку «ранній заїзд» чи «пізній виїзд» є по суті проживанням у готелі. Тож, визначаючи, чи не перевищує вартість проживання в готелі за добу граничну вартість (установлену додатком 1 до Постанови № 98), слід орієнтуватися на:

  • вартість послуги з проживання за добу, якщо вона зазначена в готельному рахунку;
  • загальну вартість послуг із проживання, включаючи користування телефоном, телевізором, інші послуги (крім побутових витрат і сум ПДВ) і кількість діб проживання.

До інших послуг, які включають у вартість проживання, можна також віднести користування кондиціонером (див. лист Мінфіну від 03.02.2012 р. № 31-07230-2-6/534). Без сумніву, до складу послуги з проживання в готелі потрапить і «ранній заїзд», і «пізній виїзд».

Приклад 1

У готельному рахунку вказано вартість послуг із проживання без ПДВ ─ 500 грн й окремим рядком «ранній заїзд» ─ 150 грн, сума ПДВ ─ 130 грн, усього загальна сума ─ 780 грн. У рахунку зазначений час прибуття в готель ─ 25 квітня о 9:00 і час вибуття ─ 26 квітня о 14:00 (розрахункова година ─ 14:00).

Тоді це можна розглядати як дві доби проживання із загальною вартістю проживання — 780 грн, у т.ч. ПДВ — 130 грн, А це означає, що витрати на проживання за добу не перевищують граничної суми витрат на проживання (600 грн).

Приклад 2

У готельному рахунку вказано вартість послуг із проживання без ПДВ — 700 грн за добу та окремим рядком «пізній виїзд» — 90 грн, сума ПДВ — 158 грн, усього загальна сума — 948 грн. Час прибуття в готель — 25 квітня о 12:00, а час вибуття — 26 квітня о 15:00 (розрахункова година — 12:00).

У цьому випадку існує ймовірність, що контролери розглядатимуть оплату такого готельного рахунка як перевищення вартості проживання на добу 700 грн без ПДВ і наполягатимуть на зменшенні цієї суми до 600 грн за добу.

Тож якщо в готельному рахунку сума проживання за добу без ПДВ становитиме 700 грн, то є такі можливі варіанти:

  • відшкодувати суму фактичних витрат на проживання згідно з підтвердними документами — за дозволом керівника;
  • якщо керівник дозволу не надав — компенсувати витрати на проживання в межах граничних сум, визначених Постановою № 98 (не більш ніж 600 грн за добу);
  • у разі, коли керівник встановив граничну суму витрат на проживання в розмірі меншому за 600 грн (видавши відповідний наказ або розпорядження), то відшкодовують витрати в межах суми, установленої керівником.

Але суму оплати за «пізній виїзд» у такому випадку відшкодовують у повній сумі.

Приклад 3

У готельному рахунку вказано вартість послуг із проживання без ПДВ — 600 грн за кожну добу, ПДВ – 120 грн,  усього — 2160 грн, у т.ч. сума ПДВ — 360 грн. Час прибуття в готель — 25 квітня о 14:00, а час вибуття — 27 квітня о 10:00 (розрахункова година — 12:00). За ранній заїзд і пізній виїзд  готель рахунок-оплату не виставляє, а рахує їх  як повну добу проживання.

У цьому випадку маємо ситуацію, коли фактично працівник проживав у готелі менше двох діб, але, зважаючи на розрахункову годину доби, готельний рахунок виставлений за 3 доби проживання.

Ураховуючи обмеження граничних сум витрат на проживання, установлених Постановою № 98, працівнику бюджетної установи можуть відшкодувати витрати за дві доби проживання в сумі, не більшій за 1440 грн, у т. ч. ПДВ 240 грн.  Звісно, за дозволом керівника може бути відшкодована й більша сума, але, найімовірніше, щодо цього в контролерів виникнуть запитання.

Зауважимо: для відшкодування витрат, понесених у відрядженні на найм житлових приміщень, до авансового звіту потрібно додати, крім готельного рахунка, ще й розрахунковий документ, який підтверджує оплату послуг. Оригінал квитанції (рахунка) на оплату вартості проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні повинен містити конкретну інформацію стосовно відрядженого працівника, а саме: прізвище особи, за проживання якої здійснено оплату; строк проживання особи в готелі; вартість найнятих номерів готелю; види та вартість включених до квитанції (рахунка) витрат.

Без указаних реквізитів квитанція (рахунок) не може бути прийнята до звіту про використання коштів, виданих на відрядження (див. лист Мінфіну від 08.01.2014 р. № 31-07250-06-29/19).

Однак трапляється, що готель не приймає готівку та пропонує оплатити послуги з проживання через установу банку. Тоді й постає питання про можливість відшкодування суми комісії банку, сплаченої під час оплати послуг із проживання в готелі. Мінфін у цьому питанні категоричний: законодавство не передбачає відшкодування понесених у відрядженні витрат на оплату послуг банку.

Світлана ЛІСТРОВА,

бухгалтер-експерт