(коментар до листів ГУ ДФС у м. Києва від 17.03.2017 р. № 5586/10/26-15-13-01-12 (далі — Лист № 5586), ДФС від 28.03.2017 р. № 6366/6/99-99-13-02-03-15, далі — Лист № 6366)

Суть питання

Чи вважати додатковим благом для найманого працівника витрати на таксі, які були понесені ним під час відрядження в межах території України, якщо за рішенням керівника підприємства ці витрати були відшкодовані працівнику?

Чи оподатковувати суму відшкодованих роботодавцем витрат за користування послугами таксі, понесених працівником під час відрядження за кордон?

Позиція ДФС

Витрати на користування таксі в межах України

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, не є доходом працівника сума відшкодованих витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд, включаючи перевезення багажу, бронювання транспортних квитків, як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, у тому числі на орендованому транспорті.

Зазначені витрати не є об’єктом обкладення ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т.ч. електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту.

Основним документом, який регулює відрядження працівників органів держвлади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59 (даліІнструкція № 59). Але ДФС укотре наголошує, що інші підприємства й організації можуть її використовувати як допоміжний (довідковий) документ.

Витрати на проїзд (у т.ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження та назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків страхових платежів на транспорті. Відрядженому працівникові також відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений працівник, або до місцеперебування у відрядженні (п. 6 р. ІІ Інструкції № 59).

Зважаючи на зазначені вище норми, ГУ ДФС у м. Києві в Листі № 5586 робить висновок, що витрати на таксі, понесені найманим працівником під час відрядження в межах території України, не підлягають обов’язковому відшкодуванню. Але якщо за рішенням керівника вони були відшкодовані працівнику, то сума таких витрат є додатковим благом, яке оподатковується відповідно до пп. 164.2.17 ПКУ в складі загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.

Витрати користування таксі під час відрядження за кордон

Згідно з п. 9 р. III Інструкції № 59, витрати за користування таксі або оренду автотранспорту під час відрядження за кордоном можуть бути відшкодовані платнику податку лише з дозволу керівника підприємства (відповідно до підтвердних документів). ГУ ДФС у м. Києві в Листі № 5586, посилаючись на цю норму (хоча Інструкція № 59 не поширюється на госпрозрахункові підприємства), робить такий висновок: витрати на таксі, понесені найманим працівником під час відрядження за кордоном, за рішенням керівника юрособи можуть бути відшкодовані працівнику, але сума таких витрат вважатиметься додатковим благом.

Однак ГФС у Листі № 6366 дійшла зовсім іншого висновку. Вона вважає, що витрати, понесені працівником під час відрядження за кордон (користування послугами таксі), не оподатковуються за дотримання вимог, установлених п. 170.9 ПКУ, а саме за наявності:

  • підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді, зокрема, розрахункових документів про їх придбання;
  • документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Зауважимо: ДФС аргументує власну позицію саме чинними нормами ПКУ, а не положеннями Інструкції № 59, яка не поширюється на госпрозрахункові підприємства.

Коментар редакції

Ми недарма навели відразу 2 коментовані листи. Адже вони яскраво демонструють поширену ситуацію, коли територіальні органи ГФС установлюють власні правила та тлумачать по-різному одні й ті самі норми податкового законодавства. При цьому територіальні органи ігнорують навіть позицію ДФС із такого ж приводу. Власне це питання давно виникло й потребує нормативного врегулювання.

У цьому випадку ми цілком згодні з позицією ДФС і вважаємо, що тут не має значення, це відрядження в межах України чи за кордон.

Так, за ч. 2 ст. 121 КЗпП, підприємство повинно відшкодувати витрати працівника до місця відрядження та назад у порядку й розмірах, установлених законодавством. Для госпрозрахункових підприємств жодних законодавчих обмежень щодо відшкодування витрат на користування таксі у відрядженні не встановлено. Які саме витрати відшкодовуються, у яких розмірах і на підставі яких документів, підприємство може визначити у власному положенні про відрядження. Тож у такому положенні можна як прописати норму про відшкодування витрат на користування послугами таксі, так і заборонити користуватися таксі під час відрядження чи встановити певні додаткові умови (скажімо, відсутність інших видів транспорту чи терміновість відрядження).

Умови звільнення від оподаткування витрат, понесених у відрядженні, виписані в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, де немає заборони користуватися таксі.

Однак для відшкодування послуг із використання таксі (без оподаткування) потрібно мати розрахунковий документ і підтвердження зв’язку відрядження з госпдіяльністю підприємства.

У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформлюють згідно із законодавством відповідної держави, тому потрібен розрахунковий документ із країни, де працівник перебував у відрядженні.

Для відряджень по Україні знадобиться розрахунковий документ, визначений абз. 17 ст. 2 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР (далі — Закон № 265). Тобто це документ установленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, надрукований у випадках, передбачених цим Законом, і зареєстрований у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну.

Забезпечити видачу касових чеків під час поїздок на таксі мав би електронний таксометр. Це, по суті, реєстратор розрахункових операцій (далі — РРО), який додатково забезпечує попереднє програмування тарифів за проїзд й облік вартості наданих послуг із перевезень пасажирів (абз. 10 ст. 2 Закону № 265).

Міндоходів у листі від 23.12.2013 р. № 18006/6/99-99-22-01-03-15 також наголошувало, що суб’єкт господарювання, який надає послуги з перевезення на таксі, має застосовувати будь-які РРО, унесені до Державного реєстру для зазначеної сфери застосування. Однак, за інформацією територіальних органів, нині в Державному реєстрі такі електронні таксометри (з РРО, унесеними до Держреєстру) відсутні.

Тому на практиці використовувати електронні таксометри немає можливості, як і отримати розрахунковий документ установленої форми, який підтверджує вартість послуг із користування таксі.

Тож із використанням таксі під час відрядження потрібно бути обережними. Якщо керівник надає дозвіл на використання таксі у відрядженні, то це краще прямо прописати в наказі про відрядження. Але за відсутності розрахункового документа відшкодовані витрати на таксі будуть додатковим благом для працівника.

Таким чином, якщо працівник не надасть розрахункового документа для відшкодування понесених витрат на таксі (а надати його нереально!), то суму відшкодованих витрат оподатковують як додаткове благо (за рахунок доходу працівника). Якщо ж роботодавець сплатить утримані з додаткового блага суми ПДФО, за рахунок власних коштів, то суми сплачених податків теж будуть додатковим благом для працівника з відповідним оподаткуванням.

Ольга СМОЛІНА,

бухгалтер-експерт