Директор разом із начальником відділу перебував у відрядженні. Він оплачував витрати у відрядженні з корпоративної картки, зокрема, оплатив двомісний номер одразу за двох за 3 доби у сумі 3150 грн. Тим часом начальнику відділу видали на витрати у відрядженні аванс із каси підприємства.
Як оплату проживання показувати в авансових звітах відряджених?
ВІДПОВІДЬ: Суму оплати за проживання в готелі під час відрядження має показати в авансовому звіті та особа, яка здійснила оплату із застосуванням корпоративної платіжної картки.
Після повернення з відрядження директор має подати авансовий звіт у строки, визначені п. 170.9 ПКУ. Оскільки директор під час відрядження використовував корпоративну платіжну картку, він повинен скласти Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 05.12.2012 р. № 1276 до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.
Якщо директор не отримував готівки з картки, а розраховувався нею лише в безготівковій формі, авансовий звіт можна подати протягом 10 банківських днів (за наявності поважних причин строк звітування може бути подовжено роботодавцем до 20 банківських днів).
Зверніть увагу: обов’язкова умова для відшкодування витрат на відрядження — наявність оригіналів документів, що підтверджують такі витрати (див. лист Міндоходів від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169).
Тому якщо в готельному рахунку та розрахунковому документі вказано вартість двомісного номера (3150 грн), директор саме таку суму має включити до свого авансового звіту.