У господарській діяльності будь-якого підприємства відбуваються придбання та/або реалізація товарів (робіт, послуг), розрахунки з бюджетом і фондом загальнообов’язкового соціального страхування. Як результат — виникає кредиторська та/або дебіторська заборгованість.
Зокрема, перевірка сум дебіторської та кредиторської заборгованості входить до основних завдань річної інвентаризації на підприємстві (п. 10 р. І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну України від 02.09.2014 р. № 879 (далі — Положення № 879)). Тож розгляньмо, як має відбуватися така інвентаризація
Коли та в які строки проводять інвентаризацію
Інвентаризацію дебіторської та кредиторської заборгованості проводять:
- обов’язково перед складанням річної фінансової звітності в період (п. 10 р. І Положення № 879):
- 3 місяців до дати балансу для дебіторської та кредиторської заборгованостей;
- 2 місяців до дати балансу для коштів цільового фінансування, розрахунків із бюджетом і з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування;
- за рішенням керівника перед списанням заборгованості, яку визнано безнадійною (можливо, у випадку, коли за строком заборгованості слідкує спеціальний працівник підприємства, посадовими обов’язками якого передбачено таке завдання), — Положення № 879 не передбачає проведення інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості винятково перед складанням фінзвітності. Строки проведення інвентаризації в такому разі визначає керівник підприємства (п. 4 р. І Положення № 879).
Метою проведення інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості є, зокрема, її перевірка щодо строку позовної давності (пп. 7.3 р. ІІІ Положення № 879). А це, як відомо, підстава для визнання такої заборгованості безнадійною та її списання.
Зазначимо: списувати безнадійну кредиторську та/або дебіторську заборгованість без проведення її інвентаризації не можна. Як передбачає п. 1 ст. 10 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік), «для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів і зобов’язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка».
Тож, аби списати заборгованість, підприємство має спочатку довести її безнадійність шляхом проведення інвентаризації. Під час останньої дебітори повинні підтвердити реальність заборгованості чи заявити свої заперечення (п. 7.2 р. ІІІ Положення № 879).
Про це також непрямо натякає пп. 7.5 р. ІІІ Положення № 879, який передбачає:
«В акті інвентаризації вказуються найменування проінвентаризованих субрахунків і суми виявленої неузгодженої дебіторської і кредиторської заборгованостей, безнадійних боргів та кредиторської і дебіторської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув» (Виділено авт. — А.П.).
До того ж на кредиторську заборгованість, строк позовної давності якої минув і яку планують списати, потрібно складати окремий акт інвентаризації — абз. 4 п. 7.5 р. ІІІ Положення № 879.
Отже, оскільки Положення № 879 не примушує проводити інвентаризацію за розрахунками з контрагентами винятково перед складанням річної фінзвітності, то у випадку, коли про сплив строку позовної давності буде відомо в трьох перших кварталах року, чекати на річну інвентаризацію не потрібно.
Наприклад, якщо про безнадійність заборгованості стало відомо в першому кварталі року, то, аби списати таку заборгованість, інвентаризацію можна провести й за наказом директора підприємства у цьому самому звітному кварталі.
Завдання інвентаризації