Відряджений працівник отримав інвалюту в банкоматі в один день, а списання з рахунка відбулося в інший: особливості обліку

Ситуація, коли після закордонних відряджень у працівників лишається інвалюта — не рідкість. І тоді виникає низка питань. Чи можна не здавати в банк таку інвалюту? Скільки днів є для її повернення до банку? Як діяти, якщо працівник їде у відрядження після того, як сплив строк здачі валюти в банк: здати валюту, а потім знову зняти, чи не здавати взагалі? Отож, з’ясовуймо разом

Перед відрядженням працівникові потрібно видати аванс, який має забезпечити витрати на проїзд, найм житла та добові витрати.

«Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством».

(ч. 2 ст. 121 КЗпП)

Схожу норму містить п. 5 р. І Інструкції про відрядження, яка поширюється тільки на підприємства, установи й організації, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

Госпрозрахункові підприємства можуть її використовувати як довідковий (допоміжний) документ. Зазвичай госпрозрахункові підприємства на підставі норм Інструкції про відрядження затверджують власні положення про відрядження. Адже офіційні органи орієнтуються на цю Інструкцію під час вирішення спірних питань, які виникли в будь-яких підприємств.

Так от, за нормами п. 5 р. І Інструкції про відрядження підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс перераховують на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснювати з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснювати з використанням корпоративних платіжних карток.

Чіткого строку видачі авансу законодавством не встановлено, на чому раніше наголошували й офіційні органи (див. листи Мінфіну від 18.10.2006 р. № 31-18030-07-25/21780, НБУ від 08.07.2004 р. № 11-113/2295-6866 (втратив чинність)). Головне правило полягає в тому, що працівник повинен бути забезпечений авансом до початку відрядження в будь-який час після видання наказу про відрядження.

Як отримати валюту для забезпечення витрат у відрядженні?

За поточними рахунками в іноземній валюті суб’єктів господарювання — резидентів (юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців) здійснюють операції, що не суперечать вимогам законодавства України, включаючи операції з виплати/повернення коштів на відрядження за кордон (пп. 16 п. 109 р. X Положення № 5).

Банк здійснює купівлю іноземної валюти клієнтам-резидентам (юридичним особам та фізичним особам — підприємцям) з метою її переказу для окремих поточних неторговельних операцій за умови документального підтвердження витрат, які здійснює клієнт на відрядження за межі України (пп. 1 п. 56 р. V Положення № 5).

У якій валюті повертати залишок авансу, виданого для забезпечення витрат у відрядженні? Чи можна не здавати в банк таку інвалюту? Скільки днів є на її повернення до банку?

Працівник підприємства має повернути залишок невикористаного авансу в касу підприємства чи на його розрахунковий рахунок до або під час подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, форма якого затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.

Невикористаний залишок увезеної в Україну готівкової іноземної валюти підлягає оприбуткуванню до каси резидента — суб’єкта господарської діяльності протягом 3 днів і зарахуванню на поточний рахунок в іноземній валюті резидента — суб’єкта господарської діяльності протягом 5 банківських днів із часу його оприбуткування до каси (п. 16 Положення № 5). На це звертають увагу й податківці в роз’ясненні з категорії 109.19 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.tax.gov.ua)).

Отже, у будь-якому разі повернений залишок невикористаного інвалютного авансу потрібно здати в банк для зарахування на поточний рахунок підприємства в іноземній валюті, з якого її було отримано. А потім знову отримати необхідну суму валюти для видачі інвалютного авансу на наступне закордонне відрядження.

Про особливості видачі авансу на закордонне відрядження й використання валюти див. у матеріалі «Тонкощі використання інвалюти у відрядженні».

Що буде, якщо підприємство не здало інвалютний залишок невикористаного авансу з попереднього відрядження, а видало іншому працівникові на витрати у закордонному відрядженні?

За порушення порядку здійснення валютних операцій у  ст. 162¹ КпАП передбачено відповідальність у вигляді накладення штрафу на посадових осіб юридичних осіб (крім уповноважених установ*), громадян — суб’єктів підприємницької діяльності в розмірі від 1000 до 3000 НМДГ (від 17000 до 51000 грн).

* За нормами пп. 14 ч. 1 ст. 1 Закону України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 р. № 2473-VIII до вповноважених установ належать банки, небанківські фінансові установи й оператори поштового зв’язку, які отримали ліцензію НБУ згідно із цим Законом.

Причому протоколи про правопорушення мають право складати органи державної податкової служби (ст. 255 КпАП), а розглядають справи за цією статтею судді районних, районних у місті, міських чи міськрайонних судів (ст. 221 КпАП).

Отже, зважаючи на можливість притягнення до такої серйозної відповідальності, радимо  вказані правила не порушувати. Адже це може коштувати надто дорого.

______________________________________________________________

ПРАВОВИЙ ГЛОСАРІЙ

КЗпП — Кодекс законів про працю України.

КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення.

Інструкція про відрядження — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59.

Положення № 5 — Положення про заходи захисту та визначення порядку здійснення окремих операцій в іноземній валюті, затверджене постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 5.