Відрядження між філією та головним підприємством

У підприємств, які мають філії в інших регіонах або в інших населених пунктах, доволі часто виникають питання щодо документального оформлення таких відряджень. Розгляньмо найпоширеніші з них

Чи можна назвати відрядженням поїздку з філії, яка знаходиться в м. Івано-Франківську, до м. Києва (місцезнаходження головного підприємства)?

Службове відрядження — поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи й організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства). Таке визначення «відрядження» містить п. 1 р. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі — Інструкція про відрядження).

У випадках, коли філії, дільниці й інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи слід вважати той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом) (п. 2 р. І Інструкції про відрядження).

Оскільки Інструкція не поширюється на госпрозрахункові підприємства, їм це визначення варто прописати у власному Положенні про відрядження, затвердженому керівником підприємства. Проте необхідно ще додати, поїздки на яку відстань (40, 50, 80 чи 100 км) вважаються відрядженням, якщо це одноденна поїздка. Податківці радять використовувати Інструкцію про відрядження як довідковий (допоміжний) документ під час затвердження госпрозрахунковими підприємствами власних положень про відрядження (див. лист ДПАУ від 07.09.2011 р. № 10077/5/15-1216).

Отже, в описаному випадку неабияк важливо правильно визначити місце постійної роботи працівника. Якщо постійне місце роботи працівника знаходиться за місцезнаходженням філії, то поїздку на головне підприємство у службових справах слід вважати відрядженням.

Як і в яких документах визначають місце роботи працівника?

Робоче місце працівника визначає роботодавець — до початку роботи за укладеним трудовим договором (ч. 3 ст. 29 КЗпП). Хто це може зробити, якщо працівник працевлаштувався у філію, розташовану в іншому населеному пункті, ніж головне підприємство?

Тут усе залежить від повноважень керівника філії, якими його наділено. Якщо керівник філії наділений повноваженнями приймати працівників на роботу, то він може вирішувати питання щодо оформлення трудових відносин та підписувати документи від імені підприємства стосовно прийняття на роботу.

У разі працевлаштування у філію в іншому населеному пункті, ніж місцезнаходження головного підприємства, така філія і є місцем роботи працівника. У трудовому договорі, укладеному з працівником філії, та наказі про прийняття його на роботу має бути зазначене місце постійної роботи саме у філії, що розташована в певному населеному пункті.

Отже, якщо постійне місце роботи визначене у філії (одному населеному пункті), то, відповідно, працівника філії можна направляти у відрядження в інший населений пункт, де знаходиться головне підприємство.

Як правильно оформити відрядження з філії до головного підприємства?

Мінфін вважає: якщо працівник відокремленого структурного підрозділу (філії), для якого з трудовим договором (контрактом) це місце постійної роботи, їде до іншого підприємства (або до іншого структурного підрозділу свого підприємства), розташоване в іншому населеному пункті, з метою виконання службового доручення, така поїздка може бути оформлена як службове відрядження (див. лист Мінфіну від 22.03.2013 р. № 31-07230-16-27/9358). Такої самої позиції дотримується Держпраці.

Хто видає наказ про направлення у відрядження з місця постійної роботи працівника?

Звісно, той, хто вповноважений видавати накази про направлення у відрядження. Тобто це може бути керівник головного підприємства чи директор філіалу (якщо йому надані такі повноваження).

Однак треба належним чином оформити направлення працівника філії в таке відрядження, а саме:

• видати наказ про направлення у відрядження, зазначивши місце і пункт відрядження, а також обґрунтувавши причину направлення у відрядження;
• виплатити аванс на відрядження, до якого входять суми добових за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення й назад та витрати з наймання жилого приміщення в порядку та розмірах, установлених положенням про відрядження (чи розпорядчим актом керівника).

Отже, якщо керівник філії має повноваження направляти працівників у відрядження та здійснювати розрахунки з працівниками, то саме він має оформити наказ про направлення у відрядження та забезпечити працівника авансом на відрядження.

Як оформити відрядження з філії до головного підприємства, якщо керівник філії не має відповідних повноважень?

У разі направлення працівників філії до головного офісу підприємства чи для виконання службового доручення на цьому самому підприємстві, але в іншому населеному пункті, відрядження оформлюють на загальних підставах за розпорядженням керівника головного підприємства (якщо керівник філії не має таких повноважень).

У наказі про відрядження працівників із філії до головного підприємства чи до іншої філії зазначають не лише населений пункт, до якого відряджають працівника, а й населений пункт, з якого його направляють у відрядження. Таке роз’яснення можна знайти на офіційному сайті Управління Держпраці в Кіровоградській області (див. http://kr.dsp.gov.ua/index.php/2579-zapvidpv070717).

Отже, якщо керівник філії не має повноважень направляти працівників у відрядження, то саме керівник підприємства має оформити наказ про направлення у відрядження та забезпечити працівника авансом на відрядження.

Як відшкодовують працівникові філії витрати, понесені у відрядженні?

Витрати на відрядження, понесені працівниками, які направлені у службове відрядження, згідно з пп. 170.1.9 ПКУ відшкодовують за наявності:

• наказу керівника підприємства (чи філії), у якому зазначено, звідки й куди направили працівника у відрядження, а також строк відрядження;
• підтвердних (розрахункових) документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків, рахунків із готелів тощо;
• підтвердження зв’язку відрядження з господарською діяльністю підприємства.

Куди й кому надавати авансовий звіт і хто відшкодовуватиме витрати, понесені у відрядженні: філія чи головне підприємство?

У випадку, коли філія виділена на окремий баланс і вповноважена здійснювати самостійно розрахунки з працівниками, вона виплачує аванс і проводить остаточні розрахунки за наданим працівником авансовим звітом.

А якщо філія не здійснює розрахунки з працівниками, а робить це головне підприємство, відповідно, розрахунки проводить головне підприємство. Тоді треба узгодити, як саме відбуватиметься обмін документами між філією і головним підприємством. Тобто — як передавати авансовий звіт і підтвердні документи до головного підприємства, щоб вкластися у строки, установлені пп. 170.9.2 і пп. 170.9.3 ПКУ.

Отже, умови та порядок направлення у відрядження працівників, місце постійної роботи яких знаходиться в інших населених пунктах, забезпечення авансом і відшкодування понесених витрат треба прописати у власному положенні про відрядження підприємства та правилах діловодства й графіку документообігу.

Тож, працівника філії (з постійним місцем роботи не за місцезнаходженням головного офісу) можна направляти у відрядження. Проте слід забезпечити дотримання вимог нормативно-правових актів щодо оформлення направлення у відрядженні, видачі авансу та своєчасного звітування за витратами, понесеними у відрядженні.