Контроль банками оплати ЄСВ під час виплати зарплати

Вимога контролю банками суми ЄСВ під час виплати зарплати встановлена на законодавчому рівні, однак підзаконний нормативний акт застарілий та потребує оновлення. Тому в роботодавців постійно виникають питання щодо цього. Розгляньмо найпоширеніші з них

Вимогу щодо контролю банками сум ЄСВ під час виплати зарплати висуває ч. 2 ст. 24 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI (далі ― Закон про ЄСВ).

На реалізацію цієї норми наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. № 453 і був затверджений Порядок прийняття банками на виконання розрахункових документів на виплату заробітної плати (далі ― Порядок № 453), який і нині лишається чинним. Хоча сам Порядок і Довідка-розрахунок (наведена в додатку 1 до нього) не узгоджуються з положеннями Закону про ЄСВ.

Тому ще на початку 2016 року ДФС повідомила Нацбанк, що у зв’язку з тим, що більшість роботодавців нараховують ЄСВ у розмірі 22%, банки повинні контролювати сплату ЄСВ у сумі, що має становити не менш ніж 1/5 суми коштів для виплати зарплати, зазначеної в грошових чеках, платіжних дорученнях й інших розрахункових документах (див. листи ДФС від 15.01.2016 р. № 1259/7/99-99-17-03-01-17 і № 526/5/99-99-17-03-01-16). Але на практиці виникають питання, пов’язані з отриманням необхідної довідки в органах Державної податкової служби (далі — ДПС), і строком її дії. Розгляньмо найпоширеніші з них.

На який строк орган ДПС видає Довідку-розрахунок за формою з додатка 1 до Порядку № 453?

У разі якщо під час виплати зарплати ЄСВ перераховують у розмірі, меншому за 1/5 суми, зазначеної в розрахункових документах, то до банку необхідно подати оригінал Довідки-розрахунку (додаток 1 до Порядку № 453), погодженої з територіальним органом ДПС (п. 2 Порядку № 453).

Тож, оригінал такої довідки потрібно подавати щоразу, коли під час виплати зарплати ЄСВ сплачують у меншій сумі, ніж 1/5 суми до виплати, зазначеної в розрахункових документах (виняток передбачено лише для платників ЄСВ, указаних у п 5 Порядку № 453). На цьому наголошує Головне управління ДФС у Київській області в листі від 25.02.2016 р. № 442/10/10-36-17-03.

Чи потрібно вносити виправлення до Довідки-розрахунку у зв’язку з тим, що в її рядку 2 вказано «1/3 різниці рядків 1, 1.1 та 1.2 (1/3 х (р. 1 - р. 1.1 - р. 1.2)) замість 1/5?

Насправді форма Довідки-розрахунку не відповідає чинному законодавству. Тому під час заповнення Довідки в рядку 2 зазначають 1/5 від суми різниці між сумою зарплати, указаною в платіжному дорученні (грошовому чеку), і сумою зарплати, що перевищує максимальну базу нарахування ЄСВ та зарплати працівників — осіб з інвалідністю. А отже, «1/3» потрібно виправити на «1/5».

Яким чином орган ДПС має погоджувати Довідку-розрахунок та в які строки?

Орган ДПС повинен невідкладно погодити Довідку-розрахунок (у трьох примірниках), надану платником єдиного внеску (абз. 2 п. 3 Порядку № 453).

Під час погодження зазначеної Довідки орган ДПС має зробити примітку «Погоджено відповідно до встановленого з 01.01.2016 Законом України від 08 липня 2010 року № 2464 «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» розміру єдиного внеску». Про це раніше ДФС повідомляла в листі від 15.01.2016 р. № 1259/7/99-99-17-03-01-17.

Щодо строків погодження Довідки-розрахунку, то ДФС відсилала до ст. 20 Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 р. № 393/96-ВР, якою встановлено строк не пізніше 15 днів від дня отримання звернення (див. роз’яснення з підкатегорії 301.10 ЗІР).

На підприємстві дуже високі зарплати, і база нарахування ЄСВ для більшості працівників перевищує максимальну величину нарахування ЄСВ. На який строк у цьому випадку видають Довідку за формою з додатка 2 до Порядку № 453?

У разі якщо сума ЄСВ, який сплачують під час виплати зарплати, менша, ніж 1/5 суми коштів на виплату зарплати, зазначеної в розрахунковому документі, що пов’язано із застосуванням максимальної величини бази нарахування ЄСВ, то за рішенням керівника органу ДФС платникові ЄСВ можуть видати Довідку про видачу коштів для виплати заробітної плати без перевірки сум сплати єдиного внеску за формою з додатка 2 до Порядку № 453.

Обов’язкова умова щодо її надання для пред’явлення банку ― платник ЄСВ протягом попереднього року не повинен допустити порушень законодавства про нарахування та сплату єдиного внеску. Строк дії згаданої Довідки, наданої платнику ЄСВ, не має перевищувати рік.

За наявності такої Довідки-розрахунку банк виплачує зарплату без перевірки сум ЄСВ, який сплачують. Однак якщо органом ДПС буде виявлено порушення законодавства про нарахування та сплату ЄСВ, то він відкликає раніше видану Довідку, направивши відповідне повідомлення (за формою з додатка 3 до Порядку № 453) платникові ЄСВ й обслуговуючому банку (п. 5 Порядку № 453).

Після цього платнику ЄСВ доведеться щоразу під час виплати зарплати звертатися до органу ДПС для отримання погодженої Довідки-розрахунку за формою з додатка 1 до Порядку № 453.

Чи можна погодити Довідку-розрахунок в органі ДПС раз на рік, якщо на підприємстві працюють особи з інвалідністю, на зарплату яких нараховують ЄСВ у розмірі 8,41%, унаслідок чого ЄСВ перераховують у розмірі, меншому за 1/5 від суми до виплати?

На жаль, Порядком № 453 така можливість не передбачена. У цьому випадку щоразу під час виплати зарплати доведеться звертатися до територіального органу ДФС за Довідкою-розрахунком, яку він має погодити (п. 2 Порядку № 453).

Тож, оригінал такої Довідки потрібно подавати в банк щоразу, коли під час виплати зарплати ЄСВ сплачують у меншій сумі, ніж 1/5 від суми до виплати, зазначеної в розрахункових документах.

Як бути, якщо під час виплати авансу ЄСВ був сплачений у більшій сумі, унаслідок чого при виплаті зарплати за другу половину місяця ЄСВ сплачують у розмірі, меншому за 1/5 суми, зазначеної в грошовому чеку?

У такому випадку можна скористатися нормою з п. 4 Порядку № 453, у якій прописано: банк має видати суму, зазначену в грошовому чеку, якщо разом із розрахунковими документами на виплату зарплати за відповідний період надане документальне підтвердження раніше сплаченого ЄСВ.

Таким підтвердженням є розрахункові документи (документи на переказ готівки) про перерахування ЄСВ (у т.ч. із поточного рахунка, відкритого в іншому банку), у яких у реквізиті «Призначення платежу» зазначено період, за який нарахована зарплата, а банк платника заповнив реквізит «Дата виконання».

Бухгалтер у вересні 2019 року виправив помилку, здійснивши сторнування суми зайво нарахованого ЄСВ за минулі періоди, унаслідок чого сума ЄСВ, що перераховують під час виплати зарплати за вересень, значно менша, ніж 1/5 від суми до виплати. Чи потрібно у такому випадку погоджувати Довідку-розрахунок в органі ДПС?

У цьому випадку діють загальні правила, визначені п. 2 Порядку № 453. Тобто платник ЄСВ має оформити Довідку-розрахунок, зазначивши в її рядку 4 переплату ЄСВ, і подати на погодження до органу ДПС.

Єдине що — до подання звітності з ЄСВ за вересень 2019 року в обліку органів ДПС переплата ЄСВ не буде зафіксована. Тому в такому разі, щоб отримати Довідку, потрібно подати звітність із ЄСВ до того, як платник ЄСВ звернеться за Довідкою-розрахунком.

Адже наразі мовимо про переплату за минулі періоди, яку відображено у звіті з ЄСВ за поточний період. Зважаючи на те що зарплату виплачують не пізніше 7 числа наступного місяця (тобто до 7 жовтня 2019 року), дані звітності з ЄСВ можуть бути ще не внесені до бази даних податкового органу.

Як варіант: під час виплати зарплати за вересень можна сплатити суму ЄСВ у розмірі, не меншому за 1/5 від суми зарплати до виплати. А за погодженням Довідки-розрахунку (щоб сплатити ЄСВ у меншому розмірі, ураховуючи переплату) ― звернутися до податкового органу на початку листопада, тобто перед виплатою жовтневої зарплати.

Згідно з поясненнями податківців: у рядку 4 «Переплата єдиного внеску» Довідки-розрахунку слід зазначати суму переплати без урахування авансових платежів (див. роз’яснення з підкатегорії 301.04.01 системи ЗІР).

Чи мають право банки перевіряти дані, наведені в Довідці-розрахунку?

Щодо цього ДФС надала пояснення в ІПК від 12.10.2018 р. № 4413/6/99-99-13-02-01-15/ІПК. Озвучимо тези відповідей.

1. Якщо довідка-розрахунок містить інформацію щодо попереднього періоду, який не дорівнює календарному року, банк не має права приймати таку довідку, оскільки це порушує приписи п. 5 Порядку № 453.

2. Обов’язок із визначення на відповідність вимогам Порядку № 453 платників ЄСВ, які звернулися за такою довідкою, і контролю за дотриманням законодавства про нарахування та сплату ЄСВ, яким уже видана довідка-розрахунок відповідно до п. 5 Порядку № 453, покладено на органи доходів і зборів.

3. Заповнення поля, де зазначають номер рахунка в усіх додатках до Порядку № 453, є обов’язковим. Водночас нормами Порядку № 453 не заборонено вказувати декілька рахунків.