Наш головний бухгалтер має намір піти у чергову щорічну відпустку на 24 к.дн. На підприємстві працює ще один бухгалтер, на якого керівник хоче на період відсутності головбуха тимчасово покласти виконання його обов’язків, зокрема, підписувати податкову звітність, банківські документи тощо. Поясність, будь ласка, як правильно це оформити, чи треба повідомляти податкову?
ВІДПОВІДЬ: Для того аби виконання обов’язків тимчасово відсутнього головбуха доручити іншому працівникові, слід видати відповідний наказ (розпорядження) керівника підприємства, зробити тимчасову картку зі зразком підпису відповідного працівника для банку, а також повідомити контролерів. Далі — розлогіше.
Як доручити виконання обов’язків відсутнього працівника
На випадок тимчасової відсутності працівника (під час хвороби, відпустки, відрядження тощо) існує дві можливі форми організації праці:
1) тимчасове заступництво (заміщення);
2) виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.
Працівника, який заміщує тимчасово відсутнього працівника, звільняють від виконання обов’язків за основним місце роботи. Зокрема йому доплачують різницю між його фактичним окладом й окладом працівника, якого він заміщує (п. 1 роз’яснення Державного комітету Ради Міністрів СРСР з питань праці і заробітної плати та Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.1965 р. № 30/39).
Працівника, що виконує обов’язки відсутнього працівника, не звільняють від його основної роботи. Такому працівникові здійснюють доплату, розмір якої визначають у наказі по підприємству про доручення працівникові виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника (з урахуванням положень колективного договору) (див. ст. 105 КЗпП, п. 1 Інструкції № 53-ВЛ , лист Мінпраці від 02.12.2005 р. № 9942/0/14-05/018-17).
Інструкція щодо застосування постанови Ради Міністрів СРСР від 4 грудня 1981 р. № 1145 «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 14.05.1982 р. № 53-ВЛ, розроблена Держкомітетом СРСР з праці та соціальних питань, Мінфіном СРСР, Секретаріатом ВЦРПС (далі — Інструкція № 53-ВЛ).
Щоправда, у листі від 21.07.2011 р. № 590/13/84-11 Мінсоцполітики наголошує:
«Виконання службових обов’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це пов’язане з розпорядчими функціями, працівником, який працює на тому ж підприємстві, в установі, організації, — є тимчасовим замісництвом».
Тож, виконання рядовим бухгалтером обов’язків головного як керівника відділу (тобто з відповідальнішої посади) слід оформлювати саме як тимчасове замісництво (заступництво). Проте постає питання: хто виконуватиме обов’язки рядового бухгалтера, адже під час заступництва він звільняється від їх виконання?
Приймати на роботу додаткову штатну одиницю за строковим трудовим договором теж не вихід. Ми, вважаємо, що за таких обставин можливими є обидві форми організації праці. Зрештою, чинне законодавство жодних обмежень стосовно цього не встановлює. Немає в ньому й норм, які б зобов’язували виконання обов’язків відсутнього працівника за більш відповідальною посадою оформлювати лише як тимчасове заступництво.
Отже, якщо є бажання, ви маєте право обрати таку форму організації праці, як виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.
Документальне оформлення
Виконання обов’язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера покладають на іншого працівника на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства. Виданню такого наказу може передувати подання (клопотання, доповідна чи службова записка) головного бухгалтера із зазначенням бажаної кандидатури на таку посаду.
Обираючи з-поміж працівників особу, яка виконуватиме обов’язки головбуха, слід узяти до уваги рівень знань і професійної підготовки такої особи. Крім того, напередодні відпустки головбуха радимо оформити акт приймання-передачі справ від головбуха до бухгалтера, який виконуватиме його функції, й обов’язково ознайомити останнього з посадовими обов’язками головбуха.
Загалом виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника допускається лише за згодою працівника. Винятком є ситуація, коли безпосередньо посадовою інструкцією передбачене виконання обов’язків іншого працівника на період його відсутності. У такому разі ці обов’язки належать до трудової функції працівника й виконуються без видання окремого наказу та без доплати (відповідне роз’яснення розміщене на офіційному веб-сайті Управління Держпраці в Кіровоградській області (далі — Роз’яснення Управління Держпраці в Кіровоградській області)).
Працівник надає свою згоду на виконання обов’язків головбуха шляхом проставлення помітки про згоду в проекті наказу керівника чи, скажімо, шляхом написання заяви (див. зразок 1). Потім керівник підприємства видає відповідний наказ (див. зразок 2).
Зразок 1
Директору ТОВ «Ідилія» Оніщуку С. І. Олексієнко Тамари Дмитрівни, бухгалтера
Заява Не заперечую проти доручення мені виконання обов’язків відсутнього головного бухгалтера, Купчик Тетяни Костянтинівни, на період її перебування у щорічній відпустці. 08.08.2019 р. Олексієнко |
Зразок 2
ТОВ «Ідилія» НАКАЗ 09.08.2019 р. м. Київ № 10/2017-к Про виконання обов’язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера Олексієнко Т. Д. НАКАЗУЮ: 1. Покласти на ОЛЕКСІЄНКО Тамару Дмитрівну, бухгалтера, за її згодою, виконання обов’язків головного бухгалтера, Купчик Т.К., на період перебування її у щорічній відпустці з 12 серпня 2019 року по 05 вересня 2019 року з доплатою 50% від посадового окладу головного бухгалтера. 3. Інспектору з праці Скороход О. В. ознайомити Олексієнко Т. Д. із посадовими обов’язками головного бухгалтера. Підстава: 1. Заява Олексієнко Т.Д. від 08.08.2019 р. 2. Службова записка головного бухгалтера Купчик Т.К. від 07.08.2019 р. Директор Оніщук С.І. Оніщук З наказом ознайомлені: Олексієнко Т. Д. Олексієнко (09.08.2019 р.) Купчик Т. К. Купчик (09.08.2019 р.) Скороход О. В. Скороход (09.08.2019 р.) |
До речі, у наказі (у додатку до нього) можна визначити перелік функцій, які тимчасово має виконувати працівник. Адже останньому не обов’язково (а нерідко й неможливо) доручати всі без винятку обов’язки головного бухгалтера.
Чи може керівник прийняти рішення про покладення на працівника додаткових обов’язків в односторонньому порядку?
Такі дії, ми вважаємо, слід розглядати як зміну істотних умов праці. Тож, працівника необхідно попередити про очікувані зміни щонайменше за 2 місяці (ст. 32 КЗпП). Із цією метою, наприклад, можна заздалегідь оформити проект наказу про покладення обов’язків головбуха, ознайомивши з ним працівника під підпис.
Згодом, по закінченню 2 місяців (чи тривалішого строку), видають наказ, за яким безпосередньо покладають на працівника додаткові обов’язки.
Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в табелі обліку використання робочого часу не відображають, оскільки воно відбувається протягом робочого часу поряд із виконанням обов’язків за основною посадою. Записи про виконання таких обов’язків до трудової книжки й особової картки № П-2 також не вносять. Виконання обов’язків іншим працівником припиняється в день виходу на роботу працівника, обов’язки якого виконувалися. Окремий наказ про припинення виконання обов’язків не видають (див. роз’яснення Управління Держпраці в Кіровоградській області).
Організація роботи за відсутності головбуха
Із першого дня відпустки до виходу на роботу головного бухгалтера всі його обов’язки (якщо інше не передбачено наказом) виконує працівник, на якого їх покладено наведеним вище наказом. Це стосується і організаційно-розпорядчих функцій як начальника відділу бухгалтерії, і виконавчих (як-от: складання та підписання звітності, первинних документів, участь у проведенні інвентаризації тощо). Водночас працівник (у межах доручених йому обов’язків) нестиме тягар відповідальності головбуха, зокрема за порушення законодавства.
Завважимо: як прописано в роз’ясненні фахівців ДФСУ, розміщеного в підкатегорії 119.06 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua), у разі призначення тимчасово виконуючого обов’язки головного бухгалтера контролерам необхідно подати заяву за формою № 1-ОПП із позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».
Нагадаємо
Указана заява подається у 10-денний строк із дня виникнення змін в облікових даних платників податків (п. 9.3 р. ІХ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 р. № 1588).
У нашому випадку 10-денний строк треба відліковувати починаючи з першого дня відпустки головного бухгалтера (тобто з дня, з якого його обов’язки наказом керівника були покладені на іншого працівника). Подати форму № 1-ОПП можна в електронному вигляді.
Окрім того, для можливості підписання тимчасово виконуючим обов’язки головного бухгалтера працівником документів в електронній формі керівникові варто подати стосовно бухгалтера (який тимчасово виконуватиме обов’язки головбуха) повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП в електронному вигляді (за формою з додатка 2 до Порядку № 557). До такого повідомлення вносять інформацію про підписанта (підписантів), якому (яким) надано право підпису електронних документів (див. роз’яснення з категорії 119.06 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua)).
Щодо інших органів, куди тимчасово виконуючому обов’язки головного бухгалтера працівникові доведеться подавати заяви, звітність абощо (скажімо, до Держстату), радимо до відповідних документів додавати копію наказу, яким особу вповноважено виконувати обов’язки тимчасово відсутнього головбуха.
Найімовірніше, тимчасово виконуючому обов’язки головного бухгалтера працівникові доведеться мати справу також із банківськими документами. У такому випадку вже не має потреби поновлювати картку зі зразками підписів.
Нагадаємо
З 04.04.2019 скасовано необхідність оформлення картки зі зразками підписів, у т.ч. другого підпису на головного бухгалтера. Адже про неї вже не згадано в Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженій постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492. До того ж (із 27.06.2019) для спрощення безготівкових розрахунків прибрали згадку про зразки підписів, які заявлені банку в картці зі зразками підписів, також з Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженої постановою Правління НБУ від 21.01.2004 р. № 22.
Для розпорядження рахунком необхідно лише поінформувати банк про перелік осіб, яких уповноважено розпоряджатися рахунком.
Редакція
газети «Інтерактивна бухгалтерія»