Облік розрахунків із підзвітними особами

Сьогодні ми розпочинаємо тему тижня «Розрахунки з підзвітними особами». Під такими особами ми розуміємо працівників, яким роботодавець (далі — підприємство) видав грошові кошти для виконання будь-якого господарського доручення. Наприклад, на придбання товарно-матеріальних цінностей (далі — ТМЦ), робіт або послуг. Також до них можна віднести працівників, які витратили власні кошти на закупівлю, а лише згодом отримали від підприємства відшкодування здійснених витрат.
Як відомо, відносини між підприємством і підзвітною особою можуть мати як трудовий, так і цивільно-правовий характер. У першому випадку працівник виконує свої посадові обов’язки щодо закупівлі ТМЦ, робіт, послуг, передбачені трудовим договором або посадовою інструкцією, і його закупівельні відносини з підприємством регламентовані трудовим законодавством. У другому випадку подібні функції не входять до посадових обов’язків працівника, тому відносини між ним та підприємством регулюються цивільним законодавством. Проте, незалежно від законодавчого підґрунтя таких «підзвітних» відносин, працівники, які отримали готівку, повинні своєчасно відзвітувати перед підприємством про витрачені кошти за встановленою формою та повернути їх невикористаний залишок. І це дуже важливо, адже безпосередньо впливає на оподаткування доходів працівника.
Зараз ми розглянемо цю процедуру, а також облік й оподаткування таких операцій. Своєю чергою, ми не торкатимемось особливостей видачі коштів на відрядження, у т.ч. для закупівлі ТМЦ, робіт, послуг

Звітуємо про витрачені кошти

Працівники, які отримали грошові кошти під звіт, повинні відзвітувати перед підприємством за витрачені ними підзвітні суми. Для цього використовують Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт за формою, затвердженою наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841 (далі — Звіт). До речі, його необхідно подавати й працівникам, які виконували доручення підприємства щодо купівлі ТМЦ, робіт, послуг за рахунок власних коштів (тобто без попереднього отримання підзвітних сум) з наступним відшкодуванням здійснених ними витрат роботодавцем.

Граничний строк подання Звіту встановлено пп. «б» пп. 170.9.2 ПКУ .

Згідно з ним, у випадку отримання коштів під звіт працівник повинен подати Звіт до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому він завершив виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок підприємства, тобто придбав відповідні ТМЦ (роботи, послуги).

Формально такий строк подання Звіту має спрацьовувати незалежно від форми видачі авансу та форми розрахунків (готівкова чи безготівкова). Своєю чергою, податківці вважають, що під час розрахунків за допомогою корпоративних платіжних карток за товари (роботи, послуги), придбані працівником для потреб підприємства, необхідно дотримуватися строків, установлених пп. 170.9.3 ПКУ. Наприклад, у категорії 103.17 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua) знаходимо відповідь на питання — «Який термін подання авансового звіту про використання коштів відповідно до ПКУ, якщо працівник проводив готівкові та безготівкові розрахунки із застосуванням корпоративної картки для закупівлі товарів для потреб підприємства?». Цитуймо:

«У разі отримання готівки під звіт з застосуванням платіжних карток, підзвітна особа подає звіт про використання виданих коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після виконання окремої цивільноправової дії.

У разі якщо підзвітна особа — платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих під звіт коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами)».

Отже, якщо бажаєте уникнути суперечок із податковими органами, у таких випадках краще дотримуватися 3-денного строку подання Звіту.

А що ж зі строками, якщо працівник витрачав власні кошти без попередньої видачі йому авансу? Контролери роз’яснюють, що за умови придбання працівником за власні готівкові кошти товарів для потреб підприємства Звіт необхідно подати у визначені законодавством строки (див. роз’яснення з категорії 109.15 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua) та лист Мінфіну від 01.12.2016 р. № 31-11170-16-29/34246). Щоправда, податківці погоджуються, що «у разі несвоєчасного подання Звіту при придбанні за власні кошти товарів для потреб підприємства (використанні власних коштів у відрядженні), фінансові санкції не застосовуються».

Про особливості заповнення Звіту див. у статті «Авансовий звіт: правила складання» (№ 57/2018). Зауважимо лише, що до Звіту додають оригінали документів, які підтверджують вартість понесених працівником витрат (наприклад, чеки РРО, розрахункові квитанції, квитанції до прибуткових касових ордерів, товарні чеки, видаткові накладні постачальника тощо). Якщо підзвітна особа витрачала готівку, отриману з поточного рахунка підприємства з використанням корпоративної платіжної картки або особистої платіжної картки, до Звіту також додають документи про одержання готівки з поточного рахунка (чек банкомата, копію видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанцію торговельного термінала) — п. 20 Положення № 148.

Повертаємо невикористаний залишок коштів