Щорічні додаткові відпустки: кому, коли та як надають

Коло працівників, яким надають щорічні додаткові відпустки, доволі широке. І важливо те, що такі відпустки мають певні особливості, зокрема, під час визначення стажу, який надає право на них. Тож згадаймо, які є види додаткових відпусток, правила надання та визначення їх тривалості. Особливу увагу приділимо щорічним додатковим відпусткам за роботу у важких і шкідливих умовах праці, а також за особливий характер праці

Види щорічних додаткових відпусток

Згідно зі ст. 76 Кодексу законів про працю України (далі ― КЗпП) і ч. 1 ст. 4 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі ― Закон про відпустки), до щорічних додаткових відпусток належать відпустки:

• за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці відповідно до Списку № 1  (ст. 7 Закону про відпустки);
• за особливий характер праці згідно зі Списком № 2  і працівникам із ненормованим робочим днем (ст. 8 Закону про відпустки);
• інші відпустки, передбачені законодавством.

Перелік осіб, яким надають такі додаткові відпустки, і тривалість відпусток наведено в розділі «Щорічні додаткові відпустки» довідника «Види та тривалість відпусток».

До відпусток за особливий характер праці належать щорічні додаткові відпуски держслужбовців, суддів, посадових осіб місцевого самоврядування, працівників дипломатичних служб, атестованих працівників прокуратури, батьків (осіб, які їх замінюють) дітей з інвалідністю і ВІЛ-інфікованих, працівників, які надають допомогу людям із ВІЛ-інфекціями, лікарів та медичних працівників, перелічених у п. «н» ч. 1 ст. 77 Основ законодавства України про охорону здоров’я від 19.11.1992 р. № 2801-ХІІ.

Тривалість щорічних додаткових відпусток, умови та порядок їх надання визначено окремими нормативно-правовими актами. Проте існують загальні правила їх надання.

Щорічні додаткові відпустки: загальні правила

Основні правила надання додаткових відпусток не надто відрізняються від порядку надання щорічних основних відпусток, про який ми розповіли у статті «Щорічні відпустки: надаємо, оформлюємо, розраховуємо». Проте слід пам’ятати про декілька важливих нюансів, зазначених у ст. 10 Закону про відпустки та ст. 79 КЗпП.

Отже, основні правила для надання додаткових відпусток такі:

• щорічні додаткові відпустки, передбачені статтями 7 і 8 Закону про відпустки, надають понад тривалість основної відпустки за однією з підстав, обраною працівником. Однак працівникам, професії та посади яких позначені значком «*» у Списку № 1 і Списку № 2, щорічні додаткові відпустки надаються з декількох підстав;
• додаткову відпустку за бажанням працівника надають окремо чи приєднують до основної відпустки;
• право на додаткову відпустку повної тривалості в перший рік роботи (як і на основну) виникає після 6 місяців безперервної роботи на підприємстві (а до його настання відпустку надають пропорційно відпрацьованому часу). Зважаючи на особливості надання додаткових відпусток за роботу в шкідливих і важких умовах та за особливий характер праці, їх краще надавати саме пропорційно фактично відпрацьованому часу (інакше потім доведеться з’ясовувати, чи не надали часом зайві дні додаткової відпустки);
• щорічну додаткову відпустку за роботу в шкідливих і важких умовах і за особливий характер праці роботодавець зобов’язаний надати працівникові протягом робочого року  згідно із ч. 5 ст. 80 КЗпП;
• щорічні додаткові відпустки (як і основні) дозволено переносити й ділити на частини;
• за невикористані дні додаткової відпустки виплачують компенсацію під час звільнення, а також за бажанням працівника, якщо він відпочивав не менш ніж 24 к.дн. (за дні, що перевищують цю тривалість) із загальної тривалості щорічних відпусток (частини 1, 4 ст. 24 Закону про відпустки).

Визначення стажу для щорічної додаткової відпустки

До стажу, що надає право на щорічну додаткову відпустку, згідно із ч. 2 ст. 82 КЗпП і ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки зараховують час:

• фактичної роботи зі шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менш ніж половину тривалості робочого дня, установленої для працівників цього виробництва, цеху, професії або посади. Своєю чергою, не враховується час, необхідний для підготовки робочого місця до роботи, а також для завершення роботи;
• щорічних основної та додаткових відпусток за роботу зі шкідливими, важкими умовами та за особливий характер праці;
• час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів.

Очевидно, що до стажу для щорічних додаткових відпусток не враховують час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігали місце роботи (посаду) і зарплату повністю (окрім щорічних основної та додаткових відпусток) або частково. Тобто в разі обчислення стажу для додаткової відпустки не враховують, зокрема:

• час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу тощо;
• період тимчасової непрацездатності;
• дні відпустки без збереження зарплати, передбаченої статтями 25, 26 Закону про відпустки;
• період відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею 3 років (за медичним висновком — 6 років), а якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний) або якщо дитина, якій не встановлено інвалідність, хвора на тяжке перинатальне ураження нервової системи, тяжку вроджену ваду розвитку, рідкісне орфанне захворювання, онкологічне, онкогематологічне захворювання, дитячий церебральний параліч, тяжкий психічний розлад, гостре або хронічне захворювання нирок IV ступеня, — до досягнення дитиною 16-річного віку, а якщо дитині встановлено категорію «дитина з інвалідністю підгрупи А» або дитина, якій не встановлено інвалідність, отримала тяжку травму, потребує трансплантації органа, потребує паліативної допомоги — до досягнення дитиною 18-річного віку;
• інші періоди роботи, такі як: навчальна відпустка, відпустка на дітей, чорнобильська відпустка, курси підвищення кваліфікації, відрядження  тощо.

Визначаючи кількість днів розрахункового періоду, з нього виключають не лише святкові та неробочі дні, а й робочі дні, протягом яких працівник не працював при скороченому робочому тижні (лист Мінпраці від 12.03.2007 р. № 66/06/186-07).

На практиці застосовують різні варіанти обчислення стажу для щорічної додаткової відпустки: у робочих днях, місяцях, календарних днях.

Вважаємо, правильним є останній варіант, оскільки тривалість усіх видів відпусток згідно із ч. 1 ст. 5 Закону про відпустки визначають саме в календарних днях. На те, що стаж для відпусток слід розраховувати в календарних днях, указує й абз. 1 п. 7 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100, у якому міститься алгоритм розрахунку відпускних.

Тому далі акцентуймо увагу на нюансах надання щорічних додаткових відпусток за шкідливі й важкі умови праці та за особливий характер праці. Адже стосовно них у читачів виникає найбільше запитань.

Щорічна додаткова відпустка за шкідливі та важкі умови праці

Таку відпустку надають згідно зі ст. 7 Закону про відпустку працівникам зі Списку № 1, зайнятим на роботах, пов’язаних із негативним впливом на здоров’я шкідливих виробничих факторів. Максимальна її тривалість — 35 к.дн.

Особливості надання щорічної додаткової відпустки за шкідливі та важкі умови праці визначені у Списку виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість працівників в яких дає право на щорічну додаткову відпустку, затвердженому наказом Мінпраці України від 30.01.1998 р. № 16 (далі ― Порядок № 16-1). Наведімо основні правила, яких слід дотримуватися роботодавцям, що надають своїм працівникам щорічні додаткові відпустки за Списком № 1:

• для визначення тривалості додаткової відпустки необхідно провести атестацію робочого місця працівника (ч. 2 ст. 7 Закону про відпустки). Її здійснюють згідно з Порядком проведення атестації робочих місць за умовами праці, затвердженим постановою КМУ від 01.08.1992 р. № 442, а під час визначення права на додаткову відпустку та її тривалості керуються наказом МОЗ України, Мінпраці України «Про затвердження Показників та критеріїв умов праці, за якими надаватимуться щорічні додаткові відпустки працівникам, зайнятим на роботах, пов’язаних з негативним впливом на здоров’я шкідливих виробничих факторів» від 31.12.1997 р. № 383/55;
• конкретну тривалість додаткової відпустки визначають у колективному чи трудовому договорі залежно від фактичної зайнятості працівника у шкідливих і важких умовах (ч. 2 ст. 7 Закону про відпустки);
• якщо тривалість додаткової відпустки за результатами атестації робочих місць перевищує максимальну тривалість відпустки зі Списку № 1, її може бути подовжено на кількість днів різниці за рахунок власних коштів підприємства (абз. 2 п. 4 Порядку № 16-1). Оплата додаткових відпусток (понад тривалість, передбачену законодавством), наданих згідно з колективним договором, належить до фонду додаткової зарплати (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої Держкомстатом України від 13.01.2004 р. № 5, далі ― Інструкція № 5);
• роботодавець має вести облік робочого часу за кожним із видів шкідливих і важких робіт. У разі якщо працівники трудилися в різних виробництвах, цехах, за професіями та на посадах, за роботу в яких надають додаткову відпустку різної тривалості, підрахунок часу роботи здійснюють окремо (п. 8 Порядку № 16-1);
• додаткову відпустку надають пропорційно відпрацьованому часу (п. 9 Порядку № 16-1).

До слова: Список № 1 не містить виключного переліку виробництв, цехів, професій, посад зі шкідливими та важкими умовами праці, що надають право на додаткову відпустку. Згідно з Порядком № 16-1, додаткову відпустку надають також деяким категоріям працівників, які обіймають посади чи працюють за професіями, що безпосередньо у Списку № 1 не вказані. Зокрема йдеться про:

• працівників, посади та професії яких не передбачені у згаданому Списку, але в окремі періоди робочого часу вони виконують такі роботи (п. 3);
• тих, хто працює за професіями (на посадах), зазначеними в розділі «Загальні професії за всіма галузями господарства» (якщо такі професії та посади не передбачені в інших розділах (підрозділах) Списку № 1) незалежно від того, у яких цехах і виробництвах вони працюють (п. 5);
• бригадирів, помічників і підручних робітників, якщо таку відпустку надають робітникам відповідних професій, зайнятим на роботах у шкідливих і важких умовах (п. 6);
• усіх працівників, якщо виробництва та цехи у Списку № 1 зазначені без конкретного переліку професій і посад (пункти 3, 5, 6, 7 Порядку № 16-1).

Покажемо на конкретних ситуаціях, як визначають стаж для додаткової відпустки за шкідливі умови праці та розраховують її тривалість.

Припустімо, у 2018 році робітник перебував в основній та додатковій відпустках із 1 по 31 липня. У такому випадку зазначений період теж повністю включають до стажу для додаткової відпустки.

З метою обчислення стажу для додаткової відпустки та її тривалості потрібно:

• визначити кількість календарних днів розрахункового періоду (з 1 квітня 2018 року по 31 березня 2019 року), яка після виключення святкових і неробочих днів (10 н.дн.) становить 355 к.дн. (365 к.дн. – 10 н.дн.);
• відмінусувати з розрахункового періоду робочі дні, під час яких робітник не працював через неповний робочий час (п’ятницю щотижня, усього — 45 р.дн.), окрім періоду, коли він перебував у щорічній основній та додатковій відпустках: 355 к.дн. – 47 к.дн. = 308 к.дн.;
• обчислити тривалість додаткової відпустки для робітника з таким режимом роботи: (7 к.дн. : 355 к.дн.) х 308 к.дн. = 6,1 к.дн., округлюємо до 6.

Отже, робітнику мають надати за відпрацьований робочий рік 6 к.дн. додаткової відпустки за роботу в шкідливих і важких умовах праці.

Періоди, коли працівник перебував у відпустці без збереження зарплати (14 к.дн.) і на лікарняному 14 к.дн. (9 к.дн. + 5 к.дн.), виключають зі стажу для визначення тривалості додаткової відпуски.

Для обчислення стажу та тривалості додаткової відпустки потрібно:

• визначити кількість календарних днів розрахункового періоду (з 1 травня 2018 року по 30 квітня 2019 року). Для цього із загальної кількості слід вирахувати святкові та неробочі дні (11 н.дн.), дні неоплачуваної відпустки (14 к.дн.) і дні непрацездатності (14 к.дн.). Тож, стаж для додаткової відпустки становитиме 326 к.дн. (365 к.дн. – 11 к.дн. – 14 к.дн. – 14 к.дн.);
• розрахувати тривалість додаткової відпустки для робітника: (14 дн. : 354 дн.) х 326 дн. = 12,9 к.дн., після заокруглення отримуємо 13 к.дн.

Отже, робітник має право на 13 к.дн. додаткової відпустки за роботу в шкідливих і важких умовах праці за відпрацьований робочий рік.

Те, що робітник працює на умовах неповного робочого дня, не позбавляє його права на додаткову відпустку за роботу в шкідливих і важких умовах праці. Проте це можливо лише у випадку, коли він працює в таких умовах не менш як половину тривалості робочого дня.

Отже, робітникові, який працює у шкідливих і важких умовах праці півдня (половину денної норми робочого часу), можна надати додаткову відпустку за шкідливі та важкі умови праці повної тривалості — 4 к.дн.

Щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці

Таку «особливу» відпустку надають окремим категоріям працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах й умовах підвищеного ризику для здоров’я (далі — додаткова відпустка за особливий характер), наведеним у Списку № 2 (п. 1 ч. 1 ст. 8 Закону про відпустки). Максимальна тривалість додаткової відпустки за особливий характер праці згідно зі Списком № 2 — 35 к.дн. А її конкретну тривалість установлюють у колективному чи трудовому договорі залежно від зайнятості працівника в таких умовах.

Особливості надання такої відпустки визначені Порядком застосування Списку виробництв, робіт, професій і посад працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я, що дає право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці, затвердженим наказом Мінпраці України від 30.01.1998 р. № 16. Вони аналогічні тим, які встановлено для «шкідливих» відпусток. Відмінність полягає лише в одному нюансі: атестацію робочого місця для визначення права на «особливу» відпустку проводити не потрібно.

Нагадаємо, що деякі категорії працівників мають право на додаткову відпустку з декількох підстав (і за Списком № 1, і за Списком № 2). Як у такому випадку визначити тривалість додаткової відпустки?

Зважаючи на загальне правило, щорічну додаткову відпустку надають за однією з обраних підстав зі Списку № 1 та Списку № 2. Проте є винятки для професій (посад) із позначкою «*», серед яких і професія машиніста дизель-поїзда.

Отже, машиніст дизель-поїзда може отримати додаткову відпустку за обома підставами:

• за шкідливі та важкі умови праці — до 7 к.дн.

і водночас

• за особливий характер праці — теж до 7 к.дн.

Своєю чергою, для надання першої (за шкідливі та важкі умови праці) необхідно провести атестацію робочого місця й визначити тривалість відпустки, а для другої (за особливий характер праці) — достатньо встановити її тривалість у колективному чи трудовому договорі. Якщо цих умов дотримано й машиністу встановлено максимальну тривалість додаткових відпусток, він може взяти щорічну додаткову відпустку за обома підставами загальною тривалістю 14 к.дн. (у разі якщо всі робочі дні, окрім періоду щорічних відпусток, він працював не менш ніж половину тривалості робочого дня в таких умовах).

Щорічна додаткова відпустка за ненормованість

Це один із видів відпустки за особливий характер праці, яку надають працівникам із ненормованим робочим днем. Максимальна її тривалість — 7 к.дн., а список посад, робіт та професій із таким режимом роботи визначають колективним (трудовим) договором (п. 2 ч. 1 ст. 8 Закону про відпустки).

Особливості надання додаткової відпустки за ненормований робочий день визначено в Рекомендаціях щодо порядку надання працівникам із ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затверджених наказом Мінпраці від 10.10.1997 р. № 7 (далі ― Рекомендації № 7).

Конкретна тривалість додаткової відпустки встановлюється колективним договором за кожним видом робіт, професій та посад або трудовим договором (п. 2 та п. 7 Рекомендацій № 7). Своєю чергою, додаткову відпустку за ненормований робочий день надають пропорційно часу, відпрацьованому на роботі (посаді), що надає право на цю відпустку.

Тож, аби обчислити стаж для додаткової відпустки за ненормований робочий день і тривалість відпустки, потрібно:

• визначити кількість календарних днів розрахункового періоду, яка після виключення святкових і неробочих днів становитиме 354 к.дн. (365 к.дн. – 11 н.дн.);
• визначити кількість календарних днів стажу для надання додаткової відпустки, ураховуючи періоди, коли працівник не працював через згадані у ситуації причини: 354 к.дн. – 14 к.дн. – 12 к.дн. – 12 к.дн. = 316 к.дн.;
• розрахувати тривалість додаткової відпустки для бухгалтера з ненормованим робочим днем: (7 к.дн. : 354 к.дн.) х 316 к.дн. = 6,2 к.дн., округлюємо до 6.

Отже, бухгалтер може розраховувати за відпрацьований робочий рік на 6 к.дн. додаткової відпустки за ненормований робочий день.

Право на відпустку за ненормований робочий день виникає у водія лише з вересня 2017 року. Адже в разі роботи з неповним робочим днем умови ненормованості не застосовують.

З метою обчислення стажу для додаткової відпустки за ненормований робочий день та її тривалості потрібно:

• визначити кількість календарних днів розрахункового періоду (із 1 вересня 2018 року по 31 березня 2019 року), які надають право на таку відпустку, — 212 к.дн. (30 к.дн. + 31 к.дн. + 30 к.дн. + 31 к.дн. + 31 к.дн. + 28 к.дн. + 31 к.дн.). Після виключення святкових і неробочих днів, що припадають на цей період, отримаємо стаж для додаткової відпустки — 209 к.дн. (212 к.дн. – 3 к.дн.);
• виключити з розрахункового періоду ті робочі дні, коли водій не працював (п’ятниця — щотижня): 209 к.дн. – 30 к.дн. = 179 к.дн.;
• обчислити тривалість додаткової відпустки для водія з ненормованим робочим днем: (7 дн. : 355 дн.) х 179 к.дн. = 3,53 к.дн., округлюємо до 4.

Отже, водієві за відпрацьований робочий рік мають надати 4 к.дн. додаткової відпустки за ненормований робочий день.