З необхідністю оформлення відпусток щороку стикається кожен бухгалтер. Адже право на відпустки громадянам, які перебувають у трудових відносинах із роботодавцем, гарантовано законодавством України. Як правильно оформити надання працівникові відпустки та не проґавити важливих моментів — розгляньмо у статті

Складаємо графік відпусток

Щорічна відпустка надається працівникам відповідно до графіка відпусток, складеного на початку року та затвердженого власником за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Однак окремі категорії працівників за переліком, надається що міститься у ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (даліЗакон про відпустки), мають право на відпустку в зручний для них час за їхнім бажанням. Це слід ураховувати під час складання графіка відпусток. (докладніше про це див. «Щорічні відпустки: надаємо, оформлюємо, розраховуємо»).

Графіком відпусток визначається лише місяць початку використання відпустки (див. зразок 1), а от конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між роботодавцем і працівником.

Чинними нормами законодавства не встановлено конкретної форми графіка надання відпусток, тому роботодавець може самостійно розробити форму такого документа (див. лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10). Підприємство може користуватися декількома зразками одночасно. Наприклад, зразок 2 зручніший для керівництва, адже наочно відображає та надає змогу відслідковувати питання щодо того, кого, ким і коли потрібно замінити на час відпустки. Особливо він доречний на підприємствах із великою кількістю працюючих. А от форма зразка 1 більш зручна для бухгалтерії та кадрових фахівців.

Згідно з п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених за погодженням із ВЦРПС постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984 р. № 213, графік відпусток складається на кожен календарний рік не пізніше ніж 5 січня поточного року. Пізніша дата складання графіка не буде порушенням, якщо вона зазначається в обліковій політиці підприємства.

Попередження про початок відпустки

Власник або вповноважений ним орган зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). Форма такого повідомлення наразі нормативними актами не затверджена, тому має довільний характер (наприклад, див. зразок 3).

Заява та наказ про відпустку