У статті розглянемо, що прийнято розуміти під локальними нормативними актами підприємства та як їх правильно оформити, оскільки низка роботодавців, особливо серед новостворених підприємств, ризикують припуститися помилок, складаючи документацію майже з нуля. А ще поговоримо про те, як уникнути таких помилок

Узагальнюючого визначення щодо локальних нормативних актів підприємства законодавство не містить. Але зазвичай під ними варто розуміти документи, які складає та затверджує роботодавець у межах власної компетенції відповідно до законів й інших нормативно-правових актів, колективного договору, угод.

До основних загальних вимог складання локальних нормативних актів належать такі:

  • локальний нормативний акт приймається роботодавцем одноосібно чи з урахуванням твердження представницького органу працівників у випадках, установлених КЗпП (див. лист Мін’юст від 15.04.2010 р. № 326-0-2-10-19, даліЛист № 326);
  • норми локальних нормативних актів не повинні погіршувати становище працівників порівняно з установленим трудовим законодавством й іншими актами, що містять норми трудового права, колективним договором, угодами;
  • локальні нормативні акти повинні бути доведені до відома працівника під підпис;
  • локальні нормативні акти мають обов’язковий характер.

Які саме це документи? Локальними нормативними актами є правила внутрішнього трудового розпорядку, положення (зокрема, про персональні дані, про оплату праці, про атестацію), інструкції з охорони праці, штатний розклад і графік відпусток.

Під час складання таких документів ураховуються загальні вимоги Національного стандарту «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163-2003» затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 р. № 55 (даліДСТУ 4163-2003). Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи — постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності підприємств, установ, організацій та їх об’єднань усіх форм власності.

ДСТУ 4163-2003 установлює:

  • склад реквізитів документів;
  • вимоги до змісту й розташування реквізитів документів;
  • вимоги до бланків й оформлення документів;
  • вимоги до документів, які виготовляються за допомогою друкованих засобів.

Вимоги ДСТУ 4163-2003 щодо оформлення реквізитів можуть поширюватися на всі класи уніфікованих систем документації (п.п. 1.1–1.3).

До того ж можна використовувати типові форми, наприклад, затверджені наказом Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.

Завважте: будь-який роботодавцем, у т.ч. підприємцем, повинна бути передбачена наявність трудової документації, тобто йдеться про обов’язкові «трудові» документи. Це підтверджує Мінсоцполітики в листі від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06.

Оформлення локального нормативного акта

Під час оформлення локального нормативного акта використовується бланк, який включає:

  • найменування організації — указується у суворій відповідності з установчими документами, включаючи повне та скорочене найменування, у т.ч. іноземною мовою;
  • назву структурного підрозділу — указується після найменування організації заголовними літерами (ПОЛОЖЕННЯ, ІНСТРУКЦІЯ тощо);
  • дату реєстрації (затвердження) та реєстраційний номер документа;
  • місце складання документа.

Сторінки документа нумерують, починаючи із другої сторінки. Номери сторінок проставляють усередині верхнього поля аркуша.

Порядок прийняття локальних актів

Керуючись ст. 57 Господарського кодексу України (даліГКУ), в установчих документах повинні бути вказані:

  • склад і компетенція його органів управління;
  • порядок прийняття ними рішень;
  • інші відомості, пов’язані з особливостями організаційної форми суб’єкта господарювання.

Нагадаємо

Управління підприємством здійснюється відповідно до його установчих документів на основі поєднання прав власника щодо господарського використання свого майна й участі в управлінні трудового колективу (ч. 1 ст. 65 ГКУ).

Таким чином, вирішення питань діяльності підприємства в межах і порядку, установлених установчими документами, належить до компетенції керівника підприємства.

Однак слід брати до уваги, що законами можуть бути встановлені особливості управління підприємствами залежно від їх організаційної форми. Про це зазначив Мін’юст у вже згаданому Листі № 326.

Створення кожного локального нормативного акта відбувається в декілька етапів: розробка, узгодження, затвердження, уведення в дію. Цей порядок може бути, своєю чергою, установлений локальним нормативним актом, наприклад, положенням про порядок прийняття локальних нормативних актів організації.

Локальний нормативний акт набирає чинності з дня його прийняття роботодавцем або з дня, зазначеного у такому документі.

Роботодавець може прийняти локальні нормативні акти в такі способи:

  • затвердити;
  • видати наказ (розпорядження) про затвердження локального нормативного акта.

Накази — одна з форм організаційно-розпорядчої документації. Складаються вони за розпорядженням керівника особою, відповідальною за ведення кадрового діловодства. Як правило, усі кадрові накази мають або окрему нумерацію або відмінні позначення. Наприклад, до номера наказу додається індекс «К». Обов’язковим є ведення реєстру всіх виданих наказів. Це можна зробити, скажімо, за допомогою занесення у хронологічному порядку відомостей про видані накази до пронумерованої та прошнурованої книги, яка містить графи «№ з/п», «Дата», «Зміст», «Примітка» і т.ін.

У разі якщо локальний нормативний акт приймається шляхом видання наказу (розпорядження), то в наказі про затвердження локального нормативного акта варто зазначити:

  • дату введення його в дію;
  • указівку про ознайомлення працівників із локальним нормативним актом і строки для цього;
  • прізвища та посади осіб, відповідальних за дотримання локального нормативного акта;
  • інші умови.

Ознайомлення працівників із локальними нормативними актами

Працівники повинні бути ознайомлені під підпис з усіма локальними нормативними актами, прийнятими на підприємстві та безпосередньо пов’язаними з їхньою трудовою діяльністю.

Підтвердити факт ознайомлення працівників із локальними актами можна в декілька способів.

  • підписом працівника на аркуші ознайомлення. Також повинні бути зазначені його прізвище, ім’я, по батькові та дата ознайомлення;
  • листом-ознайомленням, який долучається до кожного локального нормативного акта, нумерується, прошивається та скріплюється підписом посадової особи;
  • підписом працівника на окремому документі — у журналі-ознайомлення працівників із локальними нормативними актами. На відміну від листа-ознайомлення цей журнал передбачає можливість ознайомлення працівників із декількома локальними нормативними актами.

Новоприйнятий працівник повинен бути ознайомлений з усіма внутрішніми документами, що безпосередньо стосуються його.

Віталій СОТНІКОВ,

юрист
газети «Інтерактивна бухгалтерія»