Документування інвентаризації не менш важливе, ніж процес її проведення.
Які існують правила оформлення інвентаризаційних документів? Яку інформацію наводити в окремих описах? Що має бути в актах інвентаризації? Чи є типові форми? Про це наразі й поговоримо

Інвентаризаційні описи й акти інвентаризації

Передусім нагадаємо, у яких випадках складають описи, а в яких — акти. Про це зазначає п. 15 р. ІІ Положення про інвентаризацію активів і зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (далі — Положення № 879).

Таблиця 1

Описи й акти інвентаризації

Інвентаризаційні описи

Акти інвентаризації

Застосовують для фіксування наявності, стану й оцінки активів підприємства та тих активів, які належать іншим підприємствам й обліковуються поза балансом

Застосовують для фіксування наявності готівки, грошових документів, бланків документів суворої звітності, фінансових інвестицій, а також повноти відображення грошових коштів на рахунках у банку (реєстраційних рахунках), дебіторської та кредиторської заборгованостей, зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень (резервів)

Інвентаризаційні описи складають на:

  • основні засоби (як власні, так і ті, що за балансом (орендовані, позичені тощо));
  • нематеріальні активи;
  • запаси (зокрема й ті, що перебувають на відповідальному зберіганні)

Акти інвентаризації складають на:

  • грошові кошти;
  • грошові документи, бланки документів суворої звітності;
  • фінансові інвестиції;
  • розрахунки з дебіторами та кредиторами;
  • кошти цільового фінансування, витрати й доходи майбутніх періодів, забезпечення (резерви)

Особливості оформлення інвентаризаційних описів й актів

1. Інвентаризаційні описи, акти інвентаризації оформлюють не менш ніж у 2-х примірниках (п. 21 р. 2 Положення № 879).

2. Інвентаризаційні описи, акти інвентаризації оформлюють відповідно до вимог, установлених Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88 (далі — Положення № 88), для первинних документів з урахуванням обов’язкових реквізитів та вимог, передбачених Положенням № 879 (п. 14. р. ІІ Положення № 879). Тобто мають бути всі обов’язкові реквізити первинного документа з п. 2.4 Положення № 88 і плюс іще додаткові реквізити, передбачені Положенням № 879 (Положення № 879 установлює перелік інформації, яка повинна бути; про неї далі детальніше йтиметься далі).

3. Інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) можуть бути заповнені як рукописним способом, так і за допомогою електронних засобів обробки інформації (п. 14 р. ІІ Положення № 879).

4. В інвентаризаційному описі активи наводять за найменуваннями в кількісних одиницях виміру, прийнятих в обліку, окремо за місцезнаходженням таких цінностей та особами, відповідальними за їх зберігання, з можливим виділенням за субрахунками та номенклатурою (п. 16 р. ІІ Положення № 879).