Розрахунок відпускних: загальний алгоритм

Сьогодні ми докладно розглянемо, як розрахувати суму відпускних. До вашої уваги — покроковий алгоритм розрахунку: від визначення розрахункового періоду до обчислення середньоденного заробітку

Кожен бухгалтер пам’ятає, що для розрахунку суми відпускних спочатку треба обчислити середню заробітну плату працівника. А для оплати часу щорічних відпусток, додаткових навчальних відпусток, додаткових відпусток працівникам, які мають дітей, творчих відпусток або виплат компенсації за невикористані відпустки середню заробітну плату розраховують відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100 (далі — Порядок № 100). Отже, розгляньмо алгоритм обчислення відпускних.

Крок 1. Визначаємо розрахунковий період

За загальним правилом обчислення середньої зарплати для оплати відпусток здійснюється, виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку № 100).

У разі якщо працівник працював на підприємстві менше року, середня зарплата обчислюється на підставі виплат за фактичний час роботи: із 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, у якому надається відпустка чи виплачується компенсація за невикористану відпустку.

Окрім того, Мінсоцполітики в листі від 19.06.2017 р. № 1692/0/101-17 підсумовує: розрахунковий період для обчислення середньої зарплати за час відпусток залежить не від місяця видання наказу про надання відпустки й кількості цих наказів, а від того, у якому саме календарному місяці згідно з наказом працівникові надається відпустка.

Це важливо в тому випадку, коли початок відпустки працівника припадає на перші дні календарного місяця, однак сам наказ про відпустку, як і розрахунок сум відпускних, необхідно провести напередодні, скажімо, в останній робочий день попереднього календарного місяця. Або ж інша ситуація — коли працівник звільняється 1-го або останнього числа календарного місяця, та йому треба виплатити компенсацію за невикористану відпустку. Саме про такі випадки ми розповідали у статті «Початок відпустки в перший або останній день місяця: обираємо розрахунковий період» (№ 149/2017).

У разі коли працівник не відпрацював жодного повного місяця (з 1-го до 1-го числа), середня зарплата обчислюється відповідно до абз. 3 п. 4 Порядку № 100 — виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

З розрахункового періоду виключається час, протягом якого працівники згідно із чинним законодавством або через інші поважні причини не працювали та за ними не зберігався заробіток або зберігався частково.

До таких поважних причин належать:

• перебування у відпустках без збереження заробітної плати відповідно до статей 25, 26 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (див. листи Мінсоцполітики від 23.04.2018 р. № 659/0/101-18, від 12.01.2015 р. № 4/13/116-15, від 26.11.2012 р. № 1203/13/84-12);
• час простою не з вини працівника (див. листи Мінпраці від 20.12.2007 р. № 929/13/84-07, від 25.05.2009 р. № 294/13/84-09);
• робота з не залежних від працівників причин у режимі неповного робочого тижня, зокрема, коли наказом по підприємству працівників відділу, цеху тощо було переведено на роботу на умовах неповного робочого тижня у зв’язку з неможливістю забезпечити їх роботою впродовж нормальної тривалості робочого тижня (див. лист Мінпраці від 25.05.2009 р. № 294/13/84-09);
• період відпустки по догляду за дитиною до 3 років або за наявності медичного висновку — до 6 років.

Крок 2. Визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді

Для цього:

• підсумовуємо всі календарні дні в розрахунковому періоді;
• віднімаємо всі святкові та неробочі дні, визначені ст. 73 КЗпП;
• віднімаємо дні, протягом яких працівник відповідно до законодавства або через інші поважні причини не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково.

Для зручності розрахунку кількості святкових днів під час обчислення відпускних див. статтю «Ураховуємо правильно святкові дні під час обчислення відпускних у 2019 році» (№ 24/2019), а також довідник «Розрахунок тривалості робочого часу» на 2018 та 2019 роки».

Крок 3. Визначаємо сумарний заробіток за розрахунковий період

Підсумовуючи заробіток для обчислення середньої зарплати, слід включати лише виплати, передбачені п. 3 Порядку № 100. Сюди належать передусім основна й додаткова зарплати, виробничі премії; винагорода за підсумками річної роботи й вислугу років тощо.

Виплати, які не враховуються під час обчислення середньої зарплати для оплати відпусток, зазначені в п. 4 Порядку № 100. До таких належать насамперед різноманітні одноразові виплати. Тим часом матеріальна допомога не включається до розрахунку середнього заробітку як незарплатного (разового характеру, що надається окремим працівникам у зв’язку із сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання), так і зарплатного характеру (що має ознаку систематичності, надана всім або більшості працівників на оздоровлення, у зв’язку з екологічним станом тощо).

Детальніше про всі виплати, що включаються та не включаються до розрахунку середньої зарплати, можна дізнатися із довідника «Виплати, що враховуються (не враховуються) під час розрахунку середньої заробітної плати для оплати виплат, передбачених Порядком № 100».

У разі якщо працівник не мав заробітку не зі своєї вини, розрахунки проводяться виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу (абз. 3 п. 4 Порядку № 100).

Особливості включення до розрахунку середньої зарплати премій

Премії включаються до заробітку того місяця, на який вони припадають, згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату.

Наприклад: якщо премія, керуючись Положенням про преміювання, нараховується щокварталу в останній місяць кварталу, а розрахунковий період — травень 2018 року – квітень 2019 року, то під час розрахунку середньої зарплати для оплати відпустки така премія включається, відповідно, до заробітку червня, вересня, грудня 2018 року та березня 2019 року.

А ось одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років включається до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік.

Зверніть увагу на два нюанси:

1. Така винагорода включається до середнього заробітку лише у випадку, якщо вона була нарахована в поточному році за попередній календарний рік.

Наприклад: якщо винагорода нарахована в грудні 2018 року за 2018 рік, а працівник іде у відпустку в травні 2019 року, така річна винагорода під час розрахунку середньої зарплати не враховується. Або ж коли така винагорода виплачується у січні 2019 року за 2017 рік, урахувати її в заробітку для обчислення середньої зарплати для оплати відпустки також неможливо.

2. 1/12 винагороди включається до середнього заробітку кожного місяця розрахункового періоду. У разі якщо розрахунковий період становить менш як 12 місяців, 1/12 винагороди додаватиметься лише до фактичних місяців розрахункового періоду.

Крок 4. Визначаємо середньоденну заробітну плату

З метою визначення середньоденної зарплати для оплати відпусток ділимо сумарний заробіток за останні 12 місяців перед наданням відпустки або менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів робочого року чи меншого відпрацьованого періоду (без святкових і неробочих днів, установлених законодавством, і періодів, коли заробіток не зберігався або зберігався частково).

Тобто сумарний заробіток, визначений у кроці 3, ми маємо поділити на кількість календарних днів розрахункового періоду з кроку 2.

Крок 5. Розраховуємо суму відпускних

Для обчислення суми відпускних середньоденна зарплата, визначена в кроці 4, перемножується на число календарних днів відпустки.

Ми ознайомили вас із алгоритмом обчислення суми відпускних загалом. Однак, погодьтеся, найцікавіше завжди трапляється в практичних ситуаціях. Тож звернімо увагу, що всі нюанси розрахунку середньої зарплати для оплати відпусток ми розглянули в окремій статті — «Приклади розрахунку середньої зарплати для оплати відпусток» поточного номера газети.