Як оформити тимчасове виконання обов’язків головного бухгалтера

Наш головний бухгалтер має намір піти у чергову щорічну відпустку на 24 к.дн. На підприємстві працює ще один бухгалтер, на якого керівник хоче на період відсутності головбуха тимчасово покласти виконання його обов’язків, зокрема, підписувати податкову звітність, банківські документи тощо. Поясність, будь ласка, як правильно це оформити, чи треба повідомляти Податкову?

ВІДПОВІДЬ: Для того аби виконання обов’язків тимчасово відсутнього головбуха доручити іншому працівникові, слід видати відповідний наказ (розпорядження) керівника підприємства, зробити тимчасову картку зі зразком підпису відповідного працівника для банку, а також повідомити контролерів. Далі — розлогіше...

Як доручити виконання обов’язків відсутнього працівника

На випадок тимчасової відсутності працівника (під час хвороби, відпустки, відрядження тощо) існує дві можливі форми організації праці:

1) тимчасове заступництво (заміщення);

2) виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Працівник, який заміщує тимчасово відсутнього працівника, звільняється від виконання обов’язків за основним місце роботи. Зокрема йому доплачують різницю між його фактичним окладом й окладом працівника, якого він заміщує (п. 1 роз’яснення Державного комітету Ради Міністрів СРСР з питань праці і заробітної плати та Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.1965 р. № 30/39).

Працівник, що виконує обов’язки відсутнього працівника, не звільняється від своєї основної роботи. Йому здійснюють доплату, розмір якої визначається в наказі по підприємству про доручення працівникові виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника (з урахуванням положень колективного договору) (ст. 105 КЗпП, п. 1 Інструкції № 53-ВЛ , лист Мінпраці від 02.12.2005 р. № 9942/0/14-05/018-17).

Щоправда, у листі від 21.07.2011 р. № 590/13/84-11 Мінсоцполітики наголошує:

 «Виконання службових обов’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це пов’язане з розпорядчими функціями, працівником, який працює на тому ж підприємстві, в установі, організації, — є тимчасовим замісництвом».

Тож, звідси висновується, що виконання рядовим бухгалтером обов’язків головного як керівника відділу (тобто з відповідальнішої посади) слід оформлювати саме як тимчасове замісництво (заступництво). Проте постає запитання: хто виконуватиме обов’язки рядового бухгалтера, адже під час заступництва він звільняється від їх виконання?

Брати додаткову штатну одиницю за строковим трудовим договором, погодьтеся, теж не вихід… Ми, зі свого боку, дотримуємося позиції, що все ж за таких обставин можливими є обидві форми організації праці. Зрештою, чинне законодавство жодних обмежень стосовно цього не встановлює. Немає в ньому й норм, які б зобов’язували виконання обов’язків відсутнього працівника за більш відповідальною посадою оформлювати лише як тимчасове заступництво.

Тож, гадаємо, якщо ви маєте бажання, то вправі обрати таку форму організації праці, як виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Документальне оформлення

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера покладають на іншого працівника на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства. Виданню такого наказу може передувати подання (клопотання, доповідна чи службова записка) головного бухгалтера із зазначенням бажаної кандидатури на таку посаду.

Обираючи з-поміж працівників особу, яка виконуватиме обов’язки головбуха, слід узяти до уваги рівень знань і професійної підготовки такої особи — їх має бути достатньо, аби впоратися з виконанням додаткової та відповідальної роботи. Крім того, напередодні відпустки головбуха радимо оформити акт приймання-передачі справ від головбуха до бухгалтера, який виконуватиме його функції, й обов’язково ознайомити останнього з посадовими обов’язками головбуха.

У загальному випадку виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника допускається лише за згодою працівника. Винятком є ситуація, коли безпосередньо посадовою інструкцією передбачене виконання обов’язків іншого працівника на час його відсутності. У такому разі ці обов’язки належать до трудової функції працівника й виконуються без видання окремого наказу та без доплати (відповідне роз’яснення розміщене на офіційному веб-сайті Управління Держпраці в Кіровоградській області (далі — Роз’яснення Управління Держпраці в Кіровоградській області)).

Працівник надає свою згоду на виконання обов’язків головбуха шляхом проставлення помітки про згоду в проекті наказу керівника чи, скажімо, шляхом написання заяви (див. зразок 1). Потім керівник підприємства видає відповідний наказ (див. зразок 2).

Зразок 1

Зразок 2

До речі, у наказі (у додатку до нього) можна визначити перелік функцій, які тимчасово має виконувати працівник. Адже останньому не обов’язково (а часто й неможливо) доручати всі без винятку обов’язки головного бухгалтера.

Чи може керівник прийняти рішення про покладення на працівника додаткових обов’язків в односторонньому порядку?

Такі дії, ми вважаємо, слід розглядати як зміну істотних умов праці. Тож працівника слід попередити про очікувані зміни щонайменше за два місяці (ст. 32 КЗпП). Із цією метою, наприклад, можна заздалегідь оформити проект наказу про покладення обов’язків головбуха, ознайомивши з ним працівника під підпис.

Згодом, по закінченню двох місяців (чи більшого строку), видають наказ, за яким безпосередньо покладають на працівника додаткові обов’язки. Якщо працівник напише заяву про відмову виконувати такі обов’язки, з’являються підстави для його звільнення з роботи за п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП (відмова від продовження роботи у зв’язку зі зміною істотних умов праці).

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в табелі обліку використання робочого часу не відображається, оскільки здійснюється протягом робочого часу поряд із виконанням обов’язків за основною посадою. Записи про виконання таких обов’язків до трудової книжки й особової картки № П-2 також не вносяться. Виконання обов’язків іншим працівником припиняється в день виходу на роботу працівника, обов’язки якого виконувалися. Окремий наказ про припинення виконання обов’язків не видається (Роз’яснення Управління Держпраці в Кіровоградській області).

Організація роботи за відсутності головбуха

Із першого дня відпустки до виходу на роботу головного бухгалтера всі його обов’язки (якщо інше не передбачено наказом) виконує працівник, на якого їх покладено наведеним вище наказом. Це стосується і організаційно-розпорядчих функцій як начальника відділу бухгалтерії, і виконавчих (як-то: складання та підписання звітності, первинних документів, участь у проведенні інвентаризації тощо). Водночас працівник (у межах доручених йому обов’язків) нестиме тягар відповідальності головбуха, зокрема за порушення законодавства.

Завважимо: як висновується з роз’яснення фахівців ДФСУ, розміщеного в підкатегорії 119.06 системи «ЗІР», у разі призначення тимчасово виконуючого обов’язки головного бухгалтера контролерам необхідно подати заяву за формою № 1-ОПП із позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».

Нагадаємо, що вказана заява подається у 10-денний строк із дня виникнення змін в облікових даних платників податків (п. 9.3 р. ІХ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 р. № 1588). У нашому випадку 10-денний строк слід відліковувати починаючи з першого дня відпустки головного бухгалтера (тобто з дня, з якого його обов’язки наказом керівника були покладені на іншого працівника).

Окрім того, для можливості підписання тимчасово виконуючим обов’язки головного бухгалтера документів в електронній формі керівникові слід подати на бухгалтера (який тимчасово виконуватиме обов’язки головбуха) посилений сертифікат відкритого ключа (відповідне роз’яснення фіскалів розміщене в підкатегорії 135.03 системи «ЗІР»).

Щодо інших органів, куди тимчасово виконуючому обов’язки головного бухгалтера доведеться подавати заяви, звітність абощо (скажімо, до Держстату), радимо до відповідних документів додавати копію наказу, яким особу вповноважено виконувати обов’язки тимчасово відсутнього головбуха.

Найімовірніше, тимчасово виконуючому обов’язки головного бухгалтера доведеться мати справу й із банківськими документами. У такому випадку нову картку зі зразками підписів складати не потрібно.

Так, згідно з п. 18.15 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492 (далі — Інструкція № 492), до банку достатньо подати тимчасову картку лише зі зразком підпису особи, яка тимчасово виконує обов’язки головного бухгалтера. Така картка має бути засвідчена нотаріально. У населених пунктах, де немає нотаріальних контор або приватних нотаріусів, картки засвідчують уповноважені на це посадові особи органів місцевого самоврядування (п. 18.11 Інструкції № 492).

Альтернативний варіант — тимчасово замінити особу, уповноважену проставляти другий підпис. У такому випадку до банку необхідно подати картку тільки зі зразком підпису тимчасово вповноваженої особи із зазначенням строку її дії та копію відповідного документа (наказу), що підтверджує ці повноваження. Зазначена тимчасова картка засвідчується підписом керівника та головного бухгалтера, відбитком печатки (за наявності), і додаткового засвідчення не потребує (п. 18.16 Інструкції № 492). Такий варіант є привабливим, оскільки не передбачає відвідування й оплати послуг нотаріуса. Однак завважте: оформити таку тимчасову картку з підписом бухгалтера треба встигнути, поки головбух не пішов у відпустку (адже відповідна картка має бути засвідчена його підписом).