Наразі форма авансового звіту затверджена Наказом № 841. Порядок заповнення такого звіту, на жаль, не містить чітких рекомендацій щодо того, як заповнювати окремі графи. А тому доволі часто виникає низка запитань. Як заповнюється кожен рядок авансового звіту — розгляньмо далі
Форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження чи під звіт, — його ще називають авансовий звіт — затверджено наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841 (далі — Наказ № 841). Порядок заповнення авансового звіту, затверджений Наказом № 841 (далі — Порядок № 841), повторює загальні норми п. 170.9 ПКУ щодо строків подання авансового звіту й особливостей оподаткування надміру витрачених грошових коштів.
Як же правильно заповнити авансовий звіт?
Передусім зазначимо: звіт складається платником податку (підзвітною особою), що отримав(ла) такі кошти на підприємствах усіх організаційно-правових форм або в самозайнятої особи (абз. 1 п. 6 Порядку № 841).
Згідно з абз. 2 п. 6 Порядку № 841, фізособа, котра отримала грошові кошти на відрядження чи під звіт, заповнює всі поля авансового звіту, окрім полів, котрі заповнює особа, що надала такі грошові кошти:
- поле «Звіт перевірено»;
- поле «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
- бухгалтерських проводок;
- розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернені витрачені кошти на відрядження або під звіт;
- поле «Звіт затверджено», де проставляє свій підпис керівник (податковий агент).
Тобто авансовий звіт має заповнювати підзвітна особа, а не бухгалтер підприємства. Наголошує на цьому, зокрема, Апеляційний суд Івано-Франківської області в ухвалі від 01.08.2013 р. у справі № 345/724/13-ц та Чернівецький окружний адмінсуд у постанові від 31.03.2015 р. у справі № 824/274/15-а.
Рекомендації щодо заповнення граф авансового звіту наведено в таблиці.
Таблиця
Особливості заповнення авансового звіту
|
№ |
Назва графи авансового звіту |
Хто заповнює |
Пояснення до заповнення |
|
Лицьовий бік авансового звіту |
|||
|
1 |
Номер авансового звіту |
Підзвітна особа проставляє номер згідно із журналом (відомістю) реєстрації авансових звітів, який ведеться в бухгалтерії |
Як правило, авансові звіти нумеруються послідовно в міру їх надходження до бухгалтерії. Тому доречно вести журнал для їх реєстрації чи аналітичну відомість реєстрації в електронному вигляді, де фіксувати, зокрема, дані про номер авансового звіту, особу, що його склала, куди було відрядження, на який період, дату прийняття звіту бухгалтерією, дату його затвердження, затверджену суму витрат, перевитрату чи залишок, а також робити відмітку про їх погашення. Наголошують на цьому й судові органи. Так, Ленінський районний суд у м. Запоріжжі в рішенні від 10.09.2014 р. у справі № 334/4562/14-ц зазначив: «кожен наступний авансовий звіт нерозривно пов'язаний із попереднім та даними бухгалтерського обліку підприємства, містить інформацію про хронологію видачі, звітування та повернення коштів» |
|
2 |
Дата складання авансового звіту |
Підзвітна особа |
Зазначається фактична дата складання авансового звіту. Цей реквізит має збігатися з датою подання авансового звіту, проставленою бухгалтером на відривній частині (Розписка). Оскільки саме дата, указана на відривній частині авансового звіту, засвідчує — вчасно чи ні було відзвітовано про використання підзвітних коштів |
|
3 |
«Найменування податкового агента» |
Підзвітна особа |
Указують найменування юрособи чи самозайнятої особи, яка надавала грошові кошти під звіт. Зазначаючи найменування, варто зважати на загальні правила щодо формування назв. Нагадаємо Найменування юрособи складається з організаційно-правової форми та назви. Наприклад: ТОВ «Сопілка». Можна також указувати скорочене найменування, якщо воно передбачено установчими документами юрособи. Детальніше щодо правил зазначення найменування суб’єкта господарювання читайте в матеріалі «Назва підприємства, від імені якого складено документ як один з обов’язкових реквізитів первинного документа» газети № 31/2015 |
|
4 |
«Код за ЄДРПОУ» |
Підзвітна особа |
Указують код ЄДРПОУ юрособи — податкового агента. Якщо грошові кошти під звіт видавала самозайнята особа, то зазначається її податковий номер (або серія та номер паспорта, якщо така самозайнята особа відмовилася від ідентифікаційного номера). Останнім часом трапляється, що контролери прискіпливо ставляться до авансових звітів, у яких код ЄДРПОУ вказано в одній клітинці, а не кожна цифра в окремій клітинці. Зазначимо, що такі вимоги перевіряючих є неправомірними. Пояснімо. Відповідно до п. 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88, первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. При цьому допускається, що документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм. Тобто, вважаємо, що немає підстав визнати документ таким, що складений неправильно, якщо дотримано всіх обов’язкових реквізитів затвердженої форми бланка, однак один із них трішки видозмінений, аніж на затвердженому бланку. Головне, аби такий реквізит був. І код ЄДРПОУ вказується, а тому це не порушує цілісності всієї інформації, яка має бути в такому звіті |
|
5 |
«Відділ»/«Посада», «Цех»/«Професія» |
Підзвітна особа |
Зазначають місце роботи (відділ, цех) і посаду (професію) особи, якій видали грошові кошти під звіт |
|
6 |
«П.І.Б.» |
Підзвітна особа |
Зазначають повністю прізвище, ім’я та по батькові підзвітної особи (відповідно до її паспортних даних) |
|
7 |
«Податковий номер (серія і номер паспорту*)» |
Підзвітна особа |
У цьому реквізиті наводять номер облікової картки підзвітної особи чи її серію та номер паспорта, якщо така особа через свої релігійні переконання відмовилася від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків (має відповідну відмітку в паспорті) |
|
8 |
«Призначення авансу» |
Підзвітна особа |
Зазначають, на які цілі видавалися грошові кошти під звіт. Наприклад: «На відрядження», «На господарські потреби», «На придбання канцтоварів» тощо |
|
9 |
«Залишок попереднього авансу/Перевитрата» |
Підзвітна особа |
У цій графі вказують (за наявності) суму попереднього авансу (у гривнях із копійками), не поверненого на дату складання авансового звіту, або не погашену станом на таку дату суму перевитрати, про яку вже було відзвітовано. Якщо немає ані залишка попереднього авансу, ані перевитрат, то ці графи прокреслюються |
|
10 |
«Одержано (від кого, № та дата)» |
Підзвітна особа |
Зазначають суму отриманого авансу, а також спосіб, яким такий аванс було отримано (видано з каси, перераховано на особистий картковий рахунок або знято за допомогою корпоративної платіжної картки). Якщо грошові кошти видають із каси на підставі видаткового касового ордера, то запис може бути таким: «Із каси за ВКО № 45 від 05.08.2015 р.». Якщо грошові кошти було перераховано на особистий картковий рахунок, то слід указати дату й номер платіжного доручення. У разі ж якщо грошові кошти знято за допомогою корпоративної платіжної карти, то необхідно зазначити номер рахунка й документ, що підтверджує факт зняття готівки. Зверніть увагу Передавання підзвітних коштів одним працівником іншому забороняється. Наголошує на цьому й Чернівецький окружний адмінсуд у постанові від 31.03.2015 р. у справі № 824/274/15-а |
|
11 |
«Сума (грн, коп.)» |
Підзвітна особа, а в окремих випадках — за допомогою бухгалтера |
Якщо йдеться про видачу грошових коштів під звіт у гривнях, то зазначається цифрою сума виданих грошових коштів у гривні з копійками. Якщо під звіт видавалась іноземна валюта (наприклад, на закордонне відрядження), то з форми звіту напрошується — складати авансові звіти потрібно лише в нацвалюті — гривнях. Тобто всі витрати у валюті потрібно переводити в гривню за офіційним курсом (крос-курсом) НБУ. А це правильно зробить лише бухгалтер, зважаючи на правила п. 5 П(С)БО 21. Тому, перш ніж заповнювати таку графу, підзвітній особі варто звернутися до бухгалтера за допомогою. Окрім того, підтвердні документи містять суми понесених витрат у відрядженні в інвалюті. Оскільки аванс видавався в іноземній валюті, цілком логічно буде в цій графі через дріб зазначати суму грошових коштів у гривнях і в тій валюті, у якій видавалися грошові кошти під звіт. Наприклад: 45654,85 грн Якщо на закордонне відрядження видавалися грошові кошти в декількох валютах (наприклад, у гривнях і євро), то сума виданих грошових коштів відображається окремо за кожною валютою |
|
12 |
«Усього отримано» |
Підзвітна особа |
Зазначають загальну суму виданих грошових коштів під звіт. Зверніть увагу Доволі цікава ситуація складається, якщо підзвітній особі видають грошові кошти в декількох валютах (наприклад, у гривнях, доларах США та в євро). У будь-якому разі загальний підсумок отриманих грошових коштів повинен відображатись у гривнях (інвалюту перераховують за курсом НБУ на дату видачі грошових коштів). Однак, як показати в загальному підсумку суму інвалюти? Як варіант, можна записати таким чином: «65452,00 грн (у т.ч. 1000 дол. США та 500 євро)» Проте, зважаючи на те що чітких правил заповнення авансового звіту не затверджено, зазначення просто загальної суми отриманих грошових коштів у гривнях (без уточнення «у т.ч.») — не буде помилкою, оскільки решта даних зазначається на зворотному боці авансового звіту |
|
13 |
«Витрачено» |
Підзвітна особа |
У цій графі вказують фактично витрачену суму коштів на підставі підтвердних документів. Ця сума повинна дорівнювати показнику з рядка «Усього» зворотного боку авансового звіту |
|
14 |
«Залишок» |
Підзвітна особа |
Указують суму авансу, яка лишилася невикористаною. Цю суму підзвітна особа повинна повернути в касу (або на поточний рахунок особи, котра видавала грошові кошти під звіт) у чітко встановлені строки. Важливо Невикористаний залишок грошових коштів, виданих під звіт, працівник (фізособа) має повернути в касу чи зарахувати на банківський рахунок підприємства, яке видало такі грошові кошти, до або під час подання авансового звіту (пп. 170.9.2 ПКУ) |
|
15 |
«Залишок унесений в сумі___» |
Бухгалтерія |
Тут указують суму залишка грошових коштів, яку підзвітна особа повернула, а також спосіб їх повернення (на поточний рахунок або в касу) |
|
16 |
«Перевитрата» |
Підзвітна особа |
Зазначають суму фактичних витрат (підтверджених документально), яка перевищує суму виданого авансу та підлягає компенсації |
|
17 |
«Перевитрата видана в сумі ___» |
Бухгалтерія |
У цій графі зазначають суму фактичних витрат (підтверджених документально), які перевищують суму виданого авансу, що компенсуються підзвітній особі. А також зазначають — на підставі якого документа було повернено такі грошові кошти |
|
18 |
Дата і підпис |
Бухгалтерія |
Ставиться дата повернення залишка (видачі перевитрати) і підпис бухгалтера |
|
19 |
«Додаток __ документів» |
Підзвітна особа |
Указують кількість підтвердних документів, які підзвітна особа додає до авансового звіту |
|
20 |
«Звіт затверджено в сумі» |
Керівник |
Указується прописом сума фактично витрачених грошових коштів у відрядженні, яка відображається в облікових регістрах |
|
21 |
«Керівник (підпис)» |
Керівник |
Керівник підприємства (самозайнята особа) затверджує суму витрат за авансовим звітом своїм підписом. Відсутність такого підпису керівника може бути розцінено як порушення п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88. Наголошує на цьому, зокрема, Полтавський окружний адмінсуд у постанові від 19.03.2009 р. у справі № 2-а-10888/09 |
|
22 |
«Звіт перевірено» |
Бухгалтерія |
Зазначається сума фактичних витрат у відрядженні після перевірки всіх наданих підзвітною особою документів і вказаних на їх підставі сум в авансовому звіті. Тобто бухгалтерія повинна затвердити ті суми витрат, які підтверджені первинними документами. Адже, власне, авансовий звіт без наявності підтверджуючих розрахункових документів (як-от чеків, накладних тощо) не може бути свідченням використання коштів для господарських потреб підприємства та правомірності використання таких коштів. Наголошують на цьому й судові органи (див., приміром, ухвалу ВАСУ від 07.06.2012 р. у справі № 2а-8371/08/2070). Під час перевірки авансового звіту особливу увагу слід приділити дотриманню підзвітними особами встановлених строків складання й подання до бухгалтерії відповідних звітів, своєчасності повернення до каси підприємств залишка невикористаних коштів (одночасно з відповідним звітом), наявності оригіналів підтвердних документів, їх погашенню тощо. При цьому завважте, що подання звітів про використання коштів із порушенням установлених строків може дозволятися лише у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи чи за інших обставин, що мають документальне підтвердження (п. 7.39 Положення № 637). Однак в індивідуальній податковій консультації від 13.05.2017 р. № 175/5/99-99-13-02-03-16/ІПК ДФС переконує, що пп. «а» пп. 170.9.2 ПКУ не передбачено перенесення строку подання працівником Авансового звіту та повернення суми надміру витрачених коштів, отриманих таким працівником на відрядження, у разі його тимчасової непрацездатності. Під час перевірки правильності оформлення видачі готівки під звіт як на відрядження, так і на інші потреби, установлюється достовірність підтвердних документів, що додаються до звітів про використання коштів. Саме про такий порядок перевірки зазначає Тернопільський окружний адмінсуд у постанові від 18.01.2016 р. у справі № 819/3514/15 |
|
23 |
«Дата» «Бухгалтер_______» |
Бухгалтерія |
Зазначають дату перевірки авансового звіту та підпис бухгалтера, який його перевірив |
|
24 |
«Дебет/Кредит» |
Бухгалтерія |
Після перевірки авансового звіту бухгалтер зазначає рахунки бухобліку, на яких відображатимуться витрати, понесені у відрядженні за авансовим звітом, і суму таких витрат |
|
25 |
«РОЗПИСКА» |
Бухгалтерія |
Бухгалтер, який отримав авансовий звіт, заповнює розписку про те, що він прийняв звіт для проведення перевірки (саме дата, указана в розписці, вважається датою подання авансового звіту). Тут зазначаються: П.І.Б. підзвітної особи, дата отримання авансового звіту, сума грошових коштів, витрачена підзвітною особою, а також кількість оригіналів підтвердних документів, які було прикріплено до авансового звіту. Розписка скріплюється підписом бухгалтера. Розписка є для підзвітної особи документом, що підтверджує своєчасність подання авансового звіту (див., зокрема, рішення Ленінського районного суду в м. Запоріжжі від 10.12.2015 р. у справі № 334/12329/14-ц) |
|
25 |
Розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження чи під звіт |
Бухгалтерія |
За наявності надміру витрачених грошових коштів, не повернених підзвітною особою в установлені строки (або не підтверджених документально чи підтверджених неналежним документом), бухгалтер повинен після нарахування всіх виплат за звітний місяць розрахувати й утримати ПДФО та військовий збір (оскільки для військового збору не передбачено окремого поля, доведеться цю інформацію вписувати в авансовий звіт додатково). Такий розрахунок унизу підписує бухгалтер, що його складає. Також зазначається дата складання розрахунку. Окрім того, підзвітну особу потрібно ознайомити під підпис із таким розрахунком. Про ознайомлення свідчать підпис підзвітної особи й дата проставлення підпису |
|
Зворотній бік авансового звіту |
|||
|
26 |
«Дата документа» |
Підзвітна особа |
Зазначають дату документа (розрахункового), що підтверджує факт оплати підзвітною особою послуг |
|
27 |
«Кому, за що і на підставі якого документа заплачено» |
Підзвітна особа |
Указується така інформація:
Окрім того, якщо такі витрати були понесені в інвалюті, то доречно буде звернутися за допомогою до бухгалтера та навести порядок перерахунку суми витрат з інвалюти в гривні |
|
28 |
«Сума (грн., коп.)» |
Підзвітна особа |
Як і у випадку заповнення графи «Сума», на лицьовому боці авансового звіту в заповненні цього рядка є певні особливості. Так, якщо витрати були понесені в гривні, то в цьому рядку зазначається сума понесених витрат із підтвердного документа. Якщо ж витрати були здійснені в інвалюті, то логічно буде тут через дріб зазначити суму витрат в іноземній валюті (із розрахункового документа) та її еквівалент у гривнях. Для цього потрібно буде детально прописати перерахунок витрат з інвалюти в гривні, який ми рекомендували навести в попередній графі |
|
29 |
«Дебет рахунку» |
Бухгалтерія |
Указується дебет рахунка, на який слід віднести витрати, здійснені підзвітною особою (Дт 23 (91, 92, 93, 94) |
|
30 |
«Усього» |
Підзвітна особа |
Зазначається загальний підсумок фактичних витрат, здійснених підзвітною особою у відрядженні. Ця сума повинна відповідати сумі грошових коштів, указаній у графі «Витрачено» на лицьовому боці авансового звіту |
|
31 |
«Підпис підзвітної особи»/«Дата» |
Підзвітна особа |
Своїм підписом підзвітна особа засвідчує правильність даних, унесених при заповненні авансового звіту, також указується дата складання авансового звіту. Такий підпис є обов’язковим реквізитом авансового звіту. Детальніше читайте в матеріалі «Особистий підпис особи, яка брала участь у здійсненні госпоперації, як один з обов’язкових реквізитів первинного документа» газети № 33/2015 |
Особливості складання авансового звіту для закордонних відряджень
Нюанси заповнення авансового звіту про витрачання коштів для закордонних відряджень полягають лише в тому, що, оскільки розрахунки в такому разі проводяться у валюті (про що свідчать чеки, квитанції й інші розрахункові документи), то й суми в авансовому звіті повинні вказуватись у такій валюті, і перерахунок у гривнях — зокрема, у полях «Одержано», «Витрачено», «Залишок», «Перевитрата», а також на зворотному боці авансового звіту. Решта граф авансового звіту заповнюється аналогічно — як і при відрядженнях по Україні. Тож наведена вище таблиця-підказка є універсальною, і в ній описано основні моменти, які стосуються в т.ч. і закордонних відряджень.
Разом з авансовим звітом подаються документи (в оригіналі), що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим розрахунком).
Під час заповнення авансового звіту про витрачання коштів на закордонне відрядження враховуємо також такі особливості:
1. По закінченню відрядження разом з іншими підтвердними документами працівник може подати документ, який підтверджує обмін валюти, у якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження (наприклад, долари на шекелі для здійснення розрахунків в Ізраїлі). Так, у цьому документі вказується курс валют, за яким такий обмін здійснювався. А тому виникає логічне запитання: за яким курсом відображати операцію в обліку — за курсом, зазначеним у документі про обмін валюти, чи за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту?
Для бюджетних установ (організацій) цей момент чітко прописаний в Інструкції про відрядження. У ній визначено: за відсутності підтвердних документів про обмін валюти, у якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження (у нашому випадку — долари США на шекелі) перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом НБУ на день затвердження авансового звіту (абз. 2 п. 19 р. ІІІ Інструкції про відрядження). А якщо такий документ є, відображати обміняну суму все ж доведеться за курсом валюти, зазначеним у цьому документі.
Аналогічний порядок можна використати й для госпрозрахункових підприємств. Тобто якщо працівник, приміром, в Ізраїлі обміняв долари на шекелі, то перерахунок таких грошових коштів доречно буде провести за курсом на дату обміну, указаним у документі, що підтверджує такий обмін. А якщо ж такого документа немає, то — за крос-курсом на день затвердження авансового звіту. Однак порядок перерахунку однієї валюти в іншу краще теж зафіксувати в розділі положення про відрядження підприємства, присвяченому закордонним відрядженням. Про це йшлося в матеріалі «Аванс на відрядження виданий в одній валюті, а витрачений — в іншій: як відзвітувати» газети № 157/2015.
2. Якщо під час відрядження витрачено декілька валют, то теоретично можливі 2 шляхи звітування:
1) можна скласти мультивалютний авансовий звіт, до якого одночасно вписати різні відрядні валюти (валюту авансу та валюту країни відрядження);
2) можна оформити два авансових звіти: один — фіксуватиме витрати (наприклад, у дол. США), другий — фіксуватиме витрати (приміром, у польських злотих). Погоджуємося, це нестандартний варіант, до якого всі звикли, але він не заборонений законодавством, хоча прямо й не передбачений. Тому якщо для когось такий спосіб зручніший, можна сміливо ним послуговуватися.
Пам’ятайте: в авансовому звіті інвалютні відрядні витрати потрібно фіксувати у відповідних валютах і дублювати в гривнях по відповідному курсу. На цьому моменті акцентувалась увага в матеріалі «Тонкощі використання інвалюти у відрядженні» газети № 99/2016.
Щодо використання корпоративної платіжної картки для закордонного відрядження, то цьому питанню присвячено такі матеріали: «Працівник у закордонному відрядженні розраховується гривневою корпоративною карткою: облік розрахунків» газети № 195/2016; «Працівник у закордонному відрядженні отримав інвалюту в банкоматі з гривневої корпоративної картки: облік розрахунків» газети № 194/2016; «Відряджений працівник отримав інвалюту в банкоматі в один день, а списання з рахунка відбулося в інший: особливості обліку» газети № 199/2016.
І наостанок — Зразок заповненого авансового звіту для закордонного відрядження.
Редакція газети
«Інтерактивна бухгалтерія»