У цьому матеріалі ми розповімо про процедуру реєстрації РРО в органах ДФС і розглянемо декілька практичних питань, пов’язаних із застосуванням касового апарата й проведенням готівкових розрахунків

Реєстрація РРО

Покрокова процедура реєстрації РРО схематично зображена на рисунку. Далі детальніше розгляньмо кожен з етапів.

Рис. Процедура реєстрації РРО

Етап 1 — ознайомлення з модифікацією РРО. Вибір моделі РРО залежить від того, у якій сфері він застосовуватиметься (торгівля, громадське харчування, сфера послуг, АЗС тощо). Перелік моделей РРО, які можна застосовувати під час здійснення розрахункових операцій (вони відповідають вимогам нормативно-правових актів і нормативних документів та пройшли державну сертифікацію), міститься в Державному реєстрі реєстраторів розрахункових операцій (чинний нині реєстр затверджено наказом ДФС від 17.02.2017 р. № 102).

У цьому ж реєстрі можна ознайомитися також зі сферою застосування тієї чи іншої моделі РРО, строком первинної реєстрації РРО.

Нагадаємо

Строк первинної реєстрації моделіграничний строк, до закінчення якого дозволяється реєструвати в органах державної податкової служби конкретні моделі, що раніше не були зареєстровані, який визначається згідно із строком дії сертифіката відповідності моделі з конкретною версією внутрішнього програмного забезпечення.

(пп. 2 п. 4 Положення про Державний реєстр реєстраторів розрахункових операцій,
затвердженого постановою КМУ
від 29.08.2002 р. № 1315)

Етап 2 — обираємо центр сервісного обслуговування РРО. Перед початком використання РРО потрібно укласти договір на його сервісне обслуговування Центр сервісного обслуговування (далі — ЦСО) — це суб’єкт господарювання, який за договором із постачальником надає послуги з уведення в експлуатацію, технічного обслуговування, гарантійного, післягарантійного ремонту РРО.

Про перелік рекомендованих ЦСО можна запитати в продавця РРО, органі ДФС за місцем реєстрації чи знайти контакти ЦСО в Інтернеті. Такої інформації в мережі більш ніж достатньо.

Етап 3 — реєстрація РРО в органі ДФС. Після укладення договору із ЦСО РРО потрібно зареєструвати в органі ДФС за основним місцем обліку суб’єкта господарювання як платника податків (п. 3 гл. 2 р. II Порядку № 547  )

  Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547.

Для цього до органу ДФС слід подати:

  • заяву про реєстрацію РРО за формою № 1-РРО;
  • копію документа, що підтверджує факт купівлі чи безоплатного отримання РРО у власність, іншого документа, що підтверджує право власності чи користування РРО;
  • копію документа на право власності чи іншого документа, що надає право на розміщення господарської одиниці, де використовуватиметься РРО;
  • копію паспорта (формуляра) РРО та копію паспорта модема (у разі застосування зовнішнього модема);
  • копію договору суб’єкта господарювання із ЦСО про технічне обслуговування та ремонт РРО.

Реєстраційна заява має бути підписана керівником суб’єкта господарювання або ФОПом із зазначенням дати подання. Усі розділи реєстраційної заяви підлягають обов’язковому заповненню, а копії документів мають бути завірені підписами керівника підприємства чи особисто ФОПом (п. 5 гл. 2 р. II Порядку № 547).

Важливо

ДФС вправі відмовити в реєстрації РРО з підстав, наведених у п. 8 гл. 2 р. II Порядку № 547. Повідомлення про відмову надсилається платнику податків не пізніше 2-х робочих днів із дати надходження реєстраційних документів.

Якщо підстави для відмови в реєстрації РРО відсутні — посадова особа контролюючого органу не пізніше 2-х робочих днів із дня надходження документів приймає рішення про можливість реєстрації РРО, формує та резервує фіскальний номер РРО в інформаційній системі ДФС (п. 10 гл. 2 р. II Порядку № 547).

Етап 4 — резервування фіскального номеру РРО. Фіскальний номер РРО автоматично формується в інформаційній системі ДФС при резервуванні фіскального номера, є єдиним для всього інформаційного простору України, не змінюється під час перереєстрації та зберігається до дати скасування його реєстрації.

Після резервування фіскального номера РРО посадова особа органу ДФС видає (надсилає на електронну адресу ЦСО) користувачу РРО довідку про резервування фіскального номера РРО за формою № 2-РРО. Ця довідка дійсна протягом 5-ти робочих днів (п. 13 гл. 2 р. II Порядку № 547).

Етап 5 — переведення РРО у фіскальний режим й опломбування. Поки діє довідка про резервування фіскального номера РРО (протягом 5-ти робочих днів із дня її отримання), платнику податків потрібно звернутися до ЦСО для переведення РРО у фіскальний режим і проведення опломбування РРО та його персоналізації. У результаті проходження таких процедур (які зазвичай тривають не більш ніж 3 дні) платник податку отримує від ЦСО:

  • акт уведення в експлуатацію РРО;
  • довідку про опломбування РРО.

Етап 6 (заключний) — отримання реєстраційного посвідчення. Поки діє довідка про резервування фіскального номера РРО, органу ДФС слід надати (отримані на попередньому етапі від ЦСО) копію довідки про опломбування РРО та акт введення його в експлуатацію (п. 14 гл. 2 р. II Порядку № 547).

Не пізніше наступного робочого дня орган ДФС проводить реєстрацію РРО шляхом унесення даних до інформаційної системи ДФС і надає суб’єкту господарювання реєстраційне посвідчення РРО за формою № 3-РРО, що засвідчує реєстрацію РРО в контролюючому органі.

Датою реєстрації РРО, яка зазначається в реєстраційному посвідченні, є дата, що відповідає даті внесення даних до інформаційної системи ДФС.

Важливо

Якщо не встигнути у відведений 5-денний строк пройти процедуру, описану в етапах 5 і 6, довідка про резервування фіскального номера вважатиметься недійсною, фіскальний номер буде скасовано, і потрібно буде повторно проходити зазначену вище процедуру.

Ось і все. РРО можна використовувати.

Інформацію про найменування держателя РРО, його податковий номер, дату реєстрації РРО, сферу його застосування тощо завжди можна перевірити на офіційному сайті ДФС у розділі «Інформація про РРО», увівши, зокрема, фіскальний номер РРО, який друкується на кожному чеку.

Поширені запитання

Наш касовий апарат раптово вийшов із ладу. Ми передали його на ремонт до сервіс-центру. Чи можемо ми на час ремонту видавати покупцям товарні чеки? Чи потрібно покупки за товарними чеками проводити через РРО після відновлення його роботи?

Якщо законодавство зобов’язує вас застосовувати РРО, то використовувати товарні чеки при розрахунках із покупцями заборонено.

Видаючи товарні чеки, підприємство порушує порядок оприбуткування готівки (п. 2.6 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637).

Тому під час виходу РРО з ладу, існує 2 варіанти проведення розрахункової операції (ст. 5 Закону про РРО  ):

  • з використанням резервного РРО за умови, якщо він був належним чином зареєстрований в органах ДФС (якщо електроенергія є, але робочий РРО вийшов із ладу);
  • з використанням розрахункової книжки, зареєстрованої в органах ДФС (у разі коли електроенергії немає чи відсутній резервний РРО).

  Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР.

Якщо на період виходу з ладу РРО розрахункові операції проводилися з використанням розрахункової книжки, після відновлення роботи РРО через нього необхідно провести всі суми розрахунків за час роботи з використанням розрахункової книжки, а також відповідно до контрольної стрічки (у випадку обнулення оперативної пам’яті) — за час роботи, що передував виходу РРО з ладу (п. 10 р. III Порядку № 547).

Порушення вказаних вимог загрожуватиме такими фінсанкціями:

1. за неоприбуткування готівки — у 5-кратному розмірі від неоприбуткованої суми (ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 р. № 436/95);

2. за невикористання при здійсненні розрахункових операцій розрахункової книжки — 340 грн (п. 3 ст. 17 Закону про РРО);

3. за проведення розрахункових операцій без використання розрахункової книжки на окремому господарському об’єкті такого суб’єкта господарювання (п. 1 ст. 17 Закону про РРО):

  • 1 гривня — за подібне порушення, учинене вперше;
  • 100% вартості проданих товарів (послуг) — за кожне наступне вчинене порушення.

Наше підприємство планує проводити розрахунки за товари від клієнтів за допомогою системи LiqPay, а замовлені товари відправляти поштою або кур’єрською службою. Чи слід нам застосовувати РРО та які документи надавати покупцям?

У разі передоплати продавець зобов’язаний вкласти в поштове відправлення касовий чек із відповідним зазначенням у ньому «передоплата товарів», а через РРО провести розрахунок з використанням режиму попереднього програмування «погашення кредиту». При цьому роздрукування розрахункового документа на РРО здійснюється на підставі виписки з банку. Така позиція фіскалів, розміщена в підкатегорії 109.02 системи «ЗІР». Водночас товар, на який установлено гарантійний строк, обов’язково повинен надсилатися в супроводі техпаспорта чи документа, що його замінює, з відповідними відмітками про дату продажу та найменування суб’єкта господарювання, який завіряється штампом (печаткою) і підписом.

Якщо оплата за товар здійснюється в момент отримання на поштовому відділенні, підтверджуючий документ про розрахунок зобов’язане видавати поштове відділення. У посилку продавцем вкладається видаткова накладна.

Отже, продавець повинен проводити розрахунок за товар через РРО у випадку здійснення покупцем передоплати.

Чи поширюється обмеження на готівкові розрахунки фізосіб у сумі 50 тис. грн на виплату фіндопомоги?

Так, поширюється.

Незважаючи на те що в п. 1 постанови Правління НБУ від 06.06.2013 р. № 210 ідеться про обмеження в розрахунках за товари (роботи, послуги), позиція НБУ із цього питання категорична: вимоги стосуються розрахунків за правочинами, предметом яких є будь-які матеріальні та нематеріальні блага, котрі можуть бути оцінені в грошовій формі, у тому числі розрахунків за договорами, пов’язаними з наданням чи поверненням позики (лист від 24.01.2014 р. № 11-116/3159). Така позиція була повторена фіскалами в листі від 21.07.2014 р. № 25/6/99-99-22-06-03-15/415. Тож ігнорувати ці роз’яснення не варто, та, надаючи або отримуючи фіндопомогу в рамках договору позики, слід дотримуватися добового обмеження розрахунків у розмірі 50 тис. грн.

Яку відповідальність передбачено для суб’єктів господарювання за перевищення граничного розміру готівкових розрахунків? Чи передбачена відповідальність для фізосіб-непідприємців?

За порушення готівкового обмеження з 01.09.2013 р. до підприємців і посадових осіб юрособи застосовують адміністративний штраф за ст. 16315 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КпАП) у розмірі від 100 до 200 НМДГ (1700–3400 грн). Аналогічні дії, учинені особою, яку протягом року вже піддавали адмінстягненню за згаданою статтею, призведуть до більш значущої санкції в розмірі від 500 до 1000 НМДГ (8500–17000 грн). Застосовують таку санкцію податківці (ст. 2342 КпАП) (лист ДФС від 19.12.2016 р. № 13583/М/99-99-13-04-02-14).

Адмінстягнення за ст. 16315 КпАП дозволено накладати не пізніше ніж через 2 місяці з дня вчинення правопорушення (ст. 38 КпАП).

Як бачимо, указаний штраф на фізосіб-непідприємців не накладають.

Однак лишається відкритим запитання: чи застосовуватимуть штраф за ст. 16315 КпАП до підприємства (підприємця) як отримувача понадлімітних готівкових коштів? Ми вважаємо, що відповідальність повинен нести лише платник (див. «Як працює обмеження на готівкові розрахунки фізосіб і як його оминути» газети  № 98/2013), але в податківців може бути стосовно цього інша думка. Тож радимо не приймати готівкових коштів на суму, що перевищує 50 тис. грн (від громадян) та 10 тис. грн (від суб’єктів господарювання).

Редакція

газети «Інтерактивна бухгалтерія»