Нова форма податкової накладної: з якої дати застосовувати і як заповнювати

Нова форма податкової накладної: з якої дати застосовувати і як заповнювати

З 1 березня 2014 року платники ПДВ муситимуть складати податкові накладні на «міндоходівських» бланках. До того ж змінилася не лише форма, але й правила її заповнення…

Коли розпочинати використовувати нові бланки

Згідно з п. 4 наказу Міндоходів від 14.01.2014 р., цей нормативно-правовий акт набере чинності з першого числа місяця, що настає за місяцем його офіційного оприлюднення. За інформацією сайта «Офіційного вісника України», наказ планують опублікувати в цьому виданні 18.02.2014 р. Таким чином, уже зараз можемо передбачити: нові форма податкової накладної та Порядок заповнення податкової накладної (далі — Порядок № 10) запрацюють 01.03.2014 р.

Зовнішній вигляд податкової накладної

По-новому представили таблицю для позначок у лівому верхньому куті податкової накладної (див. таблицю 1).

Таблиця 1

По-перше, тут з’явилося окреме поле для позначки про складання податкової накладної в електрон­ному вигляді (докладніше див. далі).

По-друге, поле «Підлягає реєстрації в ЄРПН» зробили незалежним від поля «Оригінал» (так було в мінфінівській формі). Тож тепер цю позначку слід ставити на будь-якому примірнику податкової накладної, яку належить реєструвати в Єдиному реєстрі:

• на оригіналі паперового документа, котрий надають покупцю;
• на копії паперового документа, який залишається в продавця.

Також позначка в цьому полі має відобразитися на електронній податковій накладній.

По-третє, з’явилося окреме поле для позначок у випадку складання податкової накладної, обидва примірники якої залишаються в продавця (раніше схожа графа була знову-таки пов’язана з полем «Оригінал» — тут інформували, що цей примірник залишається в постачальника). Саме в цій графі слід:

• зробити позначку «Х», що всі примірники залишилися в постачальника;
• позначити тип причини (коди наведено в п. 10 Порядку № 10).

Перелік ситуацій зазначено в п. 11 Порядку № 10, наприклад, постачання неплатникам ПДВ, експортні постачання тощо.

Інший вигляд має поле для номера податкової накладної (див. таблицю 2).

Таблиця 2

Поле між двома знаками «дріб» заповнюватимуть:

• сільгосппідприємства-спецрежимники згідно зі ст. 209 ПКУ. Вони ставлять тут число 2;
• тваринницькі підприємства, які не обрали сільгоспрежиму за ст. 209 ПКУ (п. 209.18 ПКУ). Вони під час постачання молока, худоби, птиці, вовни власного виробництва, а також молочних продуктів, молочної сировини та м’ясопродуктів, вироблених у власних переробних цехах, фіксують число 3;
• переробні підприємства, на які поширюється п. 1 підрозділу 2 р. XX ПКУ. У разі постачання молока, молочної сировини та молочних продуктів, м’яса та м’ясопродуктів, іншої продукції переробки тварин, закуплених живою вагою (шкури, субпродукти, м’ясокісткове борошно), тут записують число 4.

А от частина поля для номера після останнього «дробу» призначена тепер лише для номера філії, уповноваженої складати податкові накладні.

Зі вступної частини податкової накладної прибрали поля для номера свідоцтва платника ПДВ — це данина новаціям у ПКУ, які запрацювали 01.01.2014 р.

Особа, яка складає податкову накладну, має поставити поряд із підписом та прізвищем ініціали (поки що діюча «мінфінівська» форма не вимагала такої деталізації).

З іншого боку, як і в старій формі податкової накладної, у новій достатньо додаткових реквізитів, які не названо обов’язковими в п. 201.1 ПКУ: тут і номери телефонів, і місцезнаходження (податкова адреса) покупця, і номер та дата цивільно-правового договору…

Вигляд додатка 1 (постачання частки товару/послуги, яка не містить відокремленої вартості)

Одна змістовна поправка: особа, яка складає додаток, має зазначати свої ініціали й прізвище, а також ставити підпис. Раніше про ініціали не йшлося. До того ж у назвах граф додатка 1 декілька коректорських правок.

Вигляд додатка 2 (розрахунок коригування)

У «шапці» розрахунку коригування ми бачимо новації, подібні змінам у вступній частині податкової накладної. Тут переробили форму таблиці для позначок у лівому верхньому куті, а також формат номера розрахунку (а ще з’явилося окреме поле між знаками «дріб» для позначення спеціального виду діяльності). Окрім цього, вступна частина зазнала невеличких редакційних змін.

Особа, яка складає розрахунок коригування, має поставити (поряд зі звичними датою, підписом та прізвищем) власні ініціали.

Про електронну форму податкової накладної

У Порядку № 10 (п.п. 2, 18, 20) контролери закріпили право постачальника оформлювати податкову накладну та розрахунок коригування в електронному вигляді (п. 201.1 ПКУ). Але нагадаємо: обирати спосіб оформлення податкової накладної — паперовий чи електронний — право покупця. Крім того, податкова накладна в електрон­ному вигляді має бути зареєстрована в Єдиному реєстрі податкових накладних. Якщо обидві умови виконано, то паперовий документ можна не готувати.

У п.п. 7, 8 Порядку № 10 чітко дають зрозуміти: податкові накладні в електронній формі реєструють у Єдиному реєстрі податкових накладних незалежно від суми ПДВ у них, а також наявності підакцизних або імпортних товарів.

Схожі правила діятимуть і під час оформлення розрахунку коригування — за загальним принципом порядки складання податкової накладної та розрахунку коригування однакові (п. 20 Порядку № 10). Контролери розповіли про один із нюансів, який може виникнути під час оформлення «електронного» розрахунку коригування: якщо домовитеся скласти коригування в електронній формі до податкової накладної, котру раніше не реєстрували в Єдиному реєстрі податкових накладних, доведеться зареєструвати в Єдиному реєстрі «початкову» податкову накладну.

Про вирівнювання реквізитів

Новий поштовх інтересу контролерів до… вирівнювання реквізитів податкової накладної може спричинити останній абзац п. 2 та передостанній абзац п. 3 Порядку № 10:

• «Реквізити заголовної частини податкової накладної, які містять числові значення (індивідуальний податковий номер, номер телефону), вирівнюються по правій межі поля та не повинні містити жодних інших знаків та символів»;
• «Якщо порядковий номер, що зазначається в першій частині, чи числовий номер філії (структурного підрозділу), що зазначається в третій частині порядкового номера податкової накладної, мають меншу кількість знаків, ніж кількість відведених для цього клітинок, такі номери вирівнюються по правій межі поля, а решта клітинок не заповнюється».

Про крапки в датах та інші знаки в реквізитах

Старий порядок заповнення податкової накладної визначав певний формат заповнення реквізиту лише для дати складання податкової накладної. І хоча контролери апелювали до застосування такого правила й стосовно дати в гр. 2 (дата виникнення податкового зобов’язання) табличної частини податкової накладної, вони погоджувалися: наявність крапок тут «…не є підставою для визначення порушень в написанні дати такої податкової накладної» (підкатегорія 101.19 «ЗІР»¹).

Тепер відсутність будь-яких знаків — вимога, котра стосується заповнення всіх дат у податковій накладній (п. 3 (дата складання), п. 4 (дата договору), пп. 1 п. 14 (дата виникнення податкового зобов’язання)) Порядку № 10. Тож стежте за правильним форматом: 01032014 — це 1 березня 2014 року. І без варіантів…

Табу наклали на будь-які «зайві» знаки чи символи (і навіть пробіли в числових кодах) у податковій накладній:

• жодних зайвих символів не має бути в числових значеннях заголовної частини податкової накладної (п. 2 Порядку № 10);
• у клітинках порядкового номера податкової накладної та числового номера філії (структурного підрозділу), що не заповнюються, нулі, прочерки та інші знаки чи символи на ставлять (п. 3 Порядку № 10);
• у полі «тип причини» у таблиці у верхній лівій частині податкової накладної нулі, прочерки, інші знаки чи символи не пишуть — лише вказують коди, визначені в п. 10 Порядку № 10;
• код товару згідно з УКТ ЗЕД зазначають суцільним порядком без будь-яких розділових знаків (пробілів, крапок тощо) (пп. 3 п. 9 Порядку № 10);
• у клітинках, які не підлягають заповненню, нулі, прочерки, інші знаки чи символи не фіксують (останній абзац п. 14 Порядку № 10).

Про новий ІПН для покупців

Сам номер уже відомий широкому загалу платників ПДВ — це умовний ІПН «400000000000». Але раніше його застосовували тільки для позначення постачальників — неплатників ПДВ: якщо товари/послуги придбавали в особи, котра не зареєстрована платником ПДВ (крім купівель у нерезидента), у графі 7 р. II реєстру виданих та отриманих податкових накладних відображають «400000000000» (п. 2 р. IV Порядку ведення реєстру виданих та отриманих податкових накладних, затвердженого наказом Міндоходів від 25.11.2013 р. № 708). А от коли йшлося про покупця-неплатника, у податковій накладній ставили просто нуль (п. 101.19 Бази знань).

Тепер ІПН 400000000000 слід зазначати в полі ІПН покупця в податкових накладних у разі (п. 11 Порядку № 10):

• постачання неплатнику податку (тип податкової накладної — 02);
• постачання товарів/послуг у рахунок оплати праці фізичним особам, які перебувають у трудових відносинах із платником податку (тип — 03);
• постачання в межах балансу для невиробничого використання (тип — 04);
• ліквідації основних засобів за самостійним рішенням платника податку (тип — 05);
• переведення виробничих основних засобів до складу невиробничих (тип — 06);
• експортних постачань (тип — 07);
• постачання для операцій, які не є об’єктом обкладення податком на додану вартість (тип — 08);
• постачання для операцій, які звільнені від обкладення податком на додану вартість (тип — 09);
• визначення під час анулювання реєстрації платника податку податкових зобов’язань за товарами/послугами, необоротними активами, суми податку за якими були включені до складу податкового кредиту та не були використані в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності (тип — 10).

Як і раніше, покупці — отримувачі послуг від нерезидента (тип — 14) указуватимуть умовний ІПН продавця 300000000000 (для використання в госпдіяльності для оподатковуваних постачань) або 200000000000 (для використання не для госпдіяльності або ж для постачання послуг за межами України).

«Невизначеними» лишаються ще податкові накладні, які складено:

• на суму перевищення звичайної ціни над фактичною (у разі здійснення контрольованих операцій) (тип — 01);
• за щоденними підсумками операцій (тип — 11);
• на вартість безоплатно поставлених товарів/послуг, обчислену виходячи із рівня звичайних цін (у разі здійснення контрольованих операцій) (тип — 12);
• унаслідок використання виробничих або невиробничих засобів, інших товарів/послуг не в господарській діяльності (тип — 13).

Порядок № 10 не пояснює, чи потрібно і в них у полі ІПН покупця вказувати 400000000000. А нинішні рекомендації контролерів різні. Наприклад, у підкатегорії 101.19 Бази знань:

• для податкової накладної за щоденним підсумком операцій радять зазначати нуль. Примітно, що для обґрунтування свого висновку контролери проводять аналогію з податковими накладними, оформленими на постачання неплатникам ПДВ (тобто тим, на яких із 1 березня повинен зазначатися ІПН покупця 400000000000). Тож маємо дилему із заповненням реквізиту з першого весняного дня: чи то по-старому вписувати нуль, чи то додумати за контролерів — вписати 400000000000…;
• для «звичайноцінових» податкових накладних — реквізити власне платника ПДВ. Тут узагалі жодних паралелей або ж посилань — правило виникло немов нізвідки…

Поява нового коду має відобразитися:

• з 1 березня на веденні реєстрів податкових накладних. Адже в гр. 6 р. I реєстру виданих й отриманих податкових накладних постачальник фіксує ІПН покупця. І таким ІПН буде 400000000000;
• на заповненні додатків Д5 (розшифровка контрагентів) та Д6 (довідка про пільгові операції), починаючи з додатків до БЕРЕЗНЕВОЇ Декларації з ПДВ. Пояснімо. Постачання неплатникам ПДВ й інші постачання, де немає покупця з певним ІПН, зараз проходять у рядках «Інші» р. I додатка Д5. Оскільки з 1 березня 2014 року низка постачань буде пов’язана з умовним ІПН покупця 400000000000, то такі постачання потрібно буде групувати в рядку із зазначенням саме такого ІПН. Аналогічні новації відбудуться в додатку Д6 до декларації за березень 2014 року: оскільки в ньому також слід розписувати постачання (пільгові) за ІПН покупців, то поява нового умовного ІПН спричинить і групування таких постачань у рядку з ІПН «400000000000» (зараз використовують рядок «Інші»).

Про виписку підсумкових податкових накладних

Міндоходів розширило перелік випадків, у яких дозволено оформлювати такий документ (п. 12 Порядку № 10). До звичних розрахунків готівкою з кінцевим споживачем-неплатником ПДВ додали: «розрахунки за які проводяться… через банківську установу чи платіжний пристрій (безпосередньо на поточний рахунок постачальника)».

Формально оплата кінцевим споживачем вартості товару/послуги через установу банку має безготівковий характер для отримувача (п. 2.5 гл. 2 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637). Тож і виписувати податкову накладну за щоденним підсумком постачальник не мав права. Тепер контролери зглянулися на постачальників, які працюють із кінцевими споживачами — неплатниками ПДВ, і дозволили не тиражувати податкових накладних… Достатньо виписати одну на день. Акцентуємо: таке право з’явиться 1 березня…

Про кількість рядків у податковій накладній

У пп. 2 п. 14 Порядку № 10 контролери закріпили право постачальника збільшувати кількість рядків у податковій накладній, у разі якщо їх замало. Вони й раніше не були проти додаткових сторінок за умови постачання великої номенклатури, і навіть дозволяли вповноваженій особі підписувати й скріплювати печаткою останню сторінку (підкатегорія 101.19 «ЗІР»).

Про податкові накладні на послуги, які не мають кількісного вираження

Правила їх оформлення, імовірно, змінили. Пригадаємо порядок, який діє нині: якщо послуги не мають кількісних показників, а вимірюються лише у вартісному вираженні, у гр. 5 ставлять «грн», а у графі 6 указується: «послуга/проценти тощо».

У Порядку № 10 такого спецправила немає, натомість ознака «послуга» названа серед показників гр. 5 поряд із вартісним вимірником «грн» (пп.пп. 4, 5 п. 14 Порядку № 10):

«4) до графи 5 — одиниця виміру товарів/послуг — грн, шт., кг, м, см, м куб., см куб., л, послуга тощо;

5) до графи 6 — кількість (об’єм, обсяг) постачання товарів/послуг».

Зараз невідомо, який підхід під час складання таких податкових накладних чиновники вважатимуть правильним. Але згідно з викладеними в Порядку № 10 правилами в податкових накладних на постачання послуг без кількісного вираження, на нашу думку, можна в гр. 5 зазначити «послуга», в гр. 6 «1». Та взагалі все-таки бажано дізнатися думку контролерів.

Про кількість знаків після коми в ціні (графа 7)

Контролери й раніше рекомендували вказувати в цій графі число тільки з двома знаками після коми: «… містити цифрове значення, що має не більше двох знаків після коми. В окремих випадках, коли ціна (тарифи) затверджені відповідними рішеннями Уряду, у графі 7 податкової накладної може зазначатися числове значення з більшою кількістю знаків після коми» (підкатегорія 101.19 «ЗІР»). Зараз їхня рекомендація стала правилом, яке зафіксували в пп. 6 п. 14 Порядку № 10.

Про зведену податкову накладну

У п. 17 Порядку № 10 міндоходівці поряд із вже звичними умовами складання податкової накладної описали два правила оформлення. Обидва правила раніше вже звучали в Узагальнюючій податковій консультації щодо окремих питань складання зведеної податкової накладної, затвердженій наказом ДПСУ від 21.12.2012 р. № 1177.

По-перше, до зведеної податкової накладної не потрапляють суми попередньої оплати (авансу) — на такі кошти складають податкові накладні у звичайному порядку. З правилом погоджуємося.

По-друге, до гр. 2 зведеної податкової накладної слід записати… дату складання податкової накладної. Це правило доволі неоднозначне. Адже в названій графі має наводитися «дата виникнення податкового зобов’язання (постачання (оплати))». А дату виникнення податкового зобов’язання визначають за ст. 187 ПКУ. І в ній, звісно, немає ані натяку про можливість «перенести» дату визнання податкового зобов’язання внаслідок відтермінування складання податкової накладної. Утім такий (доволі вільний) порядок відтепер викладений у нормативно-правовому акті. Тож, сподіваємося, платників ПДВ не звинувачуватимуть у порушенні щодо виписки податкової накладної.

Про договір у розрахунку коригування

За п. 20 Порядку № 10, у розрахунку коригування слід указувати реквізити договору, за яким уносяться зміни. Таку пораду контролери надавали у відповіді в підкатегорії 101.19 Бази знань.