Як відомо, з 2021 року підприємці-єдинники (неплатники ПДВ) ведуть облік доходів у довільній формі.
Чи можна підприємцеві вести облік без первинки, пов’язаної з надходженням і продажем товарів, робіт, послуг?

Доволі часто підприємці-єдинники вважають, що можуть вести облік доходів без первинних документів, оскільки не знаходять безпосередніх указівок у чинному законодавстві. Насправді це хибне уявлення.

Вести первинний (оперативний) облік результатів своєї роботи зобов’язані всі суб’єкти господарювання на підставі ч. 8 ст. 19 ГКУ. Ця норма є імперативною (обов’язковою) і не надає жодних поступок підприємцям.

Крім того, пропонуємо уважніше ознайомитися з такими нормами ПКУ:

  • платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат й інших показників, пов’язаних з оподаткуванням, на підставі первинних й інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (абз. 1 п. 44.1 ПКУ);
  • платникам податків заборонено формувати показники декларацій на підставі даних, не підтверджених первинними й іншими документами (абз. 2 п. 44.1 ПКУ);
  • платники податків зобов’язані подавати первинні й інші документи з обліку доходів, витрат й інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування, на вимогу податкових органів (пп. 16.1.5 ПКУ).

Усе це сукупно обґрунтовує дуже серйозний підхід до наявності первинки.

Посилаючись на зазначені вище норми чинного законодавства, податківці невпинно повторюють, що, незважаючи на скасування типових форм книг обліку для підприємців, вони повинні вести облік на підставі первинних документів (зокрема, за придбаними товарами), а крім того, забезпечити їх належне зберігання. Тому інформація про місячні обсяги доходу, яку підприємці вносять до Книги обліку доходів/витрат довільної форми, має відповідати змісту первинних документів за відповідний період (див. роз’яснення ДПС).

Реквізити первинних документів

За загальним правилом, установленим ст. 9 Закону № 996, первинні документи повинні містити такі обов’язкові реквізити, як:

  • найменування суб’єкта господарювання, від імені якого складено документ;
  • назва документа (форми);
  • дата складання;
  • зміст й обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному вираженні);
  • посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення (для підприємця, у якого немає посади, оскільки він не наймана особа, достатньо підпису);
  • особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити, скажімо:

  • номер документа;
  • ідентифікаційний номер (або дані паспорта) підприємця;
  • номер документа-підстави для здійснення операцій тощо.

Отже, у своїй діяльності підприємці використовують стандартні первинні документи типової чи довільної форми, а саме:

  • накладні;
  • ТТН;
  • акти наданих послуг/виконаних робіт;
  • закупівельні акти;
  • інвойси.

Своєю чергою, у Листі № 24188 податківці звертають увагу на те, що підприємці, які не застосовують РРО, на вимогу покупця мають видавати чек, накладну або інший письмовий документ довільної форми, що засвідчує передання права власності на них від продавця до покупця.

Виручка в безготівковій формі

Отримання виручки в безготівковій формі підтверджує банківська виписка, яка названа первинним документом у ст. 336 р. І Переліку № 578/5. Погоджуються з таким тлумаченням і податківці. В УПК № 583 вони стверджують, що виписки з особових рахунків клієнтів є регістрами аналітичного обліку, містять записи про операції, здійснені протягом операційного дня, і є підтвердженням виконаних за день операцій та призначені для видачі або відсилання клієнтові.

Порядок, періодичність друку і форма надання виписок (у паперовій/електронній формі) з особових рахунків клієнтів визначає договір банківського рахунка, що укладається між банком і клієнтом під час відкриття рахунка (п. 62 Положення № 75).

Виручка в готівковій формі

Якщо вести мову про документи, що підтверджують отримання виручки в готівковій формі, радимо застосовувати розрахункову квитанцію за формою № РК-1 (додаток 3 до Положення № 13) або товарний чек.

Форма товарного чека законодавством не встановлена, тому його складають у довільній формі. За основу можна взяти форму фіскального чека ФКЧ-1, наведену в додатку 1 до Положення № 13, прибравши з неї реквізити щодо «фіскалізації», зокрема фіскальний номер. Реквізит «Фіскальний чек» замінюємо на «Товарний чек».

Зауважимо

На практиці деякі підприємці, що не зобов’язані застосовувати РРО, використовують прибуткові касові ордери (далі — ПКО) за формою № КО-1, наведеною в додатку 2 до Положення № 148, для приймання готівкової виручки, а покупцям видають квитанції до них. Ось цього робити ми не радимо. ПКО — це документ, призначений для підприємств. Підприємці не ведуть касової книги й не виписують ПКО, оскільки це не передбачено Положенням № 148 (див. роз’яснення ДПС із категорії 109.15 розділу Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.tax.gov.ua). Крім того, податківці під час перевірок схильні не визнавати квитанції до ПКО, видані підприємцем, належним доказом сплати продавцю вартості придбаного товару. Судова практика щодо цієї, скажімо так, надуманої проблеми, різноспрямована. Тому, якщо волієте уникнути спорів, виписуйте квитанції або товарні чеки

Відповідальність

Якщо підприємець не зберігає первинку в установлені ст. 44 ПКУ строки та не може надати її податківцям в межах здійснення податкового контролю, до нього буде застосовано штраф, визначений п. 121.1 ПКУ в розмірі 1020 грн, а в разі повторного порушення протягом року — 2040 грн.

Окремі вимоги висувають до тих підприємців-єдинників, які зобов’язані застосовувати РРО/ПРРО. Такі підприємці повинні вести облік товарів у місці продажу (господарському об’єкті) і продавати лише обліковані товари (п. 12 ст. 3 Закону № 265). Якщо під час перевірки буде виявлено реалізацію необлікованих товарів, до порушника застосують фінансову санкцію в розмірі подвійної вартості таких товарів за цінами реалізації, але не менш як 10 НМДГ (170 грн) (ст. 20 Закону № 265).

Проте прямі штрафи за відсутність первинки це ще не все. Побічно це може призвести до серйозніших наслідків. Наведімо претензії податківців, які найчастіше трапляються на практиці та висуваються під час перевірок.

1. Визнання товарів, на яких немає прибуткових документів, придбаних у фізособи. У такому разі за загальним правилом підприємець є податковим агентом, а отже — зобов’язаний нараховувати, утримувати та сплачувати до бюджету ПДФО від імені та за рахунок фізособи з виплачуваних йому доходів, вести податковий облік, подавати податкову звітність та нести відповідальність за порушення його норм (пп. 14.1.180 ПКУ).

З огляду на загальне правило за неутримання ПДФО під час виплати доходу громадянам до платників податків застосовують штрафні санкції, передбачені п. 1251.1 ПКУ, і на суму грошового зобов’язання, визначеного контролюючим органом за результатами податкової перевірки, нараховують пеню відповідно до пп. 129.1.1 ПКУ.

Звісно, довести факт придбання товарів у фізособи складно, тому податківці схильні вважати такі товари отриманими безоплатно та включати вартість таких товарів до доходів підприємця-єдинника на підставі п. 292.3 ПКУ, навіть незважаючи на відсутність письмових договорів дарування, як того вимагає зазначена норма ПКУ. Спори з податківцями призводять до судових розглядів, що забирає в підприємця час і гроші.

2. Підприємцю складно довести, за яким видом діяльності отримано дохід і за якою ставкою його обкладатимуть. Це особливо актуально для єдинників груп 1–2, обмежених певними видами діяльності, та може призвести до примусового переходу на загальну систему оподаткування, причому заднім числом, з усіма податковими наслідками.

3. У разі переходу підприємця на загальну систему без первинних документів не можна буде врахувати відповідні витрати для зменшення оподатковуваного доходу.

Нагадаємо

Для підприємців-загальносистемників об’єктом оподаткування є чистий оподатковуваний дохід, тобто різниця між загальним оподатковуваним доходом (виручка в грошовій та негрошовій формі) і документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю такої фізичної особи — підприємця (п. 177.2 ПКУ).

Радимо зважати на ці ризики та не ставитися до наявності первинних документів необачно. Ретельне ведення первинного обліку, безумовно, додасть підприємцеві роботи, але також захистить його від чималої кількості видимих і прихованих проблем.

Ольга ЦЕЛУЙКО,

консультант із питань бухгалтерського обліку й оподаткування

 

 

 

______________________________________________________________

ПРАВОВИЙ ГЛОСАРІЙ

ГКУ — Господарський Кодекс України.

ПКУ — Податковий кодекс України.

Закон № 265 — Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР.

Закон № 996 — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV.

Положення № 13 — Порядок подання звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), затверджене наказом Мінфіну України від 21.01.2016 р. № 13.

Положення № 75 — Положення про організацію бухгалтерського обліку, бухгалтерського контролю під час здійснення операційної діяльності в банках України, затверджене постановою Правління НБУ від 04.07.2018 р. № 75.

Положення № 148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

Перелік № 578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 р. № 578/5.

Лист № 24188 — лист ДФС «Щодо форми товарного чеку (квитанції) та оприбуткування готівки фізичними особами — підприємцями — платниками єдиного податку у книзі обліку доходів/книзі обліку доходів та витрат» від 20.07.2018 р. № 24188/6/99-99-14-05-01-15.

ОНК № 583 — Узагальнююча податкова консультація щодо використання банківських виписок як первинних документів, затверджена наказом ДПС України від 05.07.2012 р. № 583.