Вебинар на тему:

Командировка: новые суточные, документы, авансовый отчет

Вебинар в открытом доступе

Программа вебинара

Внимание! Трансляция вебинара по ссылке

1. Оформление документов на командировку: с чего начать:

  • Положение о командировке — важный локальный документ: что учесть и чем поможет;
  • ограничение расходов: как установить и уведомить работника;
  • смета расходов (справка-расчет) — обязателен для бюджетников, но можно использовать всем;
  • приказ о направлении в командировку: важные нюансы;
  • командировочное удостоверение: отменено, но используется.

2. Разрешенные расходы в командировке и подтверждающие документы:

  • размер суточных: разные суммы для разных категорий работников; сверхурочные, для бюджетников — с питанием и без;
  • расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах или в проездные документы, оплачиваются за счет суточных расходов;
  • транспортные расходы: дата выбытия (прибытия) не совпадает с датой командировки; предоставление транспортных услуг предпринимателем; использование такси; проезд в СВ-вагоне;
  • расходы на наем жилья: бронирование, оплата двухместного номера; один оплатил за всех; как считать сутки проживания; ограничения для бюджетников;
  • командировка на автомобиле: разрешенные расходы, арендованный и личный транспорт, безотлагательный ремонт, как подтвердить расходы горючего;
  • прочие расходы в командировке: служебные телефонные разговоры, бытовые услуги, оплата банковских услуг и т.п.

3. Аванс на командировку:

  • обязательно ли выдавать аванс: что грозит за невыдачу аванса;
  • выдача аванса: в какой сумме и когда; можно ли выдать одному работнику на группу работников, направляемых в командировку;
  • расчеты корпоративной карточкой;
  • гривневый аванс в загранкомандировке;
  • признание расходов, понесенных в загранкомандировке;
  • аванс выдан, а командировка не состоялась: болезнь работника или отмена командировки; когда нужно  вернуть аванс.

4. Авансовый отчет и расчетные документы:

  • расчетные документы для подтверждения расходов: на проживание; на проезд на всех видах транспорта; какие расчетные документы должен выдать предприниматель;
  • в какие сроки составляют отчет: наличные, личная и корпоративная карточки; аванс выдан на командировку и хознужды; болезнь работника;
  • какие расходы включают в авансовый отчет: сверхурочные суточные; расходы без подтверждающих документов; расходы в случае командировки на авто;
  • заполнение авансового отчета: анализируем каждый реквизит.

5. Излишне израсходованные средства и налогообложение:

  • какие средства являются излишне израсходованными: сверхурочные суточные; отсутствуют подтверждающие документы; превышение лимитов, установленных руководителем;
  • потеряны расчетные документы: как быть с расходами;
  •  условия освобождения от налогообложения расходов на командировку: связь с хоздеятельностью, расчетные документы, разрешенные расходы по пп. 170.9.1 НКУ;
  • налогообложение излишне израсходованных средств: база налогообложения, неденежный коэффициент, источник уплаты налогов, отражение в форме № 1ДФ.

6. Нестандартные ситуации и актуальные разъяснения:

  • командировка в выходные дни: как компенсировать дни выбытия и прибытия, приходящиеся на выходные;
  • командировка на работе по совместительству: какие особенности;
  • направление в командировку неработников: возможно ли; холдинг направляет в командировку работника с другого предприятия; можно ли компенсировать расходы предпринимателю, предоставляющему услуги по ГПД, или адвокату;
  • уплата налогов за счет предприятия: уплаченные суммы признаем дополнительным благом и еще раз облагаем;
  • актуальные разъяснения Минфина и Минсоцполитики.

 

(ответы на вопросы из семинара, проведенного 13.03.2018)

Расходы в командировках по Украине

Денежные средства на приобретение билетов на самолет под отчет не выдавались, а их стоимость была оплачена с текущего счета. Будет ли дополнительным благом для работника стоимость билетов, если он потерял посадочные талоны?

Перечень документов, которые необходимо предоставить для возмещения расходов на проезд воздушным транспортом, прописан в пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ и уточнен в письме ГФС от 31.03.2017 г. № 6758/6/99-99-13-02-03-15. Среди таких документов:

  • транспортный билет или электронный билет на перевозку воздушным транспортом;
  • посадочный талон (если его обязательность предусмотрена правилами перевозки), полученный при регистрации;
  • расчетный документ о приобретении.

Во время регистрации пассажиру самолета выдается посадочный талон, в котором указываются: его фамилия и имя, код IATA или код ICAO перевозчика, номер рейса, дата и время отправления, время окончания посадки в воздушное судно, номер выхода на посадку и номер посадочного места (при наличии) на борту (п. 7 р. Х Правил воздушных перевозок пассажиров и багажа, утвержденных приказом Мининфраструктуры от 30.11.2012 г. № 735).

Несмотря на то что средства уплачены с текущего счета, данные расходы связаны с командировкой. Поэтому посадочный талон обязательно нужен, ведь он подтверждает факт использования транспортного билета именно конкретным работником по назначению. При отсутствии посадочного талона налоговики могут расценить этот факт так, что расходы на приобретение билета не связаны с хоздеятельностью предприятия. Поскольку транспортный билет (посадочный талон) был именной и был выдан работнику, то налоговики потребуют обложить его стоимость как дополнительное благо.

Однако начиная с 15.09.2017 п. 12 р. ІІ Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59 (далееИнструкция № 59), дополнили новым абзацем, в котором прописали: в случае утраты, уничтожения или повреждения посадочного талона пассажира командированному работнику с разрешения руководителя могут быть возмещены расходы на приобретение электронного авиабилета — при условии предоставления оригинала справки авиаперевозчика, которой засвидетельствованы состояние заказа и статус электронного билета, приобретенного для отдельного пассажира, факт использования электронного билета полностью по определенному маршруту.

Таким образом, если работник предоставит данную справку, то ГФС, вероятнее всего, не будет требовать облагать стоимость билетов, ведь во всех разъяснениях относительно расходов в командировке она ссылается на нормы Инструкции № 59. При этом в положении о командировках стоит предусмотреть возможность для работника вместо посадочного талона предоставлять справку авиаперевозчика с необходимыми данными.

Работник принес электронные билеты на проезд автобусом. Какие документы он должен предоставить вместе с авансовым отчетом для возмещения расходов на их приобретение?

По мнению ГФС, формы электронных билетов на перевозку пассажиров и багажа и грузов автомобильным, авиационным, морским и речным транспортом законодательно не установлены, поэтому они не могут считаться расчетными документами согласно Закону № 265 (категория 109.10 системы «ЗІР»).

В связи с этим для подтверждения расходов на приобретение электронных билетов на автомобильный вид транспорта необходимо иметь следующий пакет документов:

  • оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме: платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетную квитанцию, выписку с карточного счета, квитанцию к приходному кассовому ордеру;
  • распечатку на бумаге части электронного билета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);
  • посадочный документ, перевозочный документ, распечатанный на бумажном носителе (транспортные билеты) (категория 109.10 системы «ЗІР»).

Таким образом, для подтверждения расходов по электронному автобусному билету к нему нужно обязательно приобщить оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции.

Работник отправился в командировку на своем автомобиле, предприятие возместило ему средства, потраченные на приобретение горючего для заправки авто. Будут ли считаться дополнительным благом средства, израсходованные на заправку горючим авто? Нужно ли при налогообложении применять неденежный коэффициент?

Во-первых, использование личного авто в командировке возможно в случае надлежащего его оформления, то есть путем заключения договора аренды автомобиля, ссуды или использования автомобиля с компенсацией.

Во-вторых, налоговики считают, что стоимость горючего, которое приобретается предприятием для эксплуатации автомобиля с целью исполнения работником служебных обязанностей, подлежит обложению НДФЛ и военным сбором (письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 23.01.2017 г. № 1244/10/26-15-13-01-12, категория 103.02 системы «ЗІР»).

Если командированному работнику расходы на заправку авто компенсировали согласно приказу руководителя как дополнительное благо в денежной форме, то нет оснований применять неденежный коэффициент.

Но если средства на приобретение горючего были выданы под отчет, и работник предоставил авансовый отчет с приобщенными расчетными документами, подтверждающими приобретение горючего (не возвращая подотчетные средства), то, учитывая позицию ГФС, данные расходы можно рассматривать как излишне израсходованные средства и, соответственно, при обложении НДФЛ нужно применять неденежный коэффициент с п. 164.5 НКУ.

Расходы в загранкомандировке

Работник отправился в загранкомандировку на служебном авто и остался там на несколько дней (есть приказ на отпуск). Могут ли возникнуть проблемы с возмещением расходов, связанных с приобретением горючего и эксплуатацией автомобиля?

Если командированный работник задержался в командировке на несколько дней, поскольку оформил отпуск, то сумму возмещенных расходов на проезд с места отдыха включают в его общий налогооблагаемый доход и облагают НДФЛ и военным сбором на общих основаниях (см. письмо ГФС от 22.01.2018 г. № 242/Ш/99-99-13-02-03-14/ІПК). Ведь одним из обязательных условий для освобождения расходов в командировке от налогообложения является связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия.

Если же работник использует служебное авто во время отпуска, то расходы на горючее для его заправки абсолютно не связаны ни с командировкой, ни с хозяйственной деятельностью предприятия, поскольку они понесены не в период командировки.

Таким образом, нет оснований возмещать расходы на приобретение горючего, понесенные по окончании срока командировки.

Работник уехал в загранкомандировку на своем автомобиле, предприятие предоставило ему корпоративную карту в инвалюте для приобретения горючего на заправку авто. Будут ли считаться средства, израсходованные на заправку авто, дополнительным благом? Нужно ли при обложении применять неденежный коэффициент?

Средства с текущего счета в иностранной валюте юрлица могут быть использованы с помощью электронного платежного средства исключительно для:

  • получения наличных за пределами Украины для оплаты расходов;
  • осуществления расчетов в безналичной форме за пределами Украины, связанных с расходами на командировку и расходами представительского характера, а также на оплату эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием автотранспортных средств за пределами Украины (п. 8.3 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492).

Юрлица-резиденты, которые имеют собственные транспортные средства (арендуют, фрахтуют), вправе использовать наличную иностранную валюту с текущих счетов для обеспечения эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием транспортных средств за рубежом (п. 3.1 Правил использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденных постановлением Правления НБУ от 30.05.2007 г. № 200). Но данная норма не распространяется на случаи использования личного авто работника (если надлежащим образом не оформлен договор аренды авто).

Таким образом, откомандированный работник не имеет права использовать иностранную валюту путем расчетов корпоративной картой за горючее для заправки собственного авто. Поэтому в данном случае использованная иностранная валюта с применением корпоративной карты и не возвращенная при представлении авансового отчета будет считаться излишне израсходованными средствами. А значит, сумма понесенных расходов на приобретение горючего будет объектом налогообложения, а базу обложения НДФЛ необходимо определять с применением неденежного коэффициента.

В 2002 году Минсоцполитики разъясняло, что командировка за рубеж продолжительностью более 60 к.дн. является работой за границей, а не командировкой. Действует ли сейчас данное ограничение?

Действительно, Минтруда издало письмо от 19.09.2002 г. № 18-636 (далееПисьмо № 636), в котором разъяснило: командировка за рубеж более чем на 60 дней является работой за рубежом. Однако в то время действовало постановление КМУ «О нормах возмещения затрат на командировки в пределах Украины и за границу» от 23.04.1999 г. № 663 (далееПостановление № 663). Его нормы распространялись на работников предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности, и п. 5 постановления предусматривалось, что продолжительность загранкомандировки не может превышать 60 к.дн.

Минфин также разъяснял, что максимальный срок командировки за рубеж — 60 к.дн., а если она превышает данный период, то это уже считается работой за рубежом (см. письмо Минфина от 22.12.2003 г. № 31-06230-13-16/7777).

В свою очередь, Постановление № 663 утратило силу 01.04.2011, и вместо него заработало постановление КМУ от 02.02.2011 г. № 98 (далееПостановление № 98). Последнее так же, как и Инструкция № 59, распространяется только на предприятия, учреждения и организации, полностью или частично содержащиеся за счет бюджетных средств.

Что касается продолжительности загранкомандировки, то на сегодняшний день для хозрасчетных предприятий законодательно не определена максимальная продолжительность загранкомандировки. Однако ГФС в письме от 08.12.2016 г. № 26653/6/99-99-13-02-03-15, учитывая п. 6 Постановления № 98, подчеркивает: срок командировки определяется руководителем, но не может превышать, в частности, за рубеж — 60 к.дн., кроме случаев, указанных в абзацах 2–14 данного пункта.

В частности, срок командировки работников, направляемых за границу по внешнеэкономическим договорам (контрактам) для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-изыскательских, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, осуществления шефмонтажа и авторского надзора во время строительства, обслуживания и обеспечения функционирования национальных экспозиций на международных выставках, проведения гастрольных и других культурно-художественных мероприятий, не должен превышать год. И жаль, что указанное Постановление не распространяется на хозрасчетные предприятия.

На перспективу. Проект Трудового кодекса действительно предусматривает, что общий срок командировок работника в течение года не может превышать 60 дней, если иное не прописано трудовым договором.

Применяются ли сегодня нормативно-правовые акты СССР, регулирующие оплату труда в случае командировки за рубеж?

Минфин и Минтруда по вопросам работы за рубежом отсылали к «советским» нормативным актам. Из советских документов на данный момент являются действующими:

  • Правила об условиях труда советских работников за границей, утвержденные постановлением Госкомтруда от 25.12.1974 г. № 365, распространявшиеся на: советских работников, направленных из СССР или принятых за рубежом из числа членов семей этих работников на штатные должности в учреждения СССР за рубежом; других советских работников, приравненных по условиям материального обеспечения к работникам учреждений СССР за рубежом; советских специалистов, направленных за рубеж для предоставления технической помощи и других услуг; советских специалистов, направленных за рубеж для обслуживания экспортируемой из СССР техники, приема импортной продукции и выполнения других поручений центральных органов исполнительной власти; персонал советских выставок за рубежом; советских работников, выезжающих в краткосрочные командировки за рубеж;
  • постановление Госкомтруда «Об усовершенствовании организации и оплаты труда советских специалистов, откомандированных за границу по линии экономического и технического сотрудничества» от 08.06.1990 г. № 225;

Однако перечисленные документы не могут применять хозрасчетные предприятия в Украине, поскольку они не соответствуют действующему законодательству.

Постановление КМУ «Об упорядочении условий оплаты труда работников зарубежных дипломатических учреждений Украины» от 13.07.1999 г. № 1246 предназначено только для дипломатических учреждений.

Минтруда в Письме № 636 также указывает, что:

  • оплата труда работников, направленных на работу за рубеж, осуществляется согласно контракту, заключенному с предприятием (организацией) в соответствии с действующим законодательством;
  • условия оплаты труда (выбор системы оплаты труда, установление конкретных показателей условий и размеров премирования, условий выплаты и размеров доплат и надбавок) и материального обеспечения работников, с которыми заключается контракт, определяются соглашением сторон;
  • размеры выплат не могут быть меньше, нежели это предусмотрено действующим законодательством, коллективным договором, и зависят от исполнения условий контракта.

Согласно условиям коллективного или трудового договора, работникам, работа которых постоянно проводится в дороге или носит разъездной характер за пределами Украины, предельные размеры надбавок работникам за день не могут превышать 80% предельных норм суточных расходов, установленных для командировок за рубеж (абз. 1 п. 2 постановления КМУ «О надбавках (полевом обеспечении) к тарифным ставкам и должностным окладам работников, направленных для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, и работников, работа которых выполняется вахтенным методом, постоянно проводится в дороге или имеет разъездной (передвижной) характер» от 31.03.1999 г. № 490). Размер и порядок установления указанных надбавок прописывают в колдоговоре.

Следовательно, командировка не может автоматически трансформироваться в работу с разъездным характером. Срок командировки и разъездного характера работы работодатель должен определить в локальных нормативных актах предприятия, в них стоит прописать и условия оплаты в случае командировки и разъездного характера работы.

Другие вопросы

Нужно ли облагать суточные как заработную плату, если командировка длится более 60 к.дн.?

В определенных случаях срок командировки может превышать 60 к.дн. Так, ГФС обращает внимание, что такие случаи перечислены в п. 6 Постановления № 98.

Если это командировка, то суточные не облагаются при наличии подтверждающих документов, являющихся доказательством пребывания в командировке, и есть связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия. То есть суточные не могут автоматически стать зарплатой в зависимости от срока пребывания в командировке.

Надбавки, которые устанавливаются в связи с разъездным характером работы, рассматривают при налогообложении как зарплату, но ЕСВ не начисляется. Перечень должностей, работ, профессий работников, работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, работодатель должен определить в коллективном договоре. Определяя, командировка это или разъездной характер работы, стоит учесть:

  • если работник в соответствии с должностной инструкцией достаточно часто исполняет обязанности в других населенных пунктах вне места постоянной работы и не возвращается ежедневно к месту жительства, при этом каждый раз издается приказ руководителя о его направлении для исполнения служебных обязанностей, то такую работу нельзя считать разъездной;
  • когда же работа связана с поездками на значительные расстояния и возвращением к месту работы в нерабочее время (когда дорога занимает не менее 2–3 часов), которая носит постоянный характер, работодатель вправе признать данный режим работы разъездным.

Итак, если работодатель не определит работы как те, которые носят разъездной характер, их можно считать командировками (см. письмо Минтруда от 17.11.2006 г. № 307/13/133-06).

Более подробно о различиях между командировкой и разъездным характером работы — в материале «Разъездной характер работы или командировки: ищем различия» газеты № 55/2018.

Работник отправлен в командировку на служебном автомобиле с целью доставки товара клиенту ─ физлицу-предпринимателю, но у него нет печати. Достаточно ли проставить на служебном удостоверении только подпись предпринимателя (без печати)?

Предприятия используют удостоверения о направлении в командировку, только если это предусмотрено положением о командировке. Однако с недавних пор печать уже не является обязательным реквизитом даже для предприятий, а предприниматели и раньше могли осуществлять деятельность без ее применения.

Таким образом, при отсутствии печати достаточно будет подписи предпринимателя. Поскольку в командировке используется служебное авто, целесообразно оформлять также путевой лист, который следует использовать для списания фактических расходов горючего.

Работник представил авансовый отчет на возмещение командировочных расходов (суточных расходов) в январе 2018 года. Не будет ли нарушением, если ему возместить эти расходы в марте 2018 года?

Сроки для возмещения откомандированным работникам перерасходов в командировке установлены только для учреждений и предприятий, полностью или частично содержащихся за счет бюджетных средств.

Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства, выплата таких средств должна осуществляться до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании средств, предоставленных на командировку (абз. 6 п. 11 р. ІІ, абз. 1 п. 19 р. ІІІ Инструкции № 59).

Хозрасчетные предприятия должны установить сроки выплаты перерасхода по авансовому отчету в положении о командировках. Если же эти сроки не установлены, то, собственно, и нарушать нечего. Однако ГФС в своих разъяснениях зачастую упоминает именно о трехдневном сроке для возмещения перерасходов (хотя данный вопрос не в ее компетенции). Поэтому при проверке у Гоструда могут возникнуть вопросы, ведь работодатель согласно ч. 2 ст. 121 КЗоТ обязан выплатить суточные расходы работнику, которого направляют в командировку. Данную норму контролеры нередко трактуют как обязанность работодателя предоставить аванс на командировку.

Обязан ли таксист (предприниматель) выдавать расчетный документ потребителю при пользовании услугами такси?

Исполнитель в зависимости от характера и специфики выполненной работы (предоставленной услуги) обязан выдать потребителю расчетный документ, удостоверяющий факт выполнения работы (предоставления услуги) (ч. 8 ст. 10 Закона Украины «О защите прав потребителя» от 12.05.1991 г. № 1023-XII).

Обеспечить выдачу кассовых чеков в случае поездок на такси должен электронный таксометр, которым является РРО, дополнительно обеспечивающий предварительное программирование тарифов за проезд и учет стоимости предоставленных услуг по перевозкам пассажиров (абз. 10 ст. 2 Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР, далее Закон о РРО).

Если услуги такси предоставил предприниматель-общесистемщик, то он должен предоставить в качестве расчетного документа кассовый чек, а предприниматели-единщики (объем дохода которых не превышает 1 млн грн) могут выдавать товарные чеки, также являющиеся расчетными документами согласно Закону о РРО.

Светлана ЛИСТРОВАЯ,

бухгалтер-эксперт

 

 

 

 

Лектор:

Светлана Листровая
Эксперт по оплате труда и налогообложению