Если работник в командировке приобретает товары для нужд предприятия с использованием в том числе собственных денежных средств, он предоставляет Отчет по форме, утвержденной приказом Минфина «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» от 05.12.2012 г. № 1276, а также документы, подтверждающие использование таких денежных средств.

Согласно пп. 170.9.2 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ), такой отчет предоставляется после «завершения выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет». То есть вопросы возмещения таких денежных средств относятся к имущественным отношениям между субъектом хозяйствования и работником и регулируются Гражданским кодексом Украины (далее — ГКУ).

Относительно расходов, понесенных работником на хознужды предприятия или в командировке, и подотчетных сумм законодательством не установлен срок исполнения обязательства в части возврата предприятием израсходованных работником денежных средств. В таком случае согласно ч. 2 ст. 530 ГКУ кредитор имеет право требовать их возврата в любое время. Должник должен исполнить такую обязанность в семидневный срок со дня предъявления требования.

Важно: пока работник не обратится на предприятие с письменным требованием о возврате задолженности, отсчет срока исковой давности относительно задолженности предприятия перед работником не начинается.

Вместе с тем если в колдоговоре предусмотрен срок для компенсации подотчетных сумм и расходов, понесенных работником в привязке ко дню утверждения авансового отчета, тогда начинать отсчет срока исковой давности необходимо со дня, следующего за днем утверждения такого отчета.

В противном случае или в случае, если другой отправной точки нет, работник может обратиться на предприятие с письменным требованием уплатить ему надлежащее и в случае его нарушения обратиться в суд. Срок давности в таком случае начнет отсчет с восьмого дня с даты предъявления работником письменного требования.

Письмо Миндоходов от 01.10.2013 г. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14

Бухгалтерский сервис «Интерактивная бухгалтерия»