Зачастую возникает необходимость перенести отпуск на другой период или продлить его при наступлении определенных обстоятельств, предусмотренных законодательством, либо по инициативе работодателя, либо по инициативе работника. Для каких отпусков и при каких условиях это возможно?

Перенос отпуска по инициативе работодателя или работника

Перенос и продление ежегодных отпусков предусмотрены ст. 11 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР (далее Закон об отпусках). Ежегодный отпуск по требованию работника должен быть перенесен на другой период в случае:

  • нарушения собственником или уполномоченным им органом срока уведомления работника о времени предоставления отпуска (ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках);
  • несвоевременной выплаты собственником или уполномоченным им органом зарплаты работнику за период ежегодного отпуска (ч. 1 ст. 21 Закона об отпусках).

Ежегодный отпуск по инициативе собственника или уполномоченного им органа в порядке исключения может быть перенесен в соответствии с ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках на другой период при соблюдении следующих условий:

  • есть письменное согласие работника;
  • перенос, согласованный с выборным органом первичного профсоюза (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом;
  • причина переноса — предоставление ежегодного отпуска в ранее обусловленный период может неблагоприятно отразиться на нормальном процессе работы предприятия;
  • часть отпуска продолжительностью не менее 24 к.дн. должна быть использована в текущем рабочем году.

Перенос отпуска при наступлении определенных обстоятельств

Ежегодные основные и дополнительные отпуска переносят на другой период или продлевают согласно ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках в случае:

  • временной нетрудоспособности работника, заверенной в установленном порядке;
  • исполнения работником государственных или общественных обязанностей, если согласно законодательству он освобожден на это время от основной работы с сохранением заработной платы;
  • наступления срока отпуска в связи с беременностью и родами;
  • совпадения ежегодного отпуска с отпуском в связи с обучением.

Что касается переноса ежегодных и дополнительных отпусков в связи с наступлением временной нетрудоспособности в период отпуска, стоит обратить внимание на следующее:

  • отпуск переносится при наступлении временной нетрудоспособности работника, удостоверенной надлежащим образом. В случае предоставления листка нетрудоспособности по уходу за больным ребенком отпуск не подлежит переносу;
  • временная нетрудоспособность работника, удостоверенная листком нетрудоспособности, является основанием для переноса отпуска независимо от причины, включая случаи нетрудоспособности, обусловленные заболеванием или травмой, вследствие алкогольного, токсического опьянения или действия наркотиков (см. письмо Минсоцполитики от 17.07.2017 г. № 1922/0/101-17/284);
  • перенести на другой период или продлить отпуск можно также в случае предъявления работником справки о прохождении обследования в специализированном лечебно-профилактическом заведении (см. письмо Минтруда от 20.08.2010 г. № 233/18/99-10). Данная справка является документом, который удостоверяет временную нетрудоспособность граждан и приравнивается к листку нетрудоспособности, на что указывает письмо Минздрава от 26.05.2007 г. № 3.51-4/4272-Д/3-6759.

Какие отпуска и в каких случаях можно перенести или продлить

Ежегодные основные и ежегодные дополнительные отпуска

Переносить и продлевать можно ежегодные основные отпуска и ежегодные дополнительные отпуска, предусмотренные ст. 7 и ст. 8 Закона об отпусках. Среди них и другие ежегодные дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством (абз. 5 п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона об отпусках). В частности, это ежегодные дополнительные отпуска, предоставляемые:

  • государственным служащим и должностным лицам органов местного самоуправления (в зависимости от стажа);
  • прокурорам и судьям (в зависимости от стажа);
  • врачам участковых больниц, главным врачам и врачам амбулаторий, расположенных в сельской местности, участковым врачам-терапевтам, врачам-педиатрам, участковым медсестрам территориальных участков поликлиник, участковым медицинским сестрам амбулаторий, врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам общей практики — семейной медицины, заведующим терапевтическими и педиатрическими отделениями поликлиник, руководителям амбулаторий и отделений семейной медицины, медицинским работникам бригад экстренной (скорой) медицинской помощи центров экстренной медицинской помощи и медицины катастроф, медицинским работникам бригад экстренной (скорой) медицинской помощи станций экстренной (скорой) медицинской помощи, медицинским работникам оперативно-диспетчерских служб центров экстренной медицинской помощи и медицины катастроф, медицинским работникам отделений экстренной (неотложной) медицинской помощи — 3 к.дн. за непрерывную работу на указанных должностях в указанных заведениях (пп. «н» ст. 77 Основ законодательства Украины о здравоохранении от 19.11.1992 г. № 2801-XII);
  • одному из родителей ребенка-инвалида или заменившему его лицу — до 5 дней (ч. 2 ст. 26 Закона Украины «Об охране детства» от 26.04.2001 г. № 2402-ІІІ);
  • родителям (заменяющим их лицам) ВИЧ-инфицированных детей и детей, страдающих болезнью, обусловленной ВИЧ, — 10 дней в летнее или другое удобное время до достижения ребенком 18-летнего возраста (п. 2. ч. 1 ст. 18 Закона от 12.12.1991 г. № 1972-ХІІ);
  • работникам, оказывающим медпомощь людям, живущим с ВИЧ, лабораторной диагностикой ВИЧ-инфекции, проведением научных исследований с использованием унифицированного материала, производством биологических препаратов для диагностики лечения и профилактики ВИЧ-инфекции (п. 2. ч. 1 ст. 18 Закона от 12.12.1991 г. № 1972-ХІІ).

«Детские» отпуска

Дополнительные отпуска работников, имеющих детей, также переносят на другой период или продлевают в порядке, определенном ст. 11 Закона об отпусках. Поэтому норма о переносе (продлении) отпусков при временной нетрудоспособности работника распространяется не только на случаи предоставления ежегодных дополнительных отпусков, но и на дополнительные отпуска работникам, имеющим детей (ч. 7 ст. 20 Закона об отпусках).

На то, что «детский» отпуск должен быть продлен на количество календарных дней болезни или перенесен на другой период в соответствии с предоставленным листком нетрудоспособности, указывает и Минтруда в письме от 19.02.2009 г. № 34/13/116-09.

Чернобыльские отпуска

Дополнительный отпуск, предоставляемый на основании ст. 20 и ст. 21 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы» от 28.02.1991 г. № 796-ХІІ, не относится к ежегодным. Ввиду этого на него не распространяется право относительно переноса ежегодного отпуска на части согласно ст. 11 Закона об отпусках (см. письмо Минтруда от 17.11.2006 г. № 415/13/116-06).

Дополнительный отпуск участникам боевых действий

Дополнительный отпуск, предоставляемый на основании ст. 162 Закона об отпусках, не относится к ежегодным дополнительным отпускам, поэтому не подлежит переносу и продлению.

Оформление продления (переноса) отпуска в случае болезни

Если работник заболел во время ежегодного или «детского» отпуска, он не может самостоятельно принять решение о продлении или переносе отпуска без согласования с администрацией.

Как оформляется продление (перенос) ежегодного и «детского» отпуска, разъяснило Минсоцполитики в письме от 21.03.2019 г. № 369/0/206-19, а именно:

  • работник должен предоставить работодателю заявление о продлении (переносе) отпуска и оформленный надлежащим образом листок нетрудоспособности;
  • сроки, на которые переносится или продлевается отпуск, устанавливаются по соглашению между работником и работодателем;
  • продление или перенос отпуска оформляется новым приказом (распоряжением) руководителя на основании предоставленного листка временной нетрудоспособности и заявления работника;
  • если начало продленного отпуска приходится на следующий месяц (а не тот, в котором начался первоначально отпуск), необходимо определить новый размер средней зарплаты для оплаты продленной части отпуска.

Отражаем перенос и продление отпуска в отчетности

Отчетность по ЕСВ. Перенос или продление отпуска в большинстве случаев приводит к необходимости сделать перерасчет ЕСВ и отразить результаты в отчетности по ЕСВ. Поэтому нужно учитывать некоторые особенности начисления ЕСВ на отпускные. В частности, применение максимальной величины при начислении единого взноса на суммы оплаты ежегодного отпуска, период которого составляет более месяца, осуществляется отдельно за каждый месяц (пп. 2 п. 3 р. ІV Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Минфина от 20.04.2015 г. № 449).

При отражении отпускных в таблице 6 Формы № Д4 необходимо учитывать следующие нюансы:

  • если отпускные начисляют за текущие и следующие месяцы, отпускные за каждый месяц показывают в отдельных строках;
  • суммы, начисленные за дни ежегодных и дополнительных отпусков, вносят в графу 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» таблицы 6, указывая соответствующий месяц и код типа начислений «10» — только в сумме, приходящейся на дни отпуска этого месяца;
  • определяя базу начисления ЕСВ на уровне не менее минзарплаты, отпускные относят к месяцам, за которые их начислили. Если отпускные начислены за будущий месяц, то соблюдение данной нормы проверяют после начисления окончательных доходов за этот месяц;
  • суммы, приходящиеся на дни отпуска следующих месяцев, включают в поле следующих месяцев и отражают в отдельных строках за первой строкой с кодом типа начислений «10»;
  • сторнированные суммы отпускных, начисленных в предыдущих периодах, вносят с отрицательным значением.

Как отражать переходные отпускные в отчетности по ЕСВ, мы рассказывали в статье «Переходные отпускные: начисление ЕСВ, налогообложение, отражение в отчетности» (№ 76/2019).

Форма № 1ДФ. При обложении НДФЛ нужно учесть, что доходы в виде зарплаты за период ее сохранения согласно законодательству, в т.ч. суммы отпускных и больничных, относят к соответствующим налоговым периодам их начисления (абз. 3 пп. 169.4.1 НКУ).

Светлана ЛИСТРОВАЯ,

бухгалтер-эксперт