Ежегодный отпуск предоставляется работникам в соответствии с графиком отпусков, который составляют в начале каждого календарного года. В какие сроки нужно его составить и какие нюансы необходимо учесть при его составлении?

Обязательно ли составлять график отпусков

Об обязанности работодателя утверждать график отпусков работников речь идет в ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР (далееЗакон об отпусках). Нормами данных нормативных актов предусмотрено, что очередность предоставления отпусков определяется графиками, утверждаемыми работодателем по согласованию с выборным органом первичного профсоюза (или его представителем) либо другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом.

Составление графика отпусков — не только требование законодательства, он является необходимым документом для организации работы предприятия. Объясним.

Во-первых, нужно спланировать деятельность предприятия и работу сотрудников таким образом, чтобы отпуска работников не препятствовали полноценной работе и организации производственного процесса.

Во-вторых, именно график отпусков является документом, на основании которого рассчитывают плановый фонд оплаты отпусков в 2020 году, а также коэффициент резервирования для расчета обеспечения отпусков. Ведь сумму обеспечения на оплату отпусков определяют ежемесячно как произведение фактически начисленной зарплаты с учетом ЕСВ и процента (коэффициента резервирования) (п. 13 П(С)БУ 11 «Обязательства»). А созданный резерв отпусков можно использовать только на оплату тех отпусков, для обеспечения которых он создавался (п. 16 П(С)БУ 11). Получается, что данные из графика отпусков в некоторой степени влияют и на бухгалтерский учет оплаты отпусков. На данную тему читайте консультаию «Резерв отпусков: правила исчисления и учет».

В-третьих, работодатель должен довести график отпусков до сведения работников (ч. 4 ст. 79 КЗоТ). При составлении графиков учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности их отдыха.

Важно

Минтруда считает, что графики отпусков должны составлять и физлицо-предприниматель, имеющий наемных работников, и предприятие, даже если на нем работает 3 человека (см. письма Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10, Минсоцполитики от 29.07.2015 г. № 191/10/136-15).

Таким образом, все работодатели должны составить графики отпусков и довести их до сведения работников в установленные сроки. Ведь положения КЗоТ и Закона об отпусках распространяются на всех граждан, состоящих в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также от того, работают ли по трудовому договору у физлица (независимо от того, сколько лиц у них работает).

Когда нужно составить график отпусков