Когда заполняли таблицу 6 приложения 4 отчета по ЕСВ1 (за июль 2013 г.), то пособие по беременности и родам сотрудницы отразили одной строкой. После предоставления отчета узнали, что сумму пособия необходимо было показывать за каждый месяц декретного отпуска отдельно. Как теперь исправить ошибку?

1 Отчет о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, помощи, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование в органы Пенсионного фонда Украины (приложение 4 к Порядку формирования и предоставления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденному постановлением Правления ПФУ от 08.10.2010 г. № 22-2 (далее — Порядок № 22-2).

ОТВЕТ: Поскольку теперь срок пребывания в декретном отпуске включают в страховой стаж для пенсии, то количество календарных дней декретного отпуска по беременности и родам отражается в таблице 6 приложения 4 отдельно за каждый соответствующий месяц, приходящийся на дни отпуска в связи с беременностью и родами (см. материал «Как заполнить таблицу 6 приложения 4: новые официальные разъяснения от ПФУ» газеты «Интерактивная бухгалтерия» № 92 за 2013 год). Соответственно, и суммы декретных распределяют отдельно за каждый (полный или неполный) месяц пребывания в декретном отпуске (пропорционально количеству календарных дней месяца). Если этого не сделать, физлицу не включат весь период декретного отпуска в пенсионный страховой стаж.

Таким образом, ошибку нужно обязательно исправить. Сразу скажем, что механизм исправления ошибки не прописан в нормативных документах. По крайней мере, р. V «Виправлення помилок» Порядка № 22-2 не содержит описания исправления ошибки. Поэтому сейчас рассмотрим три возможных варианта исправления ситуации.

Вариант 1. Воспользоваться п. 5.2 Порядка № 22-2 и отменить2 в таблице 6 строку с начисленным пособием по беременности и родам, а также одновременно подать таблицу 6 с правильно заполненными строками и отметкой «початкова». Ведь общие суммы в реквизитах 16–18 таблицы 6 приложения 4 не изменятся, и можно говорить, что в сумме начисленного пособия и удержанного ЕСВ ошибки нет. К тому же Разъяснение ПФУ от 13.08.2013 г. допускает составление таблицы 6, которая отменяется, если бухгалтер ошибся при внесении месяца и года, за который проведено начисление дохода.

2 Сформировать таблицу 6 с отметкой «скасовуюча».

Однако на пути может стать п. 5.5 Порядка № 22-2, который позволяет создавать отменяющие до­кументы в систему персонифицированного учета, если ошибка была допущена в реквизитах, которые не затрагивают сумм дохода и удержанного ЕСВ.

Кроме того, применяя отменяющие формы для таблицы 6 приложения 4, одной строке с отменяющими сведениями должна соответствовать только одна строка с начальными (правильными) сведениями. В нашем случае отменяется одна строка, зато добавляется несколько. Указанный вариант нарушает правила формирования отменяющихся отчетов для таблицы 6 приложения 4.

Вариант 2. Фактически нам необходимо отсторнировать неправильную строку предыдущего отчета и в то же время отразить правильные строки, причем сделать это нужно методом, позволяющим изменять суммы начисленного дохода и ЕСВ в строках таблицы 6.

Для этого можем воспользоваться реквизитом «Код типу нарахувань» таблицы 6. В строке с восстановленной суммой декретных необходимо указать код типа начислений «3», а в новых исправленных строках — «2». Хотя в нашем случае исправления нельзя назвать уменьшением излишне начисленного ЕСВ или его самостоятельным доначислением и ПФУ не раз подчеркивал, что указанные строки заполняются только в случаях самостоятельно выявленного завышения (занижения) сумм страховых взносов (письмо ПФУ от 03.03.2011 г. № 4149/05-10).

Однако указанные корректировки коснутся таблицы 1 приложения 4 (в строках 6 и 7) и будут отмечены при проведении проверок правильности начислений единого взноса.

Вариант 3. Механизм отражения отрицательных сумм в таблице 6 приложения 4 регулируется п. 4.9 Порядка № 22-2.

Внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (дохода) допускается:

  • при отражении сумм перерасчетов заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с временной нетрудоспособностью и отпуском по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах;
  • при отражении восстановленных сумм отпускных, пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах.

Данный метод можно применить и для нашего случая. По крайней мере, Разъяснения ПФУ от 13.08.2013 г. позволяют внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (дохода) в реквизит 16 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» таблицы 6 при отражении восстановленных сумм пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах. Соответственно, реквизит «Код типу нарахувань» уже не используем.

Как это будет выглядеть в таблице 6, также покажем на примере (все цифры — условные).

Пример

В июле 2013 года работнице Ивановой Л. П. начислено пособие по беременности и родам за период с 01.07.2013 по 03.11.2013 г. в общей сумме 14000 грн. Бухгалтер в отчете по ЕСВ за июль отразил начисление декретных одной строкой, хотя правильно было бы распределить начисление по месяцам:

  • за июль  3444,44 грн;
  • за август  3444,44 грн;
  • за сентябрь  3333,34 грн;
  • за октябрь  3444,44 грн;
  • за ноябрь  333,34 грн.

Ошибку заметили только 27.08.2013 г., поэтому ее можно исправить только при составлении отчета за август, который будет выглядеть так.

Подытожим

Первый вариант исправления ошибки невозможно реализовать на практике, поскольку он не соответствует установленным Порядком № 22-2 правилам подачи отменяющих документов. Второй же вариант затронет строки в таблице 1 приложения 4, и придется объяснять причины корректировки. Третий вариант является оптимальным, поскольку не нарушает норм Порядка № 22-2. И, кроме того, третий вариант никак не влияет на заполнение таблицы 1 приложения 4 в месяце, когда осуществлено сторнирование.

Георгий КЛЯШТОРНЫЙ,

бухгалтер-эксперт
газеты «Интерактивная бухгалтерия»