Оплата служебных поездок работников предприятия: какой вариант выгоднее

Предприятия зачастую компенсируют своим работникам расходы на проезд по служебным делам в городском транспорте. На практике существует несколько вариантов реализации данного вопроса, и для каждого — свои особенности. Давайте разберемся, какой из них поможет предприятию сэкономить на налогах

Среди наиболее распространенных вариантов обеспечения расходов работников на служебные поездки для выполнения производственных задач следующие:

• выдают работникам для служебных поездок (в течение рабочего дня) приобретенные предприятием проездные билеты на проезд в городском пассажирском транспорте (далее — проездные билеты), которые сразу после поездки возвращают ответственному лицу (которое ведет журнал учета выдачи проездных билетов);
• распределяют приобретенные предприятием проездные билеты персонально между работниками, работа которых связана с постоянными разъездами, они ими пользуются как в течение рабочего дня, так и по его окончании;
• компенсируют работникам проезд на основании предоставленных ими разовых билетов на проезд в городском пассажирском транспорте;
• выплачивают работникам ежемесячно определенную надбавку к зарплате в фиксированном размере, предусмотренном условиями трудового (коллективного) договора;
• предусматривают компенсацию оплаты проезда работников как социальную выплату в виде дополнительного блага, предусмотренного колдоговором.

Для каждого из перечисленных вариантов следует учесть особенности документального оформления. Поскольку именно от этого будет зависеть, можно ли расходы на проезд отнести к налоговым, как удерживать с них НДФЛ, начислять ли на них ЕСВ. Остановимся на каждом варианте отдельно.

Проездные билеты выдают только для служебных поездок

Документальное оформление. В первую очередь предприятие должно обусловить порядок использования проездных билетов в распорядительном документе (приказе, распоряжении). В данном документе стоит определить:

• количество проездных билетов и для каких видов транспорта их следует приобрести, указывая также, что их будут использовать для решения производственных задач;
• круг работников (должностей), которым их будут выдавать для служебных поездок. Безусловно, это должны быть работники (должности), работа которых связана с разъездами , что необходимо обусловить их функциональными (должностными) обязанностями или трудовым договором;
• учетную форму (журнал, книгу), в которой будут вести учет использования проездных билетов. Данная форма должна содержать следующую информацию: серию и номер проездного билета, время и дату выдачи проездного; Ф.И.О. лица, которому выдан проездной; цель служебной поездки; пункт назначения, адрес, время возврата; подписи ответственного работника и работника, которому его выдавали;
• ответственное лицо, у которого будут храниться проездные билеты и которое будет контролировать их выдачу и возврат.