Порядок отражения в бухгалтерском учете расходов в загранкомандировке зависит от многих факторов. Прежде всего — вся сумма аванса была использована в командировке или нет. А также какой курс валют действовал на дату выдачи инвалютного аванса на командировку и на дату утверждения авансового отчета. На практике, как правило, возникают 3 типичные ситуации, когда:
1) сумма фактически использованных денежных средств равна сумме выданного аванса;
2) было использовано больше денежных средств, чем размер выданного аванса;
3) осталась неиспользованной часть инвалютного аванса.
Рассмотрим особенности учета для каждой из ситуаций

Отражая в бухучете расходы в загранкомандировке, предприятие фиксирует 2 операции:

1) возникновение дебиторской задолженности по дебету субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами» (выдача аванса на командировку)

и

2) погашение такой задолженности по кредиту субсчета 372 (на основании утвержденного авансового отчета).

Это следует из п. 5 П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов»: операции в инвалюте отражаются в валюте отчетности путем пересчета суммы в инвалюте с применением валютного курса на дату проведения операции (дату признания активов, обязательств, собственного капитала, доходов и расходов).

Вместе с тем расходы признаются в бухучете именно на дату утверждения авансового отчета: Дт 23 (91, 92, 93, 94) Кт 372.

Следовательно, на счетах бухучета данные операции будут отражаться уже с пересчетом в гривни по соответствующему курсу в зависимости от ситуации.

А сейчас проанализируем каждую ситуацию отдельно.

Ситуация 1.Фактическая сумма расходов = Сумме выданного аванса

В таком случае фактическая сумма расходов командированного работника в пределах выданного аванса будет отражаться в бухучете по курсу НБУ на дату выдачи аванса (п.п. 5–6 П(С)БУ 21). Поскольку на дату выдачи аванса работнику, по нашему мнению, возникает дебиторская неденежная задолженность (немонетарная статья), то относительно нее пересчет валюты не осуществляется (курсовые разницы не возникают) (п.п. 7, 8 П(С)БУ 21) (см. пример 1).