Исправление ошибок в первичных документах

Не ошибается только тот, кто ничего не делает. У бухгалтера работа всегда кипит. Особенно в период изменений в законодательстве и введения новых правил в налогообложении. Как же исправить ошибки, которые закрались в первичных документах? Давайте остановимся на корректурном способе

Бухгалтерская ошибка

Определение бухгалтерской ошибки не стоит искать — его нет ни в Нацстандартах, ни в Законе о бухучете. Однако и без этого бухгалтеры прекрасно понимают его значение. В частности, это — некорректное отражение корреспонденции счетов, указание не той суммы или проведение не той суммы либо не в том периоде, или же неотражение хозяйственной операции вообще и пр.

Международные стандарты предоставляют определение ошибок предыдущих периодов (§ 5 МСБУ 8 «Учетная политика, изменения в бухгалтерских оценках и ошибки»):

«Ошибки предыдущих периодов — пропуски или искажения в финансовой отчетности предприятия за один или несколько предыдущих периодов, возникающие из-за неиспользования или злоупотребления достоверной информацией, которая:

а) присутствовала, когда финансовая отчетность за те периоды была утверждена к выпуску;

б) по обоснованному предположению могла быть получена и учтена при составлении и предоставлении данной финансовой отчетности.

Такие ошибки могут быть ошибками в математических подсчетах, в применении учетной политики, ошибками, допущенными вследствие недосмотра или неправильной интерпретации фактов, а также из-за мошенничества».

Например...

У бухгалтера не было сведений о ликвидации дебитора, и, соответственно, задолженность такого контрагента не перешла к разряду безнадежной, а так и числилась на балансе. Хотя информация в бухгалтерии отстутствовала, однако то, что дебиторская задолженность должника, который ликвидировался, не была списана своевременно, — бухгалтерская ошибка. С «обоснованной ожидаемостью» информацию о ликвидации контрагента предприятие могло проверить, и при составлении финотчетности учесть данный факт.

Или же в первичном документе из-за описки неправильно отражены сумма, название товара и т.п.

Вместе с тем нельзя считать ошибкой изменения в учетных оценках — скажем, что касается срока амортизации, метода амортизации, остаточной стоимости, ведь они основываются на предположениях.

К примеру, сначала установили срок использования основного средства 5 лет, а потом решили, что прослужит он и 10. Понятно, что такое продление срока не является ошибкой.

Ничего общего с ошибками не имеют и изменения в учетной оценке (разве что ретроспективное отражение, присущее обоим).

Бухгалтерская ошибка — искажение в бухгалтерских записях из-за неиспользования информации, которая была либо с достоверным предположением могла быть у предприятия для правильного отражения данных. Это и арифметические неточности (в частности, проводки не на ту сумму, описки), и отражение данных не в тех отчетных периодах, и методологические огрехи (например, начисление амортизации на объекты, которые не могут амортизироваться) и др. Безусловно, всех ошибок не перечесть.

Особенности исправления бухошибок в зависимости от периода их допущения

Правила исправления ошибок слишком зависят от периода их допущения (п. 4 П(С)БУ 6 «Исправление ошибок и изменения в финансовых отчетах» и п. 4 Положения № 88 и п. 9 Методрекомендаций № 356). А именно: способ исправления ошибки зависит, когда была неточность — в прошлом году или текущей.

Отразим зависимость метода исправления ошибки от периода ее допущения в схеме.

Схема

Нажмите на картинку для просмотра в увеличенном виде

¹ Промежуточный отчетный период — квартал, месяц (п. 1 р. ІІ НП(С)БУ 1 «Общие требования к финансовой отчетности»).

Следовательно, способ исправления зависит от сути ошибки и закрыт ли отчетный период, в котором она допущена. То есть — составлена ли и представлена ли финотчетность с ошибкой, неправильные ли записи содержатся только в первичных документах (например, из-за описки) и регистрах и на финотчетности еще не отразились. Более подробно об исправлениях читайте в материале «Исправление бухгалтерских ошибок».

Общие требования к исправлению ошибок в первичных документах

В тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и необусловленные исправления не допускаются (п. 4.1 Положения № 88).

Заметим: не допускаются подправки или проведение уточнений в документах на ценные бумаги, кассовых, банковских документах (п. 4.5 Положения № 88).

Ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются корректурным способом, то есть неправильный текст или цифры зачеркиваются, и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное (п. 4.2 Положения № 88).

Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью «виправлено» и подтверждено подписями лиц на этом документе, с указанием даты исправления.

Исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, осуществляется в соответствии с законодательством (п. 4.6 Положения № 88). Правда, порядок и правила, регулирующие исправления электронных первичных документов, пока отсутствуют.

А как же исправить ошибку в первичном документе, созданном машинным способом? Мы считаем, подход здесь такой же, как и к исправлению ошибок в первичных документах, созданных вручную.

Корректурный способ исправления

В первичном документе, регистре неправильную запись зачеркивают (не зарисовывают!) так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Над зачеркнутым делают правильную запись (п.п. 4.1, 4.2 Положения № 88, п. 9 Методрекомендаций № 356). Около него пишут слово «виправлено», указывают дату исправления и расписываются все, кто составлял исправляемый документ, а также лицо, которое его исправляет (п. 4.4 Положения № 88).

Приведем пример.

Приведем образец исправления корректурным способом.

Фрагмент

Обратная сторона формы № ОС-3

Публикуется на языке оригинала

Нажмите на картинку для просмотра в увеличенном виде

При исправлении ошибок текущего периода оформлять бухгалтерскую справку не нужно. А вот во время исправления ошибок предыдущих периодов без нее не обойтись. Но это уже другая история и предмет отдельного разговора.