Ежегодные дополнительные отпуска: кому, когда и как предоставляются

Круг работников, которым предоставляют ежегодные дополнительные отпуска, достаточно широк. И важно то, что такие отпуска имеют некие особенности при определении стажа, предоставляющего право на дополнительные отпуска. Ввиду этого сегодня поговорим о видах дополнительных отпусков, правилах предоставления и определения их продолжительности. Особое внимание уделим ежегодным дополнительным отпускам за работу в тяжелых и вредных условиях, а также за особый характер труда

Виды ежегодных дополнительных отпусков

Согласно ст. 76 КЗоТ и ч. 1 ст. 4 Закона об отпусках к ежегодным дополнительным отпускам относятся отпуска:

• за работу с вредными и тяжелыми условиями труда в соответствии со Списком № 1 (ст. 7 Закона об отпусках);
• за особый характер труда согласно Списку № 2² и работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 8 Закона об отпусках);
• другие отпуска, предусмотренные законодательством.

Перечень лиц, которым предоставляются такие дополнительные отпуска, и продолжительность отпусков приведены в разделе «Ежегодные дополнительные отпуска» справочника «Виды и продолжительность отпусков».

К отпускам за особый характер труда относятся ежегодные дополнительные отпуска госслужащих, судей, должностных лиц местного самоуправления, работников дипломатических служб, аттестованных работников прокуратуры, родителей (лиц, заменяющих их) детей с инвалидностью и ВИЧ-инфицированных, работников, предоставляющих помощь людям с ВИЧ-инфекциями, врачей и медицинских работников, перечисленных в п. «н» ч. 1 ст. 77 Основ законодательства Украины о здравоохранении от 19.11.1992 г. № 2801-ХII.

Продолжительность ежегодных дополнительных отпусков, условия и порядок их предоставления определены отдельными нормативно-правовыми актами. Между тем существуют общие правила их предоставления.

Ежегодные дополнительные отпуска: общие правила

Основные правила предоставления дополнительных отпусков мало чем отличаются от порядка предоставления ежегодных основных отпусков, о котором мы рассказали в статье «Ежегодные отпуска: предоставляем, оформляем, рассчитываем». При этом следует помнить о некоторых важных нюансах, указанных в ст. 10 Закона об отпусках и ст. 79 КЗоТ.

Итак, основные правила для предоставления дополнительных отпусков следующие:

• ежегодные дополнительные отпуска, предусмотренные ст.ст. 7 і 8 Закона об отпусках, предоставляются сверх продолжительности основного отпуска по одному из оснований, выбранному работником. Однако работникам, профессии и должности которых отмечены значком «*» в Списке № 1 и Списке № 2, ежегодные дополнительные отпуска предоставляются по нескольким основаниям;
• дополнительный отпуск по желанию работника предоставляется отдельно или присоединяется к основному отпуску;
• право на дополнительный отпуск полной продолжительности в первый год работы (как и на основной) возникает после 6 месяцев непрерывной работы на предприятии (а до его наступления отпуск предоставляется пропорционально отработанному времени). Учитывая особенности предоставления дополнительных отпусков за работу во вредных и тяжелых условиях и за особый характер труда, их лучше предоставлять именно пропорционально фактически отработанному времени (в противном случае в дальнейшем придется выяснять, не предоставили ли случайно лишние дни дополнительного отпуска);
• ежегодный дополнительный отпуск за работу во вредных и тяжелых условиях и за особый характер труда работодатель обязан предоставить работнику в течение рабочего года согласно ч. 5 ст. 80 КЗоТ;
• ежегодные дополнительные отпуска (как и основные) разрешается переносить и делить на части;
• за неиспользованные дни дополнительного отпуска выплачивается компенсация при увольнении, а также по желанию работника, если он отдыхал не менее 24 к.дн. (за дни, превышающие данную продолжительность) из общей продолжительности ежегодных отпусков (части 1, 4 ст. 24 Закона об отпусках).

Определение стажа для ежегодного дополнительного отпуска

В стаж, предоставляющий право на ежегодный дополнительный отпуск, согласно ч. 2 ст. 82 КЗоТ и ч. 2 ст. 9 Закона об отпусках засчитывается время:

• фактической работы с вредными, тяжелыми условиями или с особым характером труда, если работник занят в этих условиях не менее половины продолжительности рабочего дня, установленной для работников данного производства, цеха, профессии или должности. При этом не включается время, необходимое для подготовки рабочего места к работе, а также для завершения работы;
• ежегодных основного и дополнительных отпусков за работу с вредными, тяжелыми условиями и за особый характер труда;
• время работы беременных женщин, переведенных на основании медицинского заключения на более легкую работу, на которой они не подвергаются влиянию неблагоприятных производственных факторов.

Очевидно, что в стаж для ежегодных дополнительных отпусков не учитывается время, когда работник фактически не работал, но за ним согласно законодательству сохранялись место работы (должность) и зарплата полностью (кроме ежегодных основного и дополнительных отпусков) или частично. То есть при исчислении стажа для дополнительного отпуска не учитываются, в частности:

• время оплаченного вынужденного прогула, вызванного незаконным увольнением или переводом на другую работу и т.д.;
• период временной нетрудоспособности;
• дни отпуска без сохранения заработной платы, предусмотренного ст.ст. 25, 26 Закона об отпусках;
• период отпуска по уходу за ребенком до достижения им 3 лет (по медицинскому заключению — 6 лет), а если ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый) или если ребенок, которому не установлена инвалидность, болен тяжелым перинатальным поражением нервной системы, тяжелым врожденным пороком развития, редким орфанным заболеванием, онкологическим, онкогематологическими заболеваниями, детским церебральным параличом, тяжелым психическим расстройством, острым или хроническим заболеванием почек IV степени, — до достижения ребенком 16-летнего возраста, а если ребенку установлена категория «ребенок с инвалидностью подгруппы А» или ребенок, которому не установлена инвалидность, получил тяжелую травму, нуждается в трансплантации органа, нуждается в паллиативной помощи — до достижения ребенком 18-летнего возраста;
• другие периоды работы, такие как: учебный отпуск, отпуск на детей, чернобыльский отпуск, курсы повышения квалификации, командировки и т.д.

При определении количества дней расчетного периода из него исключаются не только праздничные и нерабочие дни, но и рабочие дни, в течение которых работники по независящих от них причинам работали в режиме неполной рабочей недели (см. письмо Минтруда от 12.03.2007 г. № 66/06/186-07, письмо Минэкономики от 05.01.2021 г. № 4709-06/235-07).

Продолжительность всех видов отпусков согласно ч. 1 ст. 5 Закона об отпусках определяется в календарных днях. На то, что стаж для отпуска следует рассчитывать в календарных днях, указывает и абз. 1 п. 7 Порядка № 100, в котором прописан алгоритм расчета отпускных.

Ввиду этого далее акцентируем внимание на нюансах предоставления ежегодных дополнительных отпусков за вредные и тяжелые условия труда и за особый характер труда. Ведь они больше всего вызывают вопросов у наших читателей.

Ежегодный дополнительный отпуск за вредные и тяжелые условия труда

Такой отпуск предоставляется согласно ст. 7 Закона об отпусках работникам из Списка № 1, занятым на работах, связанных с негативным влиянием на здоровье вредных производственных факторов. Максимальная его продолжительность — 35 к.дн.

Особенности предоставления ежегодного дополнительного отпуска за вредные и тяжелые условия труда определены в Порядке № 16-1. Озвучим основные правила, которые нужно соблюдать работодателям, предоставляющим своим работникам ежегодные дополнительные отпуска по Списку № 1:

• для определения продолжительности дополнительного отпуска необходимо провести аттестацию рабочего места работника (ч. 2 ст. 7 Закона об отпусках). Ее осуществляют согласно Порядку № 442, а при определении права на дополнительный отпуск и его продолжительности руководствуются приказом Минздрава Украины, Минтруда Украины «Об утверждении Показателей и критериев условий труда, по которым будут предоставляться ежегодные дополнительные отпуска работникам, занятым на работах, связанных с отрицательным воздействием на здоровье вредных производственных факторов» от 31.12.1997 г. № 383/55;
• конкретная продолжительность дополнительного отпуска определяется в коллективном или трудовом договоре в зависимости от фактической занятости работника во вредных и тяжелых условиях труда (ч. 2 ст. 7 Закона об отпусках);
• если продолжительность дополнительного отпуска по результатам аттестации рабочих мест превышает максимальную продолжительность отпуска из Списка № 1, он может быть продлен на количество дней разницы за счет собственных средств предприятия (абз. 2 п. 4 Порядка № 16-1). Оплата дополнительных отпусков (сверх продолжительности, предусмотренной законодательством), предоставленных согласно коллективному договору, относится к фонду дополнительной зарплаты (пп. 2.2.12 Инструкции № 5);
• работодатель должен вести учет рабочего времени по каждому из видов вредных и тяжелых работ. В случае если работники трудились в разных производствах, цехах, по профессиям и в должностях, за работу в  которых предоставляется дополнительный отпуск разной продолжительности, подсчет времени работы осуществляется отдельно (п. 8 Порядка № 16-1);
• дополнительный отпуск предоставляется пропорционально отработанному времени (п. 9 Порядка № 16-1).

К слову: Список № 1 не содержит исключительный перечень производств, цехов, профессий, должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, предоставляющих право на дополнительный отпуск. Согласно Порядку № 16-1, дополнительный отпуск предоставляют также некоторым категориям работников, занимающим должности или работающим по профессиям, которые прямо не указаны в Списке № 1. Речь идет о:

• работниках, должности и профессии которых не предусмотрены в упомянутом Списке, но в отдельные периоды рабочего времени они выполняют такие работы (п. 3);
• тех, кто работает по профессиям (в должностях), указанным в разделе «Общие профессии по всем отраслям хозяйства» (если такие профессии и должности не предусмотрены в других разделах (подразделах) Списка № 1) независимо от того, в каких цехах и производствах они работают (п. 5);
• бригадирах, помощниках и подручных рабочих, если данный отпуск предоставляется работникам соответствующих профессий, занятым на работах во вредных и тяжелых условиях (п. 6);
• всех работниках, если производства и цеха в Списке № 1 указаны без конкретного перечня профессий и должностей (п.п. 3, 5, 6, 7 Порядка № 16-1).

Покажем на конкретных ситуациях, как определять стаж для дополнительного отпуска за вредные условия труда и рассчитывать его продолжительность.

Ситуация 1

По результатам аттестации рабочего места рабочий имеет право на дополнительный отпуск за работу во вредных и тяжелых условиях труда (по Списку № 1) — 7 к.дн. Он идет в ежегодный дополнительный отпуск с 1 апреля 2021 года. Условно будем считать, что в течение рабочего года, за который предоставляется отпуск, рабочий трудился все рабочие дни. Между тем он работал на условиях неполной рабочей недели — 4 дня в неделю (понедельник, вторник, среда, четверг — по 8 часов) при 5-дневной рабочей неделе.

Предположим, что в 2020 году рабочий находился в основном и дополнительном отпусках с 1 по 31 июля. В таком случае указанный период также полностью включается в стаж для дополнительного отпуска.

С целью исчисления стажа для дополнительного отпуска и его продолжительности необходимо:

• определить количество календарных дней расчетного периода (с 1 апреля 2020 года по 31 марта 2021 года), которое после исключения праздничных и нерабочих дней (10 н.дн.) составляет 355 к.дн. (365 к.дн. – 10 н.дн.);
• вычесть из расчетного периода рабочие дни, во время которых рабочий не работал из-за неполного рабочего времени (пятницу еженедельно, всего — 45 р.дн.), кроме периода, когда он находился в ежегодном основном и дополнительном отпусках:

355 к.дн. – 47 к.дн. = 308 к.дн.;

• исчислить продолжительность дополнительного отпуска для рабочего с таким режимом работы:

(7 к.дн. : 355 к.дн.) х 308 к.дн. = 6,1 к. дн., округляем до 6.

Таким образом, рабочему должны предоставить за отработанный рабочий год 6 к.дн. дополнительного отпуска за работу во вредных и тяжелых условиях труда.

Ситуация 2

Рабочий с 13 мая 2019 года идет в дополнительный отпуск за работу во вредных и тяжелых условиях труда (согласно Списку № 1) — 14 к.дн. На протяжении рабочего года, за который предоставляется отпуск, рабочий находился в отпуске без сохранения зарплаты в течение 14 дней (с 3 по 16 декабря 2020 года) и на больничном — с 4 по 12 февраля 2021 года и с 18 по 22 марта 2021 года.

Периоды, когда работник находился в отпуске без сохранения зарплаты (14 к.дн.) на больничном 14 к.дн. (9 к.дн. + 5 к.дн.), исключают из стажа для определения продолжительности дополнительного отпуска.

Для исчисления стажа и продолжительности дополнительного отпуска необходимо:

• определить количество календарных дней расчетного периода (с 1 мая 2020 года по 30 апреля 2021 года). Для этого из общего количества следует вычесть праздничные и нерабочие дни (11 н.дн.), дни неоплачиваемого отпуска (14 к.дн.) и дни нетрудоспособности (14 к.дн.). Стало быть, стаж для дополнительного отпуска составит 326 к.дн. (365 к.дн. – 11 к.дн. – 14 к.дн. – 14 к.дн.);
• рассчитать продолжительность дополнительного отпуска для рабочего:

(14 дн. : 354 дн.) х 326 дн. = 12,9 к. дн., после округления получаем 13 к.дн.

Таким образом, рабочий имеет право на 13 к.дн. дополнительного отпуска за работу во вредных и тяжелых условиях труда за отработанный рабочий год.

Ситуация 3

Рабочий по благоустройству, занимающийся утилизацией, намерен взять с 17 мая 2021 года 4 к.дн. дополнительного отпуска за работу во вредных и тяжелых условиях труда. Однако с 1 декабря 2020 года он работает на условиях неполного рабочего дня (на полставки). Имеет ли он право на такой дополнительный отпуск? Рабочий работал все дни в течение отработанного рабочего года.

То, что рабочий работает на условиях неполного рабочего дня, не лишает его права на дополнительный отпуск за работу во вредных и тяжелых условиях труда. Однако это возможно только в случае, когда он работает в таких условиях не менее половины продолжительности рабочего дня.

Таким образом, рабочему, который работал во вредных и тяжелых условиях труда полдня (половину дневной нормы рабочего времени), можно предоставить дополнительный отпуск за вредные и тяжелые условия труда полной продолжительности — 4 к.дн.

Ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда

Такой «особый» отпуск предоставляется отдельным категориям работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья (далее — дополнительный отпуск за особый характер), приведенным в Списке № 2 (п. 1 ч. 1 ст. 8 Закона об отпусках). Максимальная продолжительность дополнительного отпуска за особый характер труда согласно Списку № 2 — 35 к.дн. А его конкретная продолжительность устанавливается в коллективном или трудовом договоре в зависимости от занятости работника в данных условиях.

Особенности предоставления такого отпуска определены Порядком № 16-2. Они аналогичны тем, которые установлены для «вредных» отпусков. Единственное, что их отличает — аттестация рабочего места для определения права на «особый» отпуск не проводится.

Напомним, что некоторые категории работников имеют право на дополнительный отпуск по нескольким основаниям (и по Списку № 1, и по Списку № 2). Как в таком случае определить продолжительность дополнительного отпуска?

Ситуация 4

Машинист дизель-поезда имеет право на ежегодный дополнительный отпуск по двум основаниям, поскольку его должность есть и в Списке № 1, и в Списке № 2. Какой продолжительности дополнительный отпуск ему можно предоставить?

Учитывая общее правило, ежегодный дополнительный отпуск предоставляется по одному из выбранных оснований из Списка № 1 и Списка № 2. Однако есть исключения для профессий (должностей) с пометкой «*», среди которых и профессия машиниста дизель-поезда.

Следовательно, машинист дизель-поезда может получить дополнительный отпуск по двум основаниям:

• за вредные и тяжелые условия труда — до 7 к.дн.

и одновременно

• за особый характер труда — тоже до 7 к.дн.

При этом для предоставления первого (за вредные и тяжелые условия труда) необходимо провести аттестацию рабочего места и определить продолжительность отпуска, а для второго (за особый характер труда) — достаточно установить его продолжительность в коллективном или трудовом договоре. Если данные условия соблюдены и машинисту установлена максимальная продолжительность дополнительных отпусков, он может взять ежегодный дополнительный отпуск по двум основаниям общей продолжительностью 14 к.дн. (если все рабочие дни, кроме периода ежегодных отпусков, он работал не менее половины продолжительности рабочего дня в таких условиях).

Ежегодный дополнительный отпуск за «ненормированность»

Это один из видов отпуска за особый характер труда, предоставляемого работникам с ненормированным рабочим днем. Максимальная его продолжительность — 7 к.дн., а список должностей, работ и профессий с таким режимом работы определяется коллективным (трудовым) договором (п. 2 ч. 1 ст. 8 Закона об отпусках).

Особенности предоставления дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день определены в Рекомендациях № 7.

Конкретная продолжительность дополнительного отпуска устанавливается коллективным договором по каждому виду работ, профессий и должностей или трудовым договором (п. 2 и п. 7 Рекомендаций № 7). Между тем дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день предоставляется пропорционально времени, отработанному на работе (должности), предоставляющей право на этот отпуск.

Ситуация 5

По колдоговору бухгалтер имеет право на дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день — 7 к.дн. Однако в течение расчетного периода (с 1 мая 2020 года по 30 апреля 2021 года) он брал отпуск в декабре без сохранения зарплаты (с 17.12.2020 по 30.12.2020) и болел с 3 по 14 февраля 2021 года, а также находился в учебном отпуске (с 11 по 22 января 2021 года).

Итак, чтобы исчислить стаж для дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день и продолжительность отпуска, необходимо:

• определить количество календарных дней расчетного периода, которое после исключения праздничных и нерабочих дней составит 354 к.дн. (365 к.дн. – 11 н.дн.);
• определить количество календарных дней стажа для предоставления дополнительного отпуска, учитывая периоды, когда работник не работал ввиду указанных в ситуации причин:

354 к.дн. – 14 к.дн. – 12 к.дн. – 12 к.дн. = 316 к.дн.;

• рассчитать продолжительность дополнительного отпуска для бухгалтера с ненормированным рабочим днем:

(7 к.дн. : 354 к.дн.) х 316 к.дн. = 6,2 к.дн., округляем до 6.

Следовательно, бухгалтер может рассчитывать за отработанный рабочий год на 6 к.дн. дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день.

Ситуация 6

Должность водителя включена в список работников с ненормированным рабочим днем по колдоговору, предоставляющему право на дополнительный отпуск, — 7 к.дн. До 1 сентября 2020 года он работал на условиях неполного рабочего дня, а с 1 сентября 2020 года — на условиях неполной рабочей недели (4 дня в неделю, кроме пятницы). С 1 апреля 2021 года работник взял ежегодный дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день.

Право на отпуск за ненормированный рабочий день возникает у водителя только с сентября 2020 года. Ведь при работе с неполным рабочим днем условия «ненормированности» не применяются.

С целью исчисления стажа для дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день и его продолжительности необходимо:

• определить количество календарных дней расчетного периода (с 1 сентября 2020 года по 31 марта 2021 года), предоставляющих право на данный отпуск, — 212 к.дн. (30 к.дн. + 31 к.дн. + 30 к.дн. + 31 к.дн. + 31 к.дн. + 28 к.дн. + 31 к.дн.). После исключения праздничных и нерабочих дней, приходящихся на указанный период, получим стаж для дополнительного отпуска, — 209 к.дн. (212 к.дн. – 3 к.дн.);
• исключить из расчетного периода те рабочие дни, когда водитель не работал (пятница — еженедельно):

209 к.дн. – 30 к.дн. = 179 к.дн.;

• исчислить продолжительность дополнительного отпуска для водителя с ненормированным рабочим днем:

(7 дн. : 355 дн.) х 179 к.дн. = 3,53 к.дн., округляем до 4.

Таким образом, водителю за отработанный рабочий год должны предоставить 4 к.дн. дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день.

Редакция

газеты «Интерактивная бухгалтерия»

______________________________________________________________

ПРАВОВОЙ ГЛОССАРИЙ

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины.

Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР.

Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.1995 г. № 100.

Порядок № 16-1 — Порядок применения Списков производств, работ, цехов, профессий и должностей, занятость работников в которых дает право на ежегодный дополнительный отпуск, утвержденный приказом Минтруда Украины от 30.01.1998 г. № 16.

Порядок № 16-2 — Порядок применения Списка производств, работ, профессий и должностей работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, что дает право на ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда, утвержденный приказом Минтруда Украины от 30.01.1998 г. № 16.

Порядок № 442 — Порядок проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденный постановлением КМУ от 01.08.1992 г. № 442.

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5.

Рекомендации № 7 — Рекомендации относительно порядка предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер работы, утвержденные приказом Минтруда Украины от 10.10.1997 г. № 7.