Ежегодные дополнительные отпуска: кому, когда и как предоставляют

Ежегодные дополнительные отпуска: кому, когда и как предоставляют

Круг работников, которым предоставляют такие дополнительные отпуска, достаточно широк. И важно то, что данные дополнительные отпуска имеют определенные особенности, в частности, при определении стажа, дающего право на дополнительные отпуска. В связи с этим напомним, какие виды дополнительных отпусков существуют, правила предоставления и определения их продолжительности. Особое внимание уделим ежегодным дополнительным отпускам за работу с тяжелыми и вредными условиями, а также за особый характер труда

Виды ежегодных дополнительных отпусков

Согласно ст. 76 Кодекса законов о труде Украины (далее ― КЗоТ) и ч. 1 ст. 4 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР (далее ― Закон об отпусках), к ежегодным дополнительным относятся отпуска:

• за работу во вредных и тяжелых условиях труда согласно Списку № 1 ¹  (ст. 7 Закона об отпусках);
• за особый характер труда согласно Списку № 2 ²  и работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 8 Закона об отпусках);
• прочие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством.

Перечень лиц, которым предоставляют такие дополнительные отпуска, и продолжительность отпусков приведены в справочнике «Ежегодные дополнительные отпуска».

К прочим дополнительным отпускам относятся ежегодные дополнительные отпуска госслужащих, судей, должностных лиц местного самоуправления, работников дипломатических служб, аттестованных работников прокуратуры, родителей (заменяющих их лиц) детей-инвалидов и ВИЧ-инфицированных, работников, предоставляющих помощь людям с ВИЧ-инфекциями, врачей и медицинских работников, перечисленных в п. «н» ч. 1 ст. 77 Основ законодательства Украины о здравоохранении от 19.11.1992 г. № 2801-ХII.

Продолжительность ежегодных дополнительных отпусков, условия и порядок их предоставления определены отдельными нормативно-правовыми актами. Однако существуют общие правила их предоставления.

Ежегодные дополнительные отпуска: общие правила

Основные правила предоставления дополнительных отпусков мало чем отличаются от порядка предоставления ежегодных основных отпусков, о котором мы рассказали в статье «Ежегодные отпуска: предоставляем, оформляем, рассчитываем» в газете «Интерактивная бухгалтерия» № 83 за 2014 год. Однако следует помнить о некоторых важных нюансах, прописанных в ст. 10 Закона об отпусках и ст. 79 КЗоТ. Итак, основные правила для предоставления дополнительных отпусков следующие:

• ежегодные дополнительные отпуска, предусмотренные ст. 7 и ст. 8 Закона об отпусках, предоставляют сверх продолжительности основного отпуска по одному из оснований, выбранному работником. Однако работникам, профессии и должности которых обозначены значком «*» в Списке № 1 и Списке № 2, ежегодные дополнительные отпуска предоставляются по нескольким основаниям;
• дополнительный отпуск по желанию работника предоставляют отдельно или присоединяют к основному отпуску;
• право на дополнительный отпуск полной продолжительности в первый год работы (как и на основной) возникает после шести месяцев непрерывной работы на предприятии (а до его наступления отпуск предоставляется пропорционально отработанному времени). Учитывая особенности предоставления дополнительных отпусков за работу во вредных и тяжелых условиях и за особый характер труда, их лучше давать именно пропорционально фактически отработанному времени (иначе в дальнейшем придется выяснять, не предоставили ли случайно лишние дни дополнительного отпуска);
• ежегодный дополнительный отпуск за работу во вредных и тяжелых условиях и за особый характер труда работодатель обязан предоставить работнику в течение рабочего года³ согласно ч. 5 ст. 80 КЗоТ;
• ежегодные дополнительные отпуска (как и основные) разрешено переносить и делить на части;
• за неиспользованные дни дополнительного отпуска выплачивают компенсацию при увольнении, а также по желанию работника, если он отдыхал не менее 24 календарных дней (за дни, превышающие данную продолжительность) из общей продолжительности ежегодных отпусков (ч.ч. 1, 4 ст. 24 Закона об отпусках).

Определение стажа для ежегодного дополнительного отпуска

В стаж, дающий право на ежегодный дополнительный отпуск, согласно ч. 2 ст. 82 КЗоТ и ч. 2 ст. 9 Закона об отпусках засчитывают время:

• фактической работы во вредных, тяжелых условиях или с особым характером труда, если работник занят в этих условиях не менее половины продолжительности рабочего дня, установленной для работников данного производства, цеха, профессии или должности. При этом не включается время, необходимое для подготовки рабочего места к работе, а также для завершения работы;
• ежегодных основного и дополнительных отпусков за работу во вредных, тяжелых условиях и за особый характер труда;
• время работы беременных женщин, переведенных на основании медицинского заключения на более легкую работу, на которой они не подвергаются влиянию неблагоприятных производственных факторов.

Очевидно, что в стаж для ежегодных дополнительных отпусков не учитывают время, когда работник фактически не работал, но за ним согласно законодательству сохраняли место работы (должность) и зарплату полностью (кроме ежегодных основного и дополнительных отпусков) или частично. То есть при расчете стажа для дополнительного отпуска не берут, в частности:

• время оплаченного вынужденного прогула, вызванного незаконным увольнением или переводом на другую работу и т.д.;
• период временной нетрудоспособности;
• дни отпуска без сохранения заработной платы, предусмотренного ст.ст. 25, 26 Закона об отпусках;
• период отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет (по медицинским показаниям — шести), а если ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый), — шестнадцатилетнего возраста;
• прочие периоды работы, а именно: учебный отпуск, отпуск на детей, чернобыльский отпуск, курсы повышения квалификации, командировки⁴ и т.д.

Определяя количество дней расчетного периода, из него исключают не только праздничные и нерабочие дни, но и рабочие дни, в течение которых работник не работал при сокращенной рабочей неделе (письмо Минтруда от 12.03.2007 г. № 66/06/186-07).

На практике встречаются разные варианты исчисления стажа для ежегодного дополнительного отпуска: в рабочих днях, месяцах, календарных днях.

По нашему мнению, правильным является последний вариант, поскольку продолжительность всех видов отпусков согласно ч. 1 ст. 5 Закона об отпусках определяют именно в календарных днях. На то, что стаж для отпуска следует рассчитывать в календарных днях, указывает и абз. 1 п. 7 Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением КМУ от 08.02.1995 г. № 100, в котором прописан алгоритм расчета отпускных.

Поэтому далее сосредоточим внимание на нюансах предоставления ежегодных дополнительных отпусков за вредные и тяжелые условия труда и за особый характер труда. Ведь касательно их у читателей возникает наибольшее количество вопросов.

Ежегодный дополнительный отпуск за вредные и тяжелые условия труда

Такой отпуск предоставляют согласно ст. 7 Закона об отпусках работникам из Списка № 1, занятым на работах, связанных с негативным влиянием на здоровье вредных производственных факторов. Максимальная его продолжительность — 35 календарных дней.

Особенности предоставления ежегодного дополнительного отпуска за вредные и тяжелые условия труда определены Порядком применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, работа в которых дает право на ежегодный дополнительный отпуск на работах, утвержденным приказом Минтруда Украины от 30.01.1998 г. № 16 (далее ― Порядок № 16-1). Озвучим основные правила, которых следует придерживаться работодателям, предоставляющим своим работникам ежегодные дополнительные отпуска по Списку № 1:

• для определения продолжительности дополнительного отпуска нужно провести аттестацию рабочего места работника (ч. 2 ст. 7 Закона об отпусках). Ее осуществляют согласно Порядку проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденному постановлением КМУ от 01.08.1992 г. № 442, а при определении права на дополнительный отпуск и его продолжительности руководствуются приказом Минздрава Украины, Минтруда Украины «Об утверждении Показателей и критериев условий труда, по которым будут предоставляться ежегодные дополнительные отпуска работникам, занятым на работах, связанных с негативным влиянием на здоровье вредных производственных факторов» от 31.12.1997 г. № 383/55;
• конкретную продолжительность дополнительного отпуска определяют в коллективном или трудовом договоре в зависимости от фактической занятости работника во вредных и тяжелых условиях труда (ч. 2 ст. 7 Закона об отпусках);
• если продолжительность дополнительного отпуска по результатам аттестации рабочих мест превышает максимальную продолжительность отпуска из Списка № 1, он может быть продлен на количество дней разницы за счет собственных средств предприятия (абз. 2 п. 4 Порядка № 16-1). Предприятие имеет право включить такие расходы (как дополнительную зарплату) в налоговые (п. 142.1 Налогового кодекса Украины). Ведь оплата дополнительных отпусков (сверх продолжительности, предусмотренной законодательством), предоставленных в соответствии с коллективным договором, относится к фонду дополнительной зарплаты (п. 2.2.12 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной Госкомстатом Украины от 13.01.2004 г. № 5);
• работодатель должен вести учет рабочего времени по каждому из видов вредных и тяжелых работ. В случае если работники трудились в различных производствах, цехах, по профессиям и на должностях, за работу на которых предоставляется дополнительный отпуск разной продолжительности, подсчет времени работы осуществляют отдельно (п. 8 Порядка № 16-1);
• дополнительный отпуск предоставляют пропорционально отработанному времени (п. 9 Порядка № 16-1).

К слову: Список № 1 не содержит исключительного перечня производств, цехов, профессий, должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, дающих право на дополнительный отпуск. Согласно Порядку № 16-1, дополнительный отпуск предоставляют также некоторым категориям работников, занимающих должности или работающих по профессиям, которые прямо в Списке № 1 не указаны, а именно:

• работникам, должности и профессии которых не преду­смотрены в Списке, но в отдельные периоды рабочего времени они выполняют такие работы (п. 3);
• тем, которые работают по профессиям (на должностях), указанным в разделе «Общие профессии по всем отраслям хозяйства» (если эти профессии и должности не предусмотрены в других разделах (подразделах) Списка № 1) независимо от того, в каких цехах и производствах они работают (п. 5);
• бригадирам, помощникам и подручным рабочим, если данный отпуск предоставляют работникам соответствующих профессий, занятым на работах во вредных и тяжелых условиях (п. 6);
• всем работникам, если производства и цеха в Списке № 1 указаны без конкретного перечня профессий и должностей (п.п. 3, 5, 6, 7 Порядка № 16-1).

Продемонстрируем на примерах, как определяют стаж для дополнительного отпуска за вредные условия труда и рассчитывают его продолжительность.

Допустим, в 2013 году рабочий находился в основном и дополнительном отпуске с 1 по 31 июля. Тогда указанный период тоже полностью включают в стаж для дополнительного отпуска.

Для исчисления стажа для дополнительного отпуска и его продолжительности нужно:

• определить количество календарных дней расчетного периода (с 1 апреля 2013 года по 31 марта 2014 года), которое после исключения праздничных и нерабочих дней (10 н. дн.) составляет 355 к. дн. (365 к. дн. - 10 н. дн.);
• вычесть из расчетного периода рабочие дни, во время которых рабочий не работал из-за неполного рабочего времени (пятницу еженедельно, всего — 47 р. дн.), кроме периода, когда он находился в ежегодном основном и дополнительном отпуске: 355 к. дн. - 47 к. дн. = 308 к. дн.;
• исчислить продолжительность дополнительного отпуска для рабочего с таким режимом работы: (7 к. дн. : 355 к. дн.) х 308 к. дн. = 6,1 к. дн., округляем до 6-ти.

Итак, работнику должны предоставить за отработанный рабочий год шесть календарных дней дополнительного отпуска за работу во вредных и тяжелых условиях труда.

Периоды, когда работник находился в отпуске без сохранения зарплаты (14 к. дн.) на больничном 14 к. дн. (9 к. дн. + 5 к. дн.), исключают из стажа для определения продолжительности дополнительного отпуска.

Для исчисления стажа и продолжительности дополнительного отпуска нужно:

• определить количество календарных дней расчетного периода (с 1 мая 2013 года по 30 апреля 2014 года). Для этого из общего количества следует высчитать праздничные и нерабочие дни (11 н. дн.), дни неоплачиваемого отпуска (14 к. дн.) и дни нетрудоспособности (14 к. дн.). Итак, стаж для дополнительного отпуска будет равен 326 к. дн. (365 к. дн. - 11 к. дн. - 14 к. дн. - 14 к. дн.)
• рассчитать продолжительность дополнительного отпуска для рабочего: (14 дн. : 354 дн.) х 326 дн. = 12,9 к. дн., после округления получаем 13 к. дн.

Итак, рабочий имеет право на 13 календарных дней дополнительного отпуска за работу во вредных и тяжелых условиях труда за отработанный рабочий год.

То, что рабочий работает на условиях неполного рабочего дня, не лишает его права на дополнительный отпуск за работу во вредных и тяжелых условиях труда. Однако это возможно только в случае, когда он работает в таких условиях не менее половины продолжительности рабочего дня.

Итак, рабочему, который трудится во вредных и тяжелых условиях труда полдня (половину дневной нормы рабочего времени), можно предоставить дополнительный отпуск за вредные и тяжелые условия труда полной продолжительности — 4 календарных дня.

Ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда

Такой «особый» отпуск предоставляется отдельным категориям работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья (далее — дополнительный отпуск за особый характер), приведенным в Списке № 2 (п. 1 ч. 1 ст. 8 Закона об отпусках). Максимальная продолжительность дополнительного отпуска за особый характер труда согласно Списку № 2 — 35 календарных дней. А его конкретную продолжительность устанавливают в коллективном или трудовом договоре в зависимости от занятости работника в таких условиях.

Особенности предоставления данного отпуска определены Порядком применения Списка производств, работ, профессий и должностей работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, что дает право на ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда, утвержденным приказом Минтруда Украины от 30.01.1998 г. № 16. Они аналогичны тем, которые установлены для «вредных» отпусков. Единственное, что их отличает: аттестацию рабочего места для определения права на «особый» отпуск проводить не нужно.

Напомним, что некоторые категории работников имеют право на дополнительный отпуск по нескольким основаниям (и по Списку № 1, и по Списку № 2). Как в таком случае определить продолжительность дополнительного отпуска?

Учитывая общее правило, ежегодный дополнительный отпуск предоставляется по одному из выбранных оснований из Списка № 1 и Списка № 2. Однако есть исключения для профессий (должностей) с пометкой «*», среди которых и профессия машиниста дизель-поезда.

Итак, машинист дизель-поезда может получить дополнительный отпуск на двух основаниях:

• за вредные и тяжелые условия труда — до 7 к. дн.

и одновременно

• за особый характер труда — тоже до 7 к. дн.

При этом для предоставления первого (за вредные и тяжелые условия труда) необходимо провести аттестацию рабочего места и определить продолжительность отпуска, а для второго (за особый характер труда) — достаточно установить его продолжительность в коллективном или трудовом договоре. Если такие условия соблюдены и машинисту установлена максимальная продолжительность дополнительных отпусков, он может взять ежегодный дополнительный отпуск на двух основаниях общей продолжительностью 14 календарных дней (в случае если все рабочие дни, кроме периода ежегодных отпусков, он трудился не менее половины продолжительности рабочего дня в таких условиях).

Ежегодный дополнительный отпуск за ненормированность

Это один из видов отпуска за особый характер труда, предоставляемого работникам с ненормированным рабочим днем. Максимальная его продолжительность — 7 к. дн., а список должностей, работ и профессий с таким режимом работы определяют коллективным (трудовым) договором (п. 2 ч. 1 ст. 8 Закона об отпусках).

Особенности предоставления дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день определены в Рекомендациях о порядке предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда, утвержденных приказом Минтруда от 10.10.1997 г. № 7 (далее ― Рекомендации № 7).

Конкретная продолжительность дополнительного отпуска устанавливается коллективным договором по каждому виду работ, профессий и должностей или трудовым договором (п. 2 и п. 7 Рекомендаций № 7). При этом дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день предоставляют пропорционально времени, отработанному на работе (должности), которая дает право на данный отпуск.

Итак, чтобы исчислить стаж для дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день и его продолжительность, необходимо:

• определить количество календарных дней расчетного периода, которое после исключения праздничных и нерабочих дней составит 354 к. дн. (365 к. дн. - 11 н. дн.)
• определить количество календарных дней стажа для предоставления дополнительного отпуска, учитывая периоды, когда работник не работал из-за упомянутых в примере причин: 354 к. дн. - 14 к. дн. - 12 к. дн. - 12 к. дн. = 316 к. дн.;
• рассчитать продолжительность дополнительного отпуска для бухгалтера с ненормированным рабочим днем​​: (7 к. дн. : 354 к. дн.) х 316 к. дн. = 6,2 к. дн., округляем до 6-ти.

Следовательно, бухгалтер может рассчитывать за отработанный рабочий год на 6 календарных дней дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день.

Право на отпуск за ненормированный рабочий день возникает у водителя только с сентября 2013 года. Ведь при работе с неполным рабочим днем условия ненормированности не применяют.

Чтобы исчислить стаж для дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день и его продолжительность, нужно:

• определить количество календарных дней расчетного периода (с 1 сентября 2013 года по 31 марта 2014 года), которые дают право на такой отпуск, — 212 к. дн. (30 к. дн. + 31 к. дн. + 30 к. дн. + 31 к. дн. + 31 к. дн. + 28 к. дн. + 31 к. дн.). После исключения праздничных и нерабочих дней, приходящихся на указанный период, получим стаж для дополнительного отпуска, — 209 к. дн. (212 к. дн. - 3 н. дн.);
• исключить из расчетного периода те рабочие дни, когда водитель не работал (пятница — еженедельно): 209 к. дн. - 30 к. дн. = 179 к. дн.;
• исчислить продолжительность дополнительного отпуска для водителя с ненормированным рабочим днем: (7 дн. : 355 дн.) х 179 к. дн. = 3,53 к. дн., округляем до 4-х.

Итак, водителю за отработанный рабочий год должны предоставить четыре календарных дня дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день.