Ежегодные дополнительные отпуска: кому, когда и как предоставляют

Ежегодные дополнительные отпуска: кому, когда и как предоставляют

Круг работников, которым предоставляют такие дополнительные отпуска, достаточно широк. И важно то, что такие дополнительные отпуска имеют определенные особенности, в частности, при определении стажа, который дает право на дополнительные отпуска. Поэтому вспомним, какие есть виды дополнительных отпусков, правила предоставления и определения их продолжительности. Особое внимание уделим ежегодным дополнительным отпускам за работу с тяжелыми и вредными условиями, а также за особый характер труда

Виды ежегодных дополнительных отпусков

Согласно ст. 76 КЗоТ и ч. 1 ст. 4 Закона об отпусках, к ежегодным дополнительным относятся отпуска:

• за работу с вредными и тяжелыми условиями труда согласно Списку № 1 (ст. 7 Закона об отпусках);
• за особый характер труда в соответствии со Списком № 2 и работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 8 Закона об отпусках);
• другие отпуска , предусмотренные законодательством.

Перечень лиц, которым предоставляют такие дополнительные отпуска, и их продолжительность приведены в справочнике «Ежегодные дополнительные отпуска».

К последнему виду, в частности, относятся ежегодные дополнительные отпуска госслужащих, судей, должностных лиц местного самоуправления, работников дипломатических служб, аттестованных работников прокуратуры, родителей (лиц, их заменяющих) детей-инвалидов и ВИЧ-инфицированных, работников, оказывающих помощь людям с ВИЧ-инфекциями, врачей и медицинских работников, перечисленных в п. «н» ч. 1 ст. 77 Основ законодательства № 2801.

Продолжительность ежегодных дополнительных отпусков, условия и порядок их предоставления определены отдельными нормативно-правовыми актами. Однако существуют общие правила их предоставления.

Ежегодные дополнительные отпуска: общие правила

Основные правила предоставления дополнительных отпусков мало отличаются от порядка предоставления ежегодных основных отпусков, о котором мы рассказали в статье «Ежегодные отпуска: предоставляем, оформляем, рассчитываем» в газете «Интерактивная бухгалтерия» № 17 за 2013 год. Однако следует помнить о нескольких важных ньюансах, прописанных в ст. 10 Закона об отпусках и ст. 79 КЗоТ. Итак, основные правила для предоставления дополнительных отпусков следующие:

• ежегодные дополнительные отпуска , предусмотренные ст. 7 и ст. 8 Закона об отпусках, предоставляют сверх продолжительности основного отпуска по одному из оснований, выбранному работником. Однако работникам, профессии и должности которых обозначены значком «*» в Списке № 1 и Списке 2, ежегодные дополнительные отпуска предоставляются по нескольким основаниям;
• дополнительный отпуск по желанию работника предоставляют отдельно или присоединяют к основному отпуску;
• право на дополнительный отпуск полной продолжительности в первый год работы (как и на основной) возникает после шести месяцев непрерывной работы на предприятии (а до его наступления отпуск предоставляется пропорционально отработанному времени). Учитывая особенности предоставления дополнительных отпусков за работу во вредных и тяжелых условиях и за особый характер труда, их лучше давать именно пропорционально фактически отработанному времени (иначе придется потом выяснять, не предоставили ли случаем лишние дни дополнительного отпуска);
• ежегодный дополнительный отпуск за работу во вредных и тяжелых условиях и за особый характер труда работодатель обязан предоставить работнику в течение рабочего года согласно ч. 5 ст. 80 КЗоТ;
• ежегодные дополнительные отпуска (как и основные) разрешено переносить и делить на части;
• за неиспользованные дни дополнительного отпуска выплачивают компенсацию при увольнении , а также по желанию работника, если он отдыхал не менее 24 календарных дней (за дни, превышающие эту продолжительность) из общей продолжительности ежегодных отпусков (ч. 1 и ч. 4 ст. 24 Закона об отпусках).

Определение стажа для ежегодного дополнительного отпуска

В стаж, дающий право на ежегодный дополнительный отпуск, согласно ч. 2 ст. 82КЗоТ и ч. 2 ст. 9 Закона об отпусках засчитывают время:

• фактической работы с вредными, тяжелыми условиями или с особым характером труда, если работник занят в этих условиях не менее половины продолжительности рабочего дня, установленной для работников данного производства, цеха, профессии или должности;
• ежегодных основного и дополнительных отпусков за работу с вредными, тяжелыми условиями и за особый характер труда;
• время работы беременных женщин, переведенных на основании медицинского заключения на более легкую работу, на которой они не подвергаются влиянию неблагоприятных производственных факторов.

Очевидно, что в стаж для ежегодных дополнительных отпусков не учитывают время, когда работник фактически не работал, но за ним согласно законодательству сохраняли место работы (должность) и зарплату полностью (кроме ежегодных основного и дополнительных отпусков) или частично. То есть при расчете стажа для дополнительного отпуска не берут, в частности:

• время оплаченного вынужденного прогула, вызванного незаконным увольнением или переводом на другую работу и т.д.;
• период временной нетрудоспособности;
• дни отпуска без сохранения заработной платы, руководствуясь ст.ст. 25, 26 Закона об отпусках;
• период отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет (по медицинским показаниям — шести), а в случае если ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый), — шестнадцатилетнего возраста;
• другие периоды работы, такие как: учебный отпуск, отпуск на детей, чернобыльский отпуск, курсы повышения квалификации, командировки² и т.д.

Определяя количество дней расчетного периода, из него исключают не только праздничные и нерабочие дни, но и рабочие дни, в течение которых работник не работал при сокращенной рабочей неделе (письмо Минтруда от 12.03.2007 г. № 66/06/186-07).

На практике можно встретить различные варианты исчисления стажа для ежегодного дополнительного отпуска: в рабочих днях, в месяцах, в календарных днях.

По нашему мнению, правильным является последний вариант, поскольку продолжительность всех видов отпусков согласно ч. 1 ст. 5 Закона об отпусках определяют именно в календарных днях. На то, что стаж для отпуска следует рассчитывать в календарных днях, указывает и абз. 1 п. 7 Порядка № 100, в котором прописан алгоритм расчета отпускных.

Поэтому далее сосредоточим внимание на нюансах предоставления ежегодных дополнительных отпусков за вредные и тяжелые условия труда и за особый характер труда. Ведь относительно их у читателей возникает больше всего вопросов.

Ежегодный дополнительный отпуск за вредные и тяжелые условия труда

Такой отпуск предоставляют согласно ст. 7 Закона об отпусках работникам из Списка № 1, занятым на работах, связанных с негативным влиянием на здоровье вредных производственных факторов. Максимальная его продолжительность — 35 календарных дней.

Особенности предоставления ежегодного дополнительного отпуска за вредные и тяжелые условия труда определены Порядком № 16-1. Озвучим основные правила, которых следует придерживаться работодателям, предоставляющим своим работникам ежегодные дополнительные отпуска по Списку № 1:

• для определения продолжительности дополнительного отпуска нужно провести аттестацию рабочего места работника (ч. 2 ст. 7 Закона об отпусках). Ее проводят согласно Порядку № 442, а при определении права на дополнительный отпуск и его продолжительности руководствуются Приказом № 383/55;
• конкретную продолжительность дополнительного отпуска определяют в коллективном или трудовом договоре в зависимости от фактической занятости работника во вредных и тяжелых условиях (ч. 2 ст. 7 Закона об отпусках);
• если продолжительность дополнительного отпуска по результатам аттестации рабочих мест превышает максимальный отпуск из Списка № 1, он может быть продлен на количество дней разницы за счет собственных средств предприятия (абз. 2 п. 4 Порядка № 16-1). Предприятие имеет право включить такие расходы (как дополнительную зарплату) в налоговые (п. 142.1 НКУ). Ведь оплата дополнительных отпусков (сверх продолжительности, предусмотренной законодательством), предоставленных в соответствии с коллективным договором, относится к фонду дополнительной зарплаты (п. 2.2.12 Инструкции № 5);
• работодатель должен вести учет рабочего времени по каждому из видов вредных и тяжелых работ. В случае если работники трудились в различных производствах, цехах, по профессиям и на должностях, за работу в которых предоставляется дополнительный отпуск разной продолжительности, подсчет времени работы проводят отдельно (п. 8 Порядка № 16-1);
• дополнительный отпуск предоставляют пропорционально отработанному времени (п. 9 Порядка № 16-1).

К слову, Список № 1 не содержит исключительный перечень производств, цехов, профессий, должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, дающих право на дополнительный отпуск. Согласно Порядку № 16-1, дополнительный отпуск предоставляют также некоторым категориям работников, занимающих должности или работающих по профессиям, которые прямо в Списке № 1 не указаны, а именно:

• работникам, должности и профессии которых не преду­смотрены в Списке, но в отдельные периоды рабочего времени они выполняют такие работы (п. 3);
• тем, которые работают по профессиям (на должностях), указанным в разделе «Общие профессии по всем отраслям хозяйства» (если эти профессии и должности не предусмотрены в других разделах (подразделах) Списка № 1) независимо от того, в каких цехах и производствах они работают (п. 5);
• бригадирам, помощникам и подручным рабочим, если такой отпуск предоставляют работникам соответствующих профессий, занятым на работах во вредных и тяжелых условиях (п. 6);
• всем работникам, если производства и цеха в Списке № 1 указаны без конкретного перечня профессий и должностей (п.п. 3, 5, 6, 7 Порядка № 16-1).

Продемонстрируем на примерах, как определяют стаж для дополнительного отпуска за вредные условия труда и рассчитывают его продолжительность.

Допустим, в 2012 году рабочий находился в основном и дополнительном отпуске с 1 по 31 июля. Тогда указанный период тоже полностью включают в стаж для дополнительного отпуска.

Для исчисления стажа для дополнительного отпуска и его продолжительности нужно:

• определить количество календарных дней расчетного периода (с 1 апреля 2012 года по 31 марта 2013 года), которое после исключения праздничных и нерабочих дней (10 н. дн.) составляет 355 к. дн. (365 к. дн. - 10 н. дн.);
• вычесть из расчетного периода рабочие дни, во время которых рабочий не работал из-за неполного рабочего времени (пятницу еженедельно, всего — 45 р. дн.), кроме периода, когда он находился в ежегодном основном и дополнительном отпуске: 355 к. дн. - 45 дн. = 310 к. дн.;
• найти продолжительность дополнительного отпуска для рабочего с таким режимом работы: (7 к. дн. : 355 к. дн.) х 310 к. дн. = 6,1 к. дн., округляем до 6-ти.

Итак, работнику должны предоставить за отработанный рабочий год шесть календарных дней дополнительного отпуска за работу во вредных и тяжелых условиях труда.

Периоды, когда работник находился в отпуске без сохранения зарплаты (14 к. дн.) на больничном (9 к. дн. + 5 к. дн.), исключают из стажа для определения продолжительности дополнительного отпуска.

Для исчисления стажа и продолжительности дополнительного отпуска нужно:

• определить количество календарных дней расчетного периода (с 1 мая 2012 года по 30 апреля 2013 года). Для этого из общего количества следует высчитать праздничные и нерабочие дни (10 н. дн.), дни неоплачиваемого отпуска (14 к. дн.) и дни нетрудоспособности (14 к. дн.). Итак, стаж для дополнительного отпуска будет равен 327 к. дн. (365 к. дн. - 10 к. дн. - 14 к. дн. - 14 к. дн.)
• рассчитать продолжительность дополнительного отпуска для рабочего: (14 дн. : 355 дн.) х 327 дн. = 12,9 к. дн., после округления получаем 13 к. дн.

Итак, рабочий имеет право на 13 календарных дней дополнительного отпуска за работу во вредных и тяжелых условиях труда за отработанный рабочий год.

То, что рабочий работает на условиях неполного рабочего дня, не лишает его права на дополнительный отпуск за работу во вредных и тяжелых условиях труда. Однако это возможно только в случае, когда он работает в таких условиях не менее половины продолжительности рабочего дня.

Итак, рабочему, который работает полдня (половину дневной нормы рабочего времени), можно предоставить дополнительный отпуск за вредные и тяжелые условия труда полной продолжительности — 4 календарных дня.

Ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда

Такой «особый» отпуск предоставляется отдельным категориям работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья (далее — дополнительный отпуск за особый характер), приведенным в Списке № 2 (п. 1 ч. 1 ст. 8 Закона об отпусках). Максимальная продолжительность дополнительного отпуска за особый характер согласно Списку № 2 — 35 календарных дней. А его конкретную продолжительность устанавливают в коллективном или трудовом договоре в зависимости от занятости работника в таких условиях.

Особенности предоставления такого отпуска определены Порядком № 16-2. Они аналогичны тем, которые установлены для «вредных» отпусков. Единственное, что их отличает: аттестацию рабочего места для определения права на «особый» отпуск проводить не нужно.

Напомним, что некоторые категории работников имеют право на дополнительный отпуск по нескольким основаниям (и по Списку № 1, и по Списку № 2). Как в таком случае определить продолжительность дополнительного отпуска?

Учитывая общее правило, ежегодный дополнительный отпуск предоставляется по одному из выбранных оснований из Списка № 1 и Списка № 2. Однако есть исключения для профессий (должностей) с пометкой «*», среди которых и профессия машиниста дизель-поезда.

Итак, машинист дизель-поезда может получить дополнительный отпуск по обоим основаниям:

• за вредные и тяжелые условия труда — до 7 к. дн.

и одновременно

• за особый характер труда — тоже до 7 к. дн.

При этом для предоставления первого необходимо провести аттестацию рабочего места и определить продолжительность отпуска, а для второго — достаточно установить его продолжительность в коллективном или трудовом договоре. Если такие условия соблюдены и машинисту установлена максимальная продолжительность дополнительных отпусков, то он может взять ежегодный дополнительный отпуск по обоим основаниям общей продолжительностью 14 календарных дней (при условии, что все рабочие дни, кроме периода ежегодных отпусков, он трудился не менее половины продолжительности рабочего дня в таких условиях).

Ежегодный дополнительный отпуск за ненормированность

Это один из видов отпуска за особый характер труда, предоставляемого работникам с ненормированным рабочим днем. Максимальная его продолжительность — 7 к. дн., а список должностей, работ и профессий с таким режимом работы определяют коллективным (трудовым) договором (п. 2 ч. 1 ст. 8 Закона об отпусках).

Особенности предоставления дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день определены в Рекомендациях № 7.

Конкретная продолжительность дополнительного отпуска устанавливается коллективным договором по каждому виду работ, профессий и должностей или трудовым договором (п. 2 и п. 7 Рекомендаций № 7). При этом дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день предоставляют пропорционально времени, отработанному на работе (должности), которая дает право на такой отпуск.

Итак, чтобы исчислить стаж для дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день и его продолжительность, необходимо:

• определить количество календарных дней расчетного периода, которое после исключения праздничных и нерабочих дней составит 355 к. дн. (365 к. дн. - 10 н. дн.)
• определить количество календарных дней стажа для предоставления дополнительного отпуска, учитывая периоды, когда работник не работал из-за упомянутых в примере причин: 355 к. дн. - 14 к. дн. - 12 к. дн. - 12 к. дн. = 317 к. дн.;
• рассчитать продолжительность дополнительного отпуска для бухгалтера с ненормированным рабочим днем​​: (7 к. дн. : 355 к. дн.) х 317 к. дн. = 6,3 к. дн., округляем до 6-ти.

Следовательно, бухгалтер может рассчитывать на 6 календарных дней дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день за отработанный рабочий год.

Право на отпуск за ненормированный рабочий день возникает у водителя только с сентября 2012 года. Ведь при работе с неполным рабочим днем ​​условия ненормированности не применяют.

Чтобы исчислить стаж для дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день и его продолжительность, нужно:

• определить количество календарных дней расчетного периода (с 1 сентября 2012 по 31 марта 2013 года), которые дают право на такой отпуск, — 209 к. дн. (30 к. дн. + 31 к. дн. + 30 к. дн. + 31 к. дн. + 29 к. дн. + 28 к. дн. + 30 к. дн.). После исключения праздничных и нерабочих дней, приходящихся на указанный период, получаем стаж для дополнительного отпуска, — 206 к. дн. (209 к. дн. - 3 к. дн.);
• исключить из расчетного периода те рабочие дни, когда водитель не работал (пятница еженедельно): 206 к. дн. - 29 к. дн. = 177 к. дн.;
• исчислить продолжительность дополнительного отпуска для водителя с ненормированным рабочим днем​​: (7 дн. : 355 дн.) х 177 к. дн. = 3,49 к. дн., Округляем до 3-х.

Итак, водителю за отработанный рабочий год должны предоставить три календарных дня дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день.