На сегодняшний день бухучет обрабатывают с помощью электронных программ. Бухгалтерская, налоговая, статистическая отчетности могут представляться в электронной форме. А декларация по НДС и налоговые накладные с 2015 года вообще — только в электронной форме. Логичным также будет переход на электронную первичку. Конечно, полностью она не вытеснит бумажный формат, но может составить серьезную конкуренцию. Выясним, как сейчас реализована данная возможность

Юридическое основание

Статья 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далееЗакон о бухучете), а также пункт 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88 (далееПоложение № 88), разрешают составлять первичные документы в электронной форме. Но — при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (абз. 8 ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Основным нормативом касательно этого является Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV (далееЗакон № 851). Поэтому, согласно данному Закону, под электронным документом подразумевают документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа (ст. 5 Закона № 851). Наверняка речь идет об обязательных реквизитах, указанных в ст. 9 Закона о бухучете.

Напомним, что в перечень обязательных реквизитов включаются:

  • название документа (формы);
  • дата составления;
  • название предприятия, от имени которого составлен документ;
  • содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции;
  • должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции (ст. 9 Закона о бухучете).

Вместе с тем закон также требует, чтобы электронная форма была визуализирована и пригодна для восприятия ее содержания человеком (ч. 4 ст. 5 Закона № 851). Такой документ считают оригиналом, а все бумажные отображения данного документа являются копией (ст. 7 Закона № 851).

Помните

Электронный документ, составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства и содержащий все необходимые реквизиты, имеет такую же юридическую силу, как и документ, составленный в бумажном виде (письмо ГФС от 04.01.2017 г. № 30/6/99-99-15 -02-02-15).

Но это только часть требований, которые следует соблюдать для того, чтобы электронный первичный документ стал легитимным. Завершают создание электронного первичного документа наложением главного реквизита — электронной подписи автора или подписи, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.2003 г. № 852-IV (далее Закон № 852).

При ее наличии оригиналом будет считаться любой созданный экземпляр электронной первички (ч. 2 ст. 7 Закона № 852). Как следует из ст. 3 Закона № 852-IV, электронную цифровую подпись (далее — ЭЦП) считают аналогом собственноручной подписи уполномоченного лица или «мокрой» печати, если при подписании электронного документа соблюдены все необходимые условия, а именно:

  • ЭЦП подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи;
  • при проверке использовался усиленный сертификат ключа, действующий на момент наложения ЭЦП;
  • личный ключ подписанта соответствует открытому ключу, указанному в сертификате.

Проще говоря: подписание электронного документа нужно подтвердить (удостоверить) наличием сертификата данного ключа. Сертификат, как, собственно, и сам ключ, предоставляет аккредитованный центр сертификации электронных ключей (далее — АЦСК).

Так вот, существует нормативно утвержденная процедура засвидетельствования подлинности ЭЦП. Урегулирована она Порядком засвидетельствования наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени, утвержденным постановлением КМУ от 26.05.2004 г. № 680 (далее Порядок № 680). В «глубину» терминологии мы не будем погружаться. Суть данной процедуры заключается в том, что АЦСК должен сделать свою отметку времени на документе, то есть подтвердить, что ЭЦП принадлежит конкретному лицу и на момент подписания является действующим (действительным). Ведь ЭЦП имеет свой срок действия, по истечении которого его нужно обновлять (подтверждать).

На практике это значит, что подписание должно происходить не только с помощью специального программного обеспечения, но и в режиме онлайн (как правило, через сеть Интернет).

Отдельно обратим внимание на ситуацию с кассовой первичкой. Учитывая то что регулирование порядка ее создания — прерогатива НБУ, контролеры традиционно с осторожностью предоставляют разъяснения по поводу правомерности ее ведения в электронном виде.

Так, ГФС в анализируемом нами письме от 04.01.2017 г. № 30/6/99-99-15-02-02-15 подчеркивала, что использование цифровой подписи в таких документах, как платежные поручения, приходные (расходные) кассовые ордера и т.д., осуществляется с учетом нормативно-правовых актов Национального банка Украины.

Вместе с тем согласно абз. 2 п. 33 р. III Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148, приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и расходные ведомости могут заполняться с помощью компьютерных средств. Главное условие — чтобы была возможность обеспечить формирование и распечатку соответствующих кассовых документов.

К тому же подчеркнем: ГФС, предоставляя разъяснения относительно возможности ведения первичной документации на предприятии в электронной форме, беспокоится о том, чтобы с соответствующих документов можно было сделать копии в целях проверки. Так, проверяющий имеет право получать копии документов, относящихся к предмету проверки, заверенные подписью налогоплательщика или его должностного лица и скрепленные печатью (при наличии) (п. 85.8 НКУ). Правда, эти копии налогоплательщик должен сделать за свой счет (ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете).

Сразу же отметим: согласно ч. 6 ст. 7 Закона № 851, копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное предоставление электронного документа на бумаге, заверенное в порядке, установленном законодательством. Комментируя соответствующее положение, ГУ Миндоходов в г. Киеве в письме от 03.02.2014 г. № 1001/10/26-15-11-01-08 сослалось на Порядок № 680.

Не лишним будет вопрос: какой срок хранения предусмотрен для электронной первички? Для нее установлен общепринятый срок хранения, предусмотренный для бумажной первички (п. 6.4 Положения № 88). Сейчас сроки хранения по каждому отдельному первичному документу установлены Перечнем типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5.

На заметку

Юридическая сила электронного документа не может быть оспорена только из-за того, что он имеет электронную форму (ст. 8 Закона № 851).

Практическая реализация

Все юрлица, независимо от форм собственности, должны применять специальный Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденный приказом Минюста от 11.11.2014 г. № 1886 (далееПорядок № 1886). На этот документ стоит особо обратить внимание, ведь он содержит разные требования, а именно:

  • наименование файлов электронных документов;
  • наименование файлов электронных учетных документов;
  • наименование файлов архивных электронных документов.

Отметим: среди прочего учреждения обязаны создавать документы постоянного и длительного (более 10-ти лет) хранения в двух формах — бумажной и электронной (п. 4 р. І Порядка № 1886).

Конечно, на предприятии разрешается разработать и утвердить отдельные регламенты работы с электронными документами, но с обязательным учетом требований Порядка № 1886, специфики организации деятельности учреждения, характеристик технических и программных средств, которые функционируют в учреждении (абз. 2 п. 5 р. І Порядка № 1886). Для тех, у кого не хватает времени на разработку данного Положения по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, мы предлагаем готовый образец.

Вкратце рассмотрим последовательный процесс работы с электронной первичкой.

Во-первых, электронный документ составляют в определенном формате — как правило, XML-формат. Проблем в этом, казалось бы, не должно быть, поскольку многие офисные программы (в т.ч. бесплатные) поддерживают возможность создания электронных документов в XML-формате. Правда, они не унифицированы, поэтому разные программы их не всегда поддерживают. Посему должна быть специализированная программа, которая может создавать унифицированные формы документов.

Во-вторых, данный документ нужно подписать — также с помощью специальной программы.

В-третьих, подписание должно осуществляться в режиме онлайн с запросом в АЦСК на проставление отметки времени.

И самое главное: подписанный документ нужно направить контрагенту. А у контрагента должна быть возможность открыть (визуализировать) данный документ и при необходимости — поставить свою подпись. А потом уже имплементировать (внести) его в свою программу бухгалтерского учета.

Получается, что все зависит от программного обеспечения, которое разрешит использовать электронный документ, созданный одной программой во всех остальных.

Основные этапы работы с первичным документом можно разделить на:

1. Создание документа. Причем разработчик не только имеет уже готовые формы первички, но и дает возможность создать собственную форму.

2. Подписание документа.

3. Отправка контрагенту (как с помощью средств самой программы, так и вручную через электронную почту) с подтверждением о получении.

4. Получение от контрагента подписанного документа.

И все выглядит красиво и просто до тех пор, пока не возникает вопрос относительно унификации между разными программными продуктами. Ведь ЭЦП предоставляют разные АЦСК, но не все программные продукты поддерживают работу с этими АЦСК. Каждый из разработчиков указывает перечень АЦСК, с которыми сотрудничает.

Кроме этого, разработчики не дают возможности обмена данными между пользователями программных продуктов конкурента. С позиции бизнеса это, вроде бы, понятно: каждый хочет набрать как можно больше клиентов, а в идеале — монополизировать рынок данных услуг.

В свою очередь, невыгодно разрабатывать унификацию, позволяя тем самым конкурентам отобрать клиента, ориентированного прежде всего на ценовую политику. К тому же это «привязывает» клиента к разработчику и не дает возможности перейти к конкуренту. Ведь базу составленных электронных документов одной программой невозможно импортировать в программу другого разработчика.

В результате получаем ряд программных продуктов, которые могут работать с электронной первичкой, только если контрагент использует такую же программу. А некоторые программы даже обмен с «себе подобными» не поддерживают. Пожалуй, это пока что самые большие минусы, которые сдерживают от внедрения электронного документооборота.

Редакция газеты

«Интерактивная бухгалтерия»