Электронная первичка сегодня не в диковинку, а закономерный процесс. Экономия на обмене документами, оперативность получения — явные ее преимущества.
Что следует учесть при использовании электронных первичных документов? Каковы требования существуют? Что считается датой составления электронных документов?

Юридические основания

Статья 9 Закона № 996, а также п. 2.1 Положения № 88 разрешают составлять первичные документы в электронной форме. Но при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (абз. 8 ч. 2 ст. 9 Закона № 996, п. 2.3 Положения № 88).

Основным нормативом в этой сфере является Закон № 851. Следовательно, согласно данному Закону электронный документ — это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа (ст. 5 Закона № 851).

Ввиду этого, безусловно, в электронных первичных документах должны быть все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Закона № 996.

Напомним

Обязательными реквизитами первичного документа являются:

— название документа (формы);

— дата составления;

— название предприятия, от имени которого составлен документ;

— содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции;

— должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Вместе с тем закон требует, чтобы электронная форма была визуализирована и пригодна для восприятия ее содержания человеком (ч. 4 ст. 5 Закона № 851).

Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в т.ч. с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом № 2155.

При отправке электронного документа нескольким адресатам или его хранении на нескольких электронных носителях информации каждый из электронных экземпляров считается оригиналом электронного документа (ст. 7 Закона № 851).

Если созданы идентичные по документарной информации и реквизитам электронный документ и документ на бумаге, каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу.

Оригинал электронного документа должен предоставлять возможность доказать его целостность и подлинность в порядке, определенном законодательством; в определенных законодательством случаях может быть предъявлен в визуальной форме отражения, в т.ч. в бумажной копии.

Электронная копия электронного документа удостоверяется в порядке, установленном законом.

Копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, удостоверенное в порядке, установленном законодательством.

Примером визуальной формы является PDF-формат документа согласно Перечню форматов данных электронных документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, утвержденному приказом Минюста от 11.11.2014 г. № 1886/5.

Важно

Электронный документ, составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства и содержащий все необходимые реквизиты, имеет такую же юридическую силу, что и документ, составленный в бумажном виде (см. письмо ГФС от 04.01.2017 г. № 30/6/99-99-15-02-02-15).

Но это только часть требований, которым нужно следовать с целью обретения электронным первичным документом легитимности. Завершают создание электронного первичного документа наложением главного реквизита — электронной подписи автора или подписи, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом № 2155.

При ее наличии оригиналом будет считаться любой созданный экземпляр электронной первички (ч. 2 ст. 6 Закона № 851).

В свою очередь, подписи разделяются на (ст. 1 Закона № 2155):

— электронную подпись — электронные данные, которые добавляются подписантом к другим электронным данным или логически с ними связываются и используются им как подпись;

— усовершенствованная электронная подпись — электронная подпись, созданная в результате криптографического преобразования электронных данных, с которыми связана эта электронная подпись, с использованием средства усовершенствованной электронной подписи и личного ключа, однозначно связанного с подписантом, и который позволяет осуществить электронную идентификацию подписанта и выявить нарушения целостности электронных данных, с которыми связана эта электронная подпись;

— квалифицированная электронная подпись — усовершенствованная электронная подпись, которая создается с использованием средства квалифицированной электронной подписи и основывается на квалифицированном сертификате открытого ключа.

Квалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи (ч. 4 ст. 18 Закона № 2155).

Отметим

Кассовые документы могут быть бумажными или электронными. Электронные кассовые документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства Украины в сфере электронного документооборота.

Работник учреждения/предприятия для подписания электронного кассового документа обязан использовать квалифицированную электронную подпись (п. 23 р. III Положения № 148).

Физлицо для подписания электронного кассового документа вправе использовать:

— квалифицированную электронную подпись;

— усовершенствованную электронную подпись;

— простую электронную подпись.

Субъект хозяйствования вправе использовать:

— квалифицированную электронную печать банка;

— усовершенствованную электронную печать как дополнительный реквизит электронного кассового документа.

Вместе с тем важно

ГНС, предоставляя разъяснения о возможности ведения первичной документации на предприятии в электронной форме, беспокоится о том, чтобы с соответствующих документов можно было сделать копии с целью проверки. Так, проверяющий вправе получать копии документов, которые относятся к предмету проверки, удостоверяются подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии) (п. 85.8 НКУ). Правда, такие копии налогоплательщик должен сделать за собственный счет (ч. 6 ст. 9 Закона № 996).

Напомним

Согласно ч. 6 ст. 7 Закона № 851 копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, удостоверенное в порядке, установленном законодательством. Правда, законодательный порядок утверждения копий не установлен.

Как правило, в делопроизводстве применяется порядок удостоверения копий документов, прописанный в п. п. 5.26, 5.27 Национального стандарта Украины Государственной унифицированной системы документации, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. «Требования к оформлению документов» (ДСТУ 4163-2003, утвержденный приказом Госпотребстандарта Украины от 07.04.2003 г. № 55): копии документа удостоверяют словами «Згідно з оригіналом», указывают название должности, личную подпись лица, удостоверившего копию, его инициалы и фамилию, дату удостоверения копии, которая проставляется ниже подписи. Правда, это касается удостоверения копий документов органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями и их объединениями всех форм собственности.

Какой срок хранения для электронной первички?

Для электронной первички установлен общепринятый срок хранения, предусмотренный для бумажной первички (п. 6.4 Положения № 88). На сегодняшний день сроки хранения по каждому отдельному первичному документу установлены Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5.

Важно

Юридическая сила электронного документа не может отрицаться только ввиду того, что он создан в электронной форме (ст. 8 Закона № 851).

Электронный документ как доказательство в суде

Без электронной подписи электронный документ не считается созданным, а значит, не может рассматриваться судом как доказательство:

«…электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, которая используется для идентификации автора и/или подписания электронного документа другими субъектами электронного документооборота. Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа» (постановление Верховного Суда от 28.12.2019 г. по делу № 922/788/19).

Между сторонами договора не введена процедура электронного документооборота, а ответчик направлял свои информационные сообщения об исполнении условий договора без соблюдения требований относительно наличия обязательных реквизитов электронного документа и без удостоверения своей электронной подписью. Поэтому предоставленные ответчиком скриншоты писем не являются надлежащими письменными электронными доказательствами, в обоснование своей правовой позиции по делу.

Важно

Если документы подаются участниками дела в суд или направляются другим участникам дела в электронной форме, такие документы скрепляются электронной цифровой подписью участника дела (см. ч. 10 ст. 44 КАС Украины, производство Большой Палаты Верховного Суда от 14.02.2019 г. по делу № 9901/43/19 (П/9901/43/19)).

Практическая реализация электронного документирования

Алгоритм действий может быть следующим:

1. Разработать собственную инструкцию (положение) об электронных документах и электронном делопроизводстве.

Все юрлица, независимо от форм собственности, должны применять специальный Порядок № 1886. На этот документ стоит особо обратить внимание, ведь он содержит разные требования, в частности, относительно наименования файлов:

  • электронных документов;
  • электронных учетных документов;
  • архивных электронных документов.

Отметим

Среди прочего учреждения обязаны создавать документы постоянного и длительного (более 10 лет) хранения в двух формах — бумажной и электронной (п. 4 р. І Порядка № 1886).

Создание документов по кадровым вопросам (личному составу) в электронной форме согласовывают с соответствующим государственным архивным учреждением, архивным отделом городского совета.

Конечно, на предприятии разрешается разработать и утвердить отдельные регламенты работы с электронными документами, но с обязательным учетом требований Порядка № 1886, специфики организации деятельности учреждения, характеристик технических и программных средств, функционирующих в учреждении (абз. 2 п. 5 р. І Порядка № 1886).

Для тех, у кого не хватает времени на разработку такого Положения по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, мы предлагаем готовый образец.

2. Получить квалифицированную электронную подпись.

3. Выбрать программное обеспечение, с помощью которого будет происходить обмен первичными электронными документами.

4. Заключить договор (или дополнительное соглашение) с контрагентами для согласования обмена электронными документами и использования квалифицированной электронной подписи.

5. Оформить распоряжение (приказ) по предприятию о переходе на электронный документооборот с определенной даты.

Сейчас вкратце рассмотрим последовательный процесс работы с электронной первичкой.

Во-первых, электронный документ составляется в определенном формате — как правило, XML-формат. Проблем с этим, казалось бы, не должно возникнуть, т.к. многие офисные программы (в т.ч. бесплатные) поддерживают возможность создания электронных документов в XML-формате. Правда, они не унифицированы, а потому разные программы их не всегда поддерживают. Таким образом, должна быть специализированная программа, которая может создавать унифицированные формы документов.

Во-вторых, этот документ нужно подписать — тоже с помощью специальной программы.

В-третьих, подписание должно происходить в режиме онлайн с отметкой времени.

Квалификационная электронная подпись налагается с помощью личного ключа и проверяется с помощью открытого ключа.

В-четвертых, подписанный документ необходимо направить контрагенту. А контрагент должен иметь возможность открыть (визуализировать) этот документ и при необходимости — поставить свою подпись. И затем уже имплементировать (внести) ее в свою программу бухгалтерского учета.

Получается, что все зависит от программного обеспечения, которое позволит использовать электронный документ, созданный одной программой во всех остальных.

Основные этапы работы с первичным документом следующие:

1. Создание документа. Причем разработчик не только имеет уже готовые формы первички, но и предоставляет возможность создать собственную форму.

2. Подписание документа.

3. Отправка контрагенту (как средствами самой программы, так и вручную через электронный почтовый ящик) с подтверждением о получении.

4. Получение от контрагента подписанного документа.

Проблема — дата первичного документа

Для целей НДС, в частности, значимым является определение даты налоговых обязательств по поставке услуг (если это первое событие) — по факту оформления первичного документа, подтверждающего предоставление услуг (п. 187.1 НКУ). Поэтому необходимо определить эту дату — как дату составления первичного документа, указанную в таком первичном документе как его обязательный реквизит или как дату подписания первичного документа путем наложения квалифицированной электронной подписи обеими сторонами гражданско-правового договора о предоставлении услуг.

Минфин в письме от 26.12.2019 г. № 35210-06-62/35178 прямо на данный вопрос не отвечает, ведь для целей бухучета важной является дата осуществления хозоперации (ст. 9 Закона № 996) (читайте «Разные периоды составления и подписания электронного первичного документа: когда операцию фиксировать в учете»).

На сегодняшний день в ИНК ГНСУ от 17.03.2020 г. № 1112/6/99-00-07-03-02-06/ІПК налоговики делают следующий вывод:

«…налогоплательщикам при осуществлении операций по поставке услуг с целью определения даты возникновения налоговых обязательств по НДС и, соответственно, составления налоговых накладных по данным операциям, следует использовать дату составления документа (в бумажной или электронной форме), который содержит сведения о поставки услуг налогоплательщиком, поскольку данный реквизит определен Законом № 966 как обязательный для первичного документа.

Таким образом, при осуществлении налогоплательщиком (поставщиком) операции по поставке услуг, которые оформлялись первичным документом, составленным в электронной форме, датой возникновения налоговых обязательств по НДС и, соответственно, составления налоговой накладной по такой операции будет считаться дата составления этого первичного документа, содержащего сведения о хозяйственной операции, независимо от даты наложения электронных подписей».

То есть для определения налоговых обязательств по НДС по поставке услуг, если первое событие — их предоставление, нужно ориентироваться на дату составления такого документа, а не подписания электронного документа второй стороной. Правда, это индивидуальная консультация, и было бы замечательно иметь подобную свою ИНК во избежание рисков изменения позиции контролеров.

Редакция газеты
«Интерактивная бухгалтерия

 

 

 

______________________________________________________________

ПРАВОВОЙ ГЛОССАРИЙ

НКУ — Налоговый кодекс Украины.

Закон № 996 — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV.

Закон № 851 — Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV.

Закон № 2155 — Закон Украины «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 г. № 2155-VIII.

Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88.

Положение № 148 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

Порядок № 1886 — Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденный приказом Минюста от 11.11.2014 г. № 1886.