Работник заболел во время отпуска: проводим перерасчет отпускных

Ситуация когда работник, возвращаясь из отпуска, приносит больничный, — явление довольно распространенное. В таком случае следует отсторнировать отпускные за период болезни, а больничные, наоборот, начислить. В предложенной вашему вниманию статье мы поможем разобраться, как без ошибок провести эти операции в учете и отразить в отчетности

Как оплачивают временную нетрудоспособность в период отпуска

Период временной нетрудоспособности во время нахождения работника в ежегодном отпуске оплачивают в обычном порядке (ч. 2 ст. 35 Закона № 2240): первые пять дней — за счет работодателя, остальные дни — за счет Фонда страхования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд). Размер больничных зависит от страхового стажа и наличия льготного статуса у застрахованного лица (ст. 37 Закона № 2240). Словом, все тоже самое, как если бы не было никакого отпуска (подробности — в статье «Предоставляем и оплачиваем больничные в 2013 году», опубликованной в газете «Интерактивная бухгалтерия» № 12(21) за 2013 год). Единственное, на что нужно обратить внимание: больничные оплачивают за рабочие дни, поэтому при их начислении следует отталкиваться от установленного для сотрудника графика работы на предприятии.

Больничный оплачивают только в том случае, если период временной нетрудоспособности припал на:

  • ежегодный отпуск (не важно — основной или дополнительный1) — ч. 2 ст. 35 Закона № 2240;
  • дополнительный социальный отпуск работникам с детьми (см. письмо Минтруда от 19.02.2009 г. № 34/13/116-09).

За время нахождения в остальных отпусках, в т.ч. учебных, творческих, без сохранения зарплаты, больничные не оплачивают (п. 6 ч. 1 ст. 36 Закона № 2240).

Также учтите: согласно ч. 6 ст. 35 Закона № 2240, в каком бы отпуске работник не находился, ему не предоставляют:

  • пособие по уходу за больным ребенком до 14 лет;
  • по уходу за больным членом семьи;
  • в случае заболевания матери или другого лица, осуществляющего уход за ребенком до трех лет или ребенком-инвалидом до 18 лет.

Что делать с неиспользованной в связи с болезнью частью отпуска

Как поясняется в ст. 11 Закона об отпусках и ст. 80 КЗоТ, в случае временной нетрудоспособности работника, подтвержденной больничным листом, ежегодный отпуск должен быть продолжен или перенесен на другой период. То же самое касается отпуска на детей, что опять же подтверждает Минтруда в письме от 19.02.2009 г. № 34/13/116-09.

Решение о продолжении или перенесении отпуска принимаются по согласию между наемным лицом и работодателем.

Работник обязан уведомить работодателя:

  • о своем решении продлить или перенести отпуск на желаемый срок (законодательство не обязывает продлевать отпуск непременно на весь период нетрудоспособности — часть дней может быть использована как продление отпуска, а часть перенесена);
  • о причинах продления или перенесения отпуска (временная нетрудоспособность, не связанная с несчастным случаем на производстве).

В свою очередь работодатель должен издать приказ о продлении или перенесении отпуска.

В случае невыхода на работу без предупреждения работодатель вынужден будет табелировать прогулы, что дает основание для увольнения работника со сссылкой на п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗоТ.

И еще один важный нюанс. Если отпуск продолжается, заново проводить расчет отпускных не нужно — берется тот же среднедневной заработок, который рассчитали перед отпуском. Но если отпуск переносится, то есть между его первой частью и последующей имеется промежуток хотя бы в один день, отпускные исчисляют заново, на основании нового расчетного периода.

Учетные корректировки

Их проводят в месяце, в котором работник предоставит больничный лист, как документальное основание для перенесения или продолжения отпуска, а также для оплаты периода нетрудоспособности.

Дальнейшие действия бухгалтера будут зависеть от того, переносят или продолжают отпуск.

Если отпуск переносят на другой период, необходимо:

  • сторнировать отпускные за календарные дни, припадающие на период нетрудоспособности, вместе с начисленным на них ЕСВ и удержанными ЕСВ и НДФЛ;
  • начислить больничные и провести надлежащие в связи с этим начисление ЕСВ и удержания ЕСВ и НДФЛ.

Если отпуск продолжают на весь период болезни, сторнировать отпускные и связанные с ними платежи по ЕСВ и НДФЛ не нужно. Достаточно только начислить больничные.

Однако в обоих случаях (будь то продолжение или перенос отпуска) следует обратить внимание на:

  • налоговую соцльготу, а именно, не теряет (приобретает) ли работник право на нее в месяце перерасчета (корректировки);
  • ставку НДФЛ. Если база налогообложения в месяце перерасчета превышает десятикратный размер минзарплаты на 1 января отчетного года (в этом году — 11470 грн), к сумме превышения применяют ставку 17%;
  • максимальную величину базы начисления единого взноса (на сегодняшний день — 19499 грн). Если доход работника за месяц, на который он припадает (не путайте с месяцем корректировки!) больше указанной величины, с суммы превышения ЕСВ не уплачивают. При этом стоит учитывать очередность выплат: сначала ЕСВ платят с зарплаты и отпускных и только потом, если максимальная величина еще не превышена, — с больничных (п. 4.9 Порядка № 22-2).

Рассмотрим пример.

Пример

Продавцу-консультанту магазина Левко Татьяне Семеновне предоставлена часть ежегодного основного отпуска — 23 календарных дня за период с 08.04.2013 г. по 30.04.2013 г. Выйдя из отпуска, сотрудница предоставила больничный лист, свидетельствующий о том, что она болела с 15 по 24 апреля. Однако больничный был предоставлен с опозданием и отчет по ЕСВ за апрель уже был сдан. Соответственно было принято решение перенести отпуск на летние месяцы.

Проведем необходимые корректировки в таблице с учетом следующих показателей:

  • среднедневной заработок для расчета апрельских отпускных — 160 грн;
  • среднедневной заработок для расчета больничных — 190 грн;
  • зарплата за первые 5 рабочих дней апреля2 — 1000 грн;
  • зарплата за май — 3800 грн.

Таблица

Отражение в учете операций в связи с болезнью работника по время отпуска

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Налоговый учет, грн

Дт

Кт

сумма, грн

доход

расходы

Апрель

1

Начислены работнику отпускные:

(160 грн Ч 23 к. дн.)

471

661

3680,00

3680,00

2

Начислен на сумму отпускных ЕСВ:

(3680 грн Ч 36,8%)

471

651

1354,24

1354,24

3

Удержаны с отпускных:

— ЕСВ: (3680 грн Ч 3,6%);

661

651

132,48

— НДФЛ: (3680 грн - 132,48 грн) Ч 15%

661

641

532,13

4

Перечислены в бюджет:

— ЕСВ: (1354,24 грн + 132,48 грн);

651

311/1*

1486,72

— НДФЛ

641

311/1

532,13

5

Перечислены отпускные на картсчет работнику:

(3680 грн - 132,48 грн - 532,13 грн)

661

311/1

3015,39

6

Начислена зарплата за апрель

93

661

1000,00

1000,00

7

Начислен на зарплату ЕСВ:

(1000 грн Ч 36,8%)

93

651

368,00

368,00

8

Удержаны с зарплаты:

— ЕСВ: (1000 грн Ч 3,6%);

661

651

36,00

— НДФЛ: (1000 грн - 36 грн) Ч 15%

661

641

144,60

Май

9

Перечислены в бюджет:

— ЕСВ: (368 грн + 36 грн);

651

311/1

404,00

— НДФЛ

641

311/1

144,60

10

Перечислена зарплата за апрель на картсчет работника:

(1000 грн - 36 грн - 144,6 грн)

661

311/1

819,40

11

Начислены больничные:

— за счет предприятия: (190 грн Ч 5 р. дн.)

93

663

950,00

950,00

— за счет Фонда: (190 грн Ч 3 р. дн.)

378

663

570,00

12

Начислен ЕСВ на сумму больничных:

1) 950 грн + 570 грн = 1520 грн;

2) 1520 грн Ч 33,2% = 504,64 грн

93

651

504,64

504,64

13

Удержаны:

— ЕСВ с оплаты за первые 5 дней нетрудоспособности: 950 грн Ч 2%;

663

651

19,00

— ЕСВ с больничных, которые оплачиваются за счет Фонда: 570 грн Ч 2%;

663

651

11,40

— НДФЛ с оплаты за первые 5 дней нетрудоспособности: (950 грн - 19 грн) Ч 15%

663

641

139,65

— НДФЛ с больничных, которые оплачиваются за счет Фонда: (570 грн - 11,4 грн) Ч 15%

663

641

83,79

14

Откорректирована сумма отпускных методом «красного сторно»:

(160 грн Ч 10 к. дн.)

471

661

1600,00

–1600,00

15

Откорректирована сумма ЕСВ, начисленного на отпускные, методом «красного сторно»:

(1600 грн Ч 36,8%)

471

651

588,80

–588,80

16

Откорректирована сумма удержаний с отпускных методом «красного сторно»:

— ЕСВ: (1600 грн Ч 3,6%);

661

651

57,60

— НДФЛ: (1600 грн - 57,6 грн) Ч 15%

661

641

231,36

17

Поступили средства на выплату пособия от Фонда на спецсчет

311/2*

378

570,00

18

Начислена зарплата за май

93

661

3800,00

3800,00

19

Начислен на зарплату ЕСВ:

(3800 грн Ч 36,8%)

93

651

1398,40

1398,40

20

Удержаны с зарплаты:

— ЕСВ: (3800 грн Ч 3,6%);

661

651

136,80

— НДФЛ: (3800 грн - 136,8 грн) Ч 15%

661

641

549,48

21

Перечислены в бюджет:

— ЕСВ с майской зарплаты, начисленный на больничные и удержанный с оплаты за первые 5 дней нетрудоспособности за минусом ЕСВ со сторнированных отпускных:

(1398,4 грн + 136,8 грн + 504,64 грн + 19 грн - 588,8 грн - 57,6 грн)

651

311/1

1412,44

— ЕСВ, удержанный с больничных, оплаченных за счет Фонда

651

311/2

11,40

— НДФЛ с майской зарплаты и оплаты за первые 5 дней нетрудоспособности за минусом НДФЛ со сторнированных отпускных:

(549,48 грн + 139,65 грн - 231,36 грн)

641

311/1

457,77

— НДФЛ, удержанный с больничных, оплаченных за счет Фонда

641

311/2

83,79

22

Перечислены больничные со спецсчета на картсчет работника: (570 грн - 11,4 грн - 83,79 грн)

663

311/2

474,81

23

Перечислена зарплата за май и оплата за первые 5 дней нетрудоспособности за минусом отсторнированных отпускных на картсчет работника:

(3800 грн - 136,8 грн - 549,48 грн + 950 грн - 19 грн - 139,65 грн - 1600 грн + 57,6 грн + 231,36 грн)

661

311/1

2594,03

* На субсчете «311/1» отражаем операции по текущему счету, на субсчете «311/2» — по спецсчету, на который зачисляются средства от Фонда.

Как отразить результаты корректировок в отчетности

Форма № 1ДФ3. Поскольку зарплату, отпускные и больничные в Налоговом расчете отражают с одним и тем же признаком дохода «101», их записывают одной строкой (п. 3.6 Порядка № 1020). При этом считаем, что на все три выплаты распространяется правило из п. 3.3 Порядка № 1020: «Заработная плата, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце, должна быть отражена в налоговом расчете за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который заработная плата была начислена. Например, в налоговый расчет за I квартал входит заработная плата за январь, начисленная в январе и выплаченная в феврале, за февраль (начисленная в феврале и выплаченная в марте), за март (начисленная в марте и выплаченная в апреле)».

В принципе, возможна ситуация когда корректировку проводят за отчетный период, по итогам которого ф. № 1ДФ уже подана. В таком случае следует помнить, что корректировка — это не исправление ошибки, а вновь открывшееся обстоятельство, результат которого, как мы уже говорили, отражают по факту предоставления больничного листа. Поэтому результаты корректировки отражают в Налоговом расчете за тот период, в котором (а не за который!) ее проводят. Такой вывод следует из пп. 169.4.1 НКУ, где сказано: при начислении заработка за время отпуска или нахождения на больничном начисленный доход относится к периоду его начисления. И ни в коем случае в связи с корректировкойне нужно подавать уточняющий расчет по ф. № 1ДФ. Налоговики наверняка отреагируют на предоставление такого расчета штрафом по п. 119.2 НКУ (510 – 1020 грн), трактуя это как факт отражения недостоверных сведений в ф. № 1ДФ.

Отчет по ЕСВ4. Здесь в первую очередь интерес представляет заполнение таблицы 6. Корректировку отражают, подавая отчет за тот месяц, в котором ее проводили, то есть по данным нашего примера — за май. Вместе с тем, в отличие от ф. № 1ДФ, в Отчете по ЕСВ начисленные больничные и отсторнированные отпускные должны относиться к месяцу, за который (а не в котором) его проводили. То есть, снова возвращаясь к нашему примеру, в отчете по итогам мая следует отразить корректировку отпускных и начисление больничных, указав в графе 11 месяц апрель — «4».

Кстати, что касается отражения в таблице 6 «отрицательных» отпускных, то благодаря последним изменениям, внесенным в Порядок № 22-25, ситуацию на сегодняшний день можно считать урегулированной. В п. 4.9 Порядка № 22-2 четко сказано, что отражение отрицательных сумм допускается при указании сторнированных отпускных.

Стоит также учесть: начиная с этого года в графе 10 «Код типу нарахувань» проставляют отдельный код «10», предназначенный для отражения начисленной суммы заработка за дни отпуска. Считаем, что данный код стоит указывать и в случае сторнирования отпускных.

А теперь на базе примера заполним таблицу 6 к Отчету по ЕСВ за май.

Геннадий ВАСИЛЬЕВ,

главный редактор
газеты «Интерактивная бухгалтерия»

Список использованных нормативно-правовых актов:

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины.

НКУ — Налоговый кодекс Украины.

Закон № 2240 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.2001 г. № 2240-III.

Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР.

Порядок № 1020 — Порядок заполнения и предоставления налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога, утвержденный приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1020.

Порядок № 22-2 — Порядок формирования и предоставления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный Постановлением правления ПФУ от 08.10.2010 г. № 22-2.

1 Перечень дополнительных ежегодных отпусков и их продолжительность вы найдете в разделе «Справочники» на нашем сайте ( www.interbuh.com.ua).

2 Дабы не перегружать пример, мы не будем показывать выплату аванса в апреле и мае.

3 Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога, утвержденный приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1020.

4 Отчет о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, пособия, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование в органы Пенсионного фонда Украины — приложение 4 к Порядку формирования и предоставления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением Правления ПФУ от 08.10.2010 г. № 22-2.

5 Речь идет об изменениях, внесенных в Порядок № 22-2 постановлением Правления ПФУ от 10.12.2012 г. № 24-1, которое вступило в силу 15.01.2013 г. Детально об этом — в статье «Масштабные изменения в персонификации-2013 для работодателей» в приложении 2 к газете «Интерактивная бухгалтерия» № 2(11) за 2013 год.