Ситуация, когда работник, возвращаясь из отпуска, приносит больничный, — явление достаточно распространенное. В таком случае следует отсторнировать отпускные за период болезни, а больничные, наоборот, начислить. Как без ошибок провести данные операции в учете и отразить в отчетности, читайте в нашей статье

Как оплачивают временную нетрудоспособность в период отпуска

Период временной нетрудоспособности в период нахождения работника в ежегодном отпуске оплачивают в обычном порядке: первые 5 дней — за счет работодателя, остальные дни — за счет Фонда социального страхования (далее — ФСС). Размер больничных зависит от страхового стажа и наличия льготного статуса у застрахованного лица. То есть все то же самое, как если бы не было никакого отпуска. Более подробно об этом см. в статье «Предоставляем и оплачиваем больничные» (№ 90/2018).

Больничный оплачивают только в том случае, когда период временной нетрудоспособности пришенлся на:

  • ежегодный отпуск (не важно — основной или дополнительный);
  • дополнительный социальный отпуск работникам с детьми.

За период нахождения в других отпусках, в т.ч. учебных, творческих, чернобыльских, предоставленных участникам боевых действий, без сохранения зарплаты, больничные не оплачивают.

Вместе с тем отметим: в каком бы отпуске работник не находился, ему не предоставляют пособие по уходу за больным ребенком до 14 лет. Дело в том, что оплату временной нетрудоспособности осуществляют при наличии надлежащим образом оформленного листка нетрудоспособности. А, как предусмотрено пп. «б» п. 3.15 Инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденной приказом Минздрава Украины от 13.11.2001 г. № 455 (далее Инструкция № 455), листок нетрудоспособности не выдается для ухода за больным ребенком в период ежегодного (основного и дополнительного) отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, частично оплачиваемого отпуска по уходу за ребенком до 3 лет. В п. 3.11 Инструкции № 455 объясняется, что матери или другому работающему лицу, ухаживающему за больным ребенком, листок нетрудоспособности выдается со дня, когда данное работающее лицо должно выйти из отпуска и приступить к работе.

Что делать с не использованной в связи с болезнью частью отпуска

Согласно Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР (далее Закон об отпусках) и ст. 80 Кодекса законов о труде Украины (далее КЗоТ), в случае временной нетрудоспособности работника, подтвержденной больничным листом, ежегодный отпуск должен быть продлен или перенесен на другой период. То же касается отпуска на детей, что опять-таки подтверждает Минтруда в письме от 19.02.2009 г. № 34/13/116-09.

Минсоцполитики в письме от 17.07.2017 г. № 1922/0/101-17/284 обращает внимание на то, что временная нетрудоспособность работника, удостоверенная листком нетрудоспособности, является основанием для переноса или продления отпуска независимо от причины, включая случаи нетрудоспособности, обусловленные заболеванием или травмой, вследствие алкогольного, токсического опьянения или действия наркотиков.

Кроме того, перенести на другой период или продлить отпуск можно также в случае предъявления работником справки о прохождении обследования в специализированном лечебно-профилактическом заведении (см. письмо Минтруда от 20.08.2010 г. № 233/18/99-10). Такая справка наравне с листком нетрудоспособности являются документами, удостоверяющими временную нетрудоспособность граждан, на что указывает Минздрав в письме от 26.05.2007 г. № 3.51-4/4272-Д/3-6759.

Решение о продлении или переносе отпуска принимается по согласию между наемным лицом и работодателем.

Работник обязан уведомить работодателя путем подачи заявления:

  • о своем решении продлить или перенести отпуск на желаемый срок (законодательство не обязывает продлевать отпуск непременно на весь период нетрудоспособности: часть дней можно использовать как продление отпуска, а часть — перенести);
  • о причинах продления отпуска или переносе отпуска (в нашем случае — временная нетрудоспособность, не связанная с несчастным случаем на производстве).

В свою очередь, работодатель должен издать приказ о продлении или переносе отпуска, внести изменения в график отпусков и при необходимости — в табель учета рабочего времени.

В случае невыхода на работу без предупреждения работодатель вынужден будет табелировать прогулы, что дает основания для увольнения работника со ссылкой на п. 4 ч.1 ст. 40 КЗоТ.

Важно!

Как следует из ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках, отпуск продлевается или переносится только в случае, если речь идет о временной нетрудоспособности самого работника. Поэтому его не продлевают и не переносят на период:

  • ухода за больным ребенком до 14 лет;
  • ухода за больным членом семьи;
  • в случае заболевания матери или другого лица, осуществляющего уход за ребенком до 3 лет или ребенком-инвалидом до 18 лет.

При расчете количества дней, которые подлежат переносу или на которые планируется продлить отпуск, обратите внимание, что в их число не входят праздничные и нерабочие дни, пришедшиеся на период болезни.

Учетные корректировки

Их осуществляют в месяце, в котором работник предоставит больничный лист как документальное основание для переноса или продления отпуска, а также для оплаты периода нетрудоспособности.

Дальнейшие действия бухгалтера будут зависеть от того, нужно ли будет переисчислять отпускные. Если отпуск продлевается в том же месяце, с которого он начинался, заново делать расчет отпуска не нужно — берется тот же среднедневной заработок, который рассчитали перед отпуском. То же самое — если отпуск переносят всего на несколько дней, но предоставляют вторую часть опять же в том же месяце, в котором работник ушел в отпуск первый раз.

Но если отпуск переносится на другой месяц или начало продления его приходится на следующий месяц, отпускные исчисляют заново — на основании нового расчетного периода. В данном случае необходимо:

  • сторнировать отпускные за календарные дни, приходящиеся на период нетрудоспособности, вместе с начисленными на них ЕСВ и удержанными НДФЛ и военным сбором;
  • начислить больничные и осуществить надлежащие в связи с этим начисления ЕСВ и удержания НДФЛ и военного сбора;
  • в случае продления отпуска сразу начислить заново отпускные на основе нового расчетного периода, включая в средний заработок в т.ч. только что начисленные больничные.

Однако независимо от того, приходилось ли переисчислять отпускные, следует обратить внимание на:

  • налоговую соцльготу, а именно, не теряет (приобретает) ли работник право на нее в месяце перерасчета (корректировки);
  • максимальную величину базы начисления единого взноса (в 2019 году — 62595 грн). Если доход работника за месяц превышает указанную величину, из суммы превышения ЕСВ не уплачивают;
  • если база начисления ЕСВ окажется менее минзарплаты (в 2019 году — 4173 грн), придется доначислить ЕСВ на разницу между минимальной и фактической заработной платой. Внимание: это касается случая, когда наемное лицо работает по основному месту работы и не является лицом с инвалидностью. Подробнее о доначислении ЕСВ на указанную разницу см. в статье «Минимальная база начисления ЕСВ: определяем сумму разницы и отражаем в Отчете по ЕСВ» (№ 189/2018).

В случае переноса отпуска работника может возникнуть задолженность перед предприятием, если сумма отпускных превышает сумму больничных. Данную задолженность можно удержать за счет оплаты первых 5 дней временной нетрудоспособности или любого другого ближайшего начисленного дохода работника.

Далее рассмотрим числовой пример.

Пример

Продавцу-консультанту магазина Левко Т.С. предоставлена часть ежегодного основного отпуска — 23 к.дн. за период с 08.04.2019. по 30.04.2019. Выйдя из отпуска, работница предоставила больничный лист, свидетельствующий о том, что она болела с 15 по 22 апреля. Но больничный был предоставлен с опозданием, и Отчет по ЕСВ за апрель уже представили. Ввиду этого было принято решение перенести отпуск на летние месяцы.

Проведем необходимые корректировки в таблице с учетом следующих показателей:

  • среднедневной заработок для расчета апрельских отпускных — 460 грн;
  • среднедневной заработок для расчета больничных — 490 грн;
  • зарплата за первые 5 рабочих дней апреля — 2500 грн;
  • зарплата за май — 10800 грн.

Таблица

Отражение в учете операций в связи с болезнью работника за период отпуска

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн

Дт

Кт

Апрель

1

Начислены работнику отпускные:

(460 грн × 23 к.дн.)

471

661

10580,00

2

Начислен на сумму отпускных ЕСВ:

(10580 грн × 22%)

471

651

2327,60

3

Удержаны с отпускных:

— НДФЛ: 10580 грн × 18%

661

641

1904,40

— военный сбор: 10580 грн × 1,5%

661

642

158,70

4

Перечислены в бюджет:

— ЕСВ

651

311/1*

2327,60

— НДФЛ

641

311/1

1904,40

— военный сбор

642

311/1

158,70

5

Перечислены отпускные на картсчет работнику:

(10580 грн – 1904,40 грн – 158,70 грн)

661

311/1

8516,90

6

Начислена зарплата за апрель

93

661

2500,00

7

Начислен на зарплату ЕСВ:

(2500 грн × 22%)

93

651

550,00

8

Удержаны с зарплаты:

— НДФЛ: 2500 грн × 18%

661

641

450,00

— военный сбор: 2500 грн × 1,5%

661

642

37,50

Май

9

Перечислены в бюджет:

— ЕСВ

651

311/1

550,00

— НДФЛ

641

311/1

450,00

— военный сбор

642

311/1

37,50

10

Перечислена зарплата за апрель на картсчет работника:

(2500 грн – 450,00 грн – 37,50 грн)

661

311/1

2012,50

11

Начислены больничные:

— за счет предприятия:

(490 грн × 5 к.дн.)

93

663

2450,00

— за счет ФСС:

(490 грн × 3 к.дн.)

378

663

1470,00

12

Начислен ЕСВ на сумму больничных:

(2450 грн + 1470 грн) × 22%

93

651

862,40

13

Удержано с больничных:

— НДФЛ с оплаты за первые 5 дней нетрудоспособности:

2450 грн × 18%

663

641

441,00

— НДФЛ с больничных, оплачиваемых за счет ФСС:

1470 грн × 18%

663

641

264,60

— военный сбор с оплаты за первые 5 дней нетрудоспособности:

2450 грн × 1,5%

663

642

36,75

— военный сбор с больничных, оплачиваемых за счет ФСС:

1470 грн × 1,5%

663

642

22,05

14

Откорректирована сумма отпускных методом «красного сторно»:

(460 грн × 8 к.дн.)

471

661

3680,00

15

Откорректирована сумма ЕСВ, начисленного на отпускные, методом «красного сторно»:

(3680 грн × 22%)

471

651

809,60

16

Откорректирована сумма удержаний с отпускных методом «красного сторно»:

— НДФЛ:

 3680 грн × 18%

661

641

662, 40

— военный сбор:

3680 × 1,5%

661

642

55,20

17

Поступили средства на выплату пособия от Фонда на спецсчет

311/2*

378

1470,00

18

Начислена зарплата за май

93

661

10800,00

19

Начислен на зарплату ЕСВ:

(10800 грн × 22%)

93

651

2376,00

20

Удержаны с зарплаты:

— НДФЛ:

10800 грн × 18%

661

641

1944,00

— военный сбор:

10800 грн × 1,5%

661

642

162,00

Июнь

21

Перечислены в бюджет:

— ЕСВ с майской зарплаты и начисленный на больничные за минусом ЕСВ со сторнированных отпускных:

(2376 грн + 862,40 грн – 809,60 грн)

651

311/1

2428,80

— НДФЛ с майской зарплаты и оплаты за первые 5 дней нетрудоспособности за минусом НДФЛ со сторнированных отпускных:

(1944 грн + 441 грн – 662,40 грн)

641

311/1

1722,60

— НДФЛ, удержанный с больничных, оплаченных за счет ФСС:

(470 × 18%)

641

311/2

264,60

— военный сбор с майской зарплаты и оплаты за первые 5 дней нетрудоспособности за минусом суммы военного сбора со сторнированных отпускных:

(162 грн + 36,75 грн – 69 грн)

642

311/1

129,75

— военный сбор, удержанный из больничных, оплаченных за счет ФСС

642

311/2

22,05

22

Перечислены больничные со спецсчета на картсчет работника:

(1470 грн – 264,60 грн – 22,05 грн)

663

311/2

1183,35

23

Перечислена зарплата за май и оплата за первые 5 дней нетрудоспособности за минусом отсторнированных отпускных на картсчет работника:

(10800 грн + 2450 – 1944 –162 – 441 – 36,75 – (3680 – 662,40 – 55,20))

661

311/1

7703,85

* На субсчете 311/1 отражаем операции по текущему счету, на субсчете 311/2 — по спецсчету, на который зачисляются средства от ФСС.

Как отразить результаты корректировок в отчетности

Форма № 1ДФ. Поскольку зарплату, отпускные и больничные в Налоговом расчете отражают с одним и тем же признаком дохода «101», их записывают одной строкой.

При этом считаем, что на все три выплаты распространяется правило с п. 3.3 Порядка заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, утвержденного приказом Минфина Украины от 13.01.2015 г. № 4:

«Заработная плата, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце, должна быть отражена в налоговом расчете за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который заработная плата была начислена. Например, в налоговый расчет за I квартал входит заработная плата за январь, начисленная в январе и выплаченная в феврале, за февраль (начисленная в феврале и выплаченная в марте), за март (начисленная в марте и выплаченная в апреле)».

В принципе, возможна ситуация, когда корректировку проводят за отчетный период, по итогам которого ф. № 1ДФ уже представлена. В таком случае важно помнить, что корректировка — это не исправление ошибки, а вновь выявленное обстоятельство, результат которого, как уже отмечалось, отражают по факту предоставления больничного листа. Поэтому результаты корректировки отражают в Налоговом расчете за тот период, в котором (а не за который!) ее проводят. Данный вывод следует из пп. 169.4.1 НКУ, в котором указано: при начислении заработка за период отпуска или нахождения на больничном начисленный доход относится к периоду его начисления.

Отчет по ЕСВ. Учетные корректировки отразятся на таблицах 1 и 6 Отчета за месяц, в котором проводят корректировку (в нашем примере — май 2019 года).

В таблице 1 Отчета по ЕСВ корректировка отпускных и начисление больничных отразятся вместе с зарплатой в строках 1 и 2, а ЕСВ (скорректированный и начисленный) — в строках 3 и 6.

А сейчас что касается таблицы 6. В отличие от ф. № 1ДФ, в Отчете по ЕСВ начисленные больничные и отсторнированные отпускные должны относиться к месяцу, за который (а не в котором) их начисляли. То есть, опять возвращаясь к нашему примеру, в Отчете по итогам мая следует отразить корректировку отпускных и начисление больничных, указав в реквизите 11 апрель — «04».

Сторнированную сумму отпускных отражают одной строкой с кодом типа начислений «10» в реквизите 10 и с указанием в реквизитах 17, 18 и 21 суммы отпускных и ЕСВ со знаком «–».

Больничные отражают отдельной строкой с кодом категории застрахованного лица «29» в реквизите 9.

А сейчас на основе примера заполним таблицу 6 к Отчету по ЕСВ за май 2019 года.

Геннадий ВАСИЛЬЕВ,

главный редактор
газеты «Интерактивная бухгалтерия»