Директор звонил в отпуске в служебных целях: признавать ли расходы на телефонные разговоры в налоговом учете

Директор нашего предприятия, находясь в другой стране в отпуске, использовал в служебных целях мобильный телефон с корпоративным номером. Можно ли отнести стоимость таких разговоров к составу расходов в налоговом учете или их необходимо считать дополнительным благом и облагать налогом на доходы физлиц?

ОТВЕТ: Стоимость разговоров в служебных целях с корпоративного номера должна попадать в состав налоговых расходов независимо от того, где и когда осуществлялись звонки. Ведь согласно пп. 138.10.2 Налогового кодекса Украины (далееНКУ), расходы на оплату услуг связи (в т.ч. на сотовую связь) включают в состав прочих расходов без каких-либо дополнительных условий1. Разумеется, если все звонки носили служебный характер, уплачивать НДФЛ с их стоимости не нужно.

Правда, не исключаем, что у контролирующих органов может сложиться на данный счет и другое мнение. Дескать, находясь в отпуске, директор не при исполнении трудовых обязанностей, поэтому любой звонок не связан с работой. Однако, полагаем, подобный аргумент можно с легкостью парировать. Ведь если придерживаться такого подхода, нельзя было бы отнести на расходы и стоимость телефонных разговоров, осуществленных после окончания рабочего дня (скажем, в 18-01) или в выходной день. Но это абсурд, поскольку режим работы не указывает на рабочий или личный характер звонков, а значит, и не является определяющим фактором в поиске связи расходов на телефонные разговоры с хоздеятельностью.

Хоздеятельный статус расходов на связь подтверждает приказ по предприятию о приобретении мобильных телефонов с целью использования их в хоздеятельности. Кроме того, конечно же, должны быть расчетные документы об оплате услуг мобильной связи и договор с оператором о предоставлении услуг по указанным корпоративным номерам. Такого же мнения придерживаются Госкомпредпринимательства (письмо от 30.03.2004 г. № 1964) и Государственная администрация связи (письмо от 23.04.2010 г. № 3714/11-01-10). Считаем, что данного пакета документов вполне достаточно для отнесения стоимости услуг мобильной связи в состав налоговых расходов.

Осторожные налогоплательщики в идеале также могут заказывать распечатку списка контактов и вести журнал регистрации звонков, приводя в нем краткое описание сути цели разговора. Об этом, в частности, упоминали налоговики в подкатегории 102.07.21 ЕБНЗ2: «к документам, которые могут подтвердить связь телефонных переговоров с хозяйственной деятельностью, можно отнести: наличие договоров на подключение, другие соглашения, счета-фактуры; правила пользования мобильной связью, утвержденные приказом руководителя предприятия; перечень сотрудников, обеспечиваемых мобильными телефонами в связи с производственной необходимостью; при контрактном подключении — детализированные счета от оператора с указанием номеров абонентов и времени их разговоров; журналы учета звонков с указанием целей звонков и их продолжительности по каждому номеру — если подключение осуществляется путем приобретения карточек; ежемесячные письменные отчеты об осуществленных переговорах (выделено авт. — Г.В.)».

Кстати!

Услуга по распечатке списка контактов, с которыми разговаривал абонент, может быть платной. Ее стоимость, считаем, также может быть отнесена к составу налоговых расходов как расходы на связь.

Конечно, на практике вести журнал и делать детализированные распечатки звонков крайне хлопотно и далеко не всегда представляется возможным. Поэтому еще раз подчеркнем: основным доказательством связи с хоздеятельностью все же выступает приказ по предприятию, и его, по нашему мнению, вполне достаточно для данных целей. Подробнее на эту тему — в статье «Расходы на связь: как документально подтвердить их хозяйственный статус», которая опубликована в текущем номере газеты «Интерактивная бухгалтерия».

Геннадий ВАСИЛЬЕВ,

главный редактор
газеты «Интерактивная бухгалтерия»

1 Кроме общего условия для всех налоговых расходов — им должен быть присущ хоздеятельный статус (пп. 14.1.27 НКУ).

2 Единая база налоговых знаний. Размещена на сайте Миндоходов Украины — www.minrd.gov.ua.