Кто подписывает кассовые документы, когда директор в отпуске

Директор предприятия планирует уйти в отпуск. Однако во время его пребывания в отпуске нужно будет выдавать деньги из кассы. Кто в данном случае может подписывать расходные кассовые документы, учитывая, что должности заместителя директора у нас нет?

ОТВЕТ: Кроме директора и главного бухгалтера, кассовые документы может подписывать работник, уполномоченный на это руководителем. Далее остановимся на законодательной основе поставленного вопроса и рассмотрим, как такого работника уполномочить на подписание кассовых документов.

Расходные кассовые документы (расходные кассовые ордера и расходные ведомости) обязательно должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером или другим работником, уполномоченным на то руководителем. Об этом четко сказано в п. 3.4 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далееПоложение № 637). То есть в случае если вместо главного бухгалтера подпись может поставить уполномоченное лицо, то подпись руководителя на кассовых документах является обязательной. Об этом говорит и НБУ в письме от 07.04.2008 г. № 11-113/1441-4464.

Однако на практике возникают ситуации, когда руководитель физически отсутствует на предприятии длительное время, соответственно, подписать кассовые документы он не может. Конечно, он может сделать это после выхода на работу, но следует признать, что без подписи руководителя кассовые документы будут считаться оформленными неверно, а это — нарушение порядка ведения кассовых операций. Ответственность за это не предусмотрена, но кассир как лицо, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, имеет все основания не принимать данные расходные документы к исполнению. Об этом же говорится в п. 3.12 Положения № 637.

Поэтому накануне выхода директора в отпуск соответствующие полномочия, как правило, поручаются другому работнику. Обычно за период отпуска большинство обязанностей директора исполняет его заместитель, на которого соответствующие полномочия возложены должностной инструкцией, уставными документами, решением учредителей и т.д. Поскольку данной должности у вас нет, часть полномочий директора можно поручить другому работнику, например, в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего работника (ст. 105 КЗоТ). Однако в таком случае следует предварительно получить решение собственника, общего собрания участников общества (акционеров), наблюдательного совета (далее — собственник).

Если же вопрос только в передоверии права на подпись кассовых документов, это может сделать директор самостоятельно перед отпуском путем оформления доверенности либо приказа (распоряжения). Считаем, что в данном случае согласие собственника не требуется. Такой вывод делаем на основании п. 5 ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV, предприятие (от себя добавим — в лице директора) самостоятельно определяет права работников на подписание бухгалтерских документов. Аналогичного мнения придерживаются и специалисты НБУ в письме от 26.08.2008 г. № 11-113/3421-115-75.

Самый распространенный и самый простой способ поручить работнику подписывать кассовые документы — издать приказ (образец см. ниже).

Образец

ООО «Снегирь»

 

ПРИКАЗ

26.07.2013 г.           г. Киев            № 48/2013

 

О предоставлении права на подпись кассовых документов

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

На время отпуска директора Мельника Сергея Павловича в период с 29.07.2013 г. по 11.08.2013 г. поручить право подписывать кассовые документы бухгалтеру Микитенко Петру Романовичу.

 

 

Директор ООО «Снегирь»     Мельник                     С.П. Мельник

 

С приказом ознакомлен:

Бухгалтер                                 Микитенко                П.Р. Микитенко (26.07.2013 г.)

 

Подытожим

На время пребывания руководителя в отпуске кассовые документы может подписывать любой уполномоченный на данные действия работник предприятия. Для этого достаточно оформить приказ (распоряжение) руководителя.

Вероника ОРЛОВА,

налоговый консультант
газеты «Интерактивная бухгалтерия»