Документы на товар: нужно ли их иметь предпринимателю, занимающемуся выездной торговлей

Я — частный предприниматель, занимаюсь выездной торговлей. При проведении документальной выездной проверки меня оштрафовали налоговики, поскольку не хватало документов на реализуемый товар. Обязательно ли должны быть документы на такой товар и правомерны ли действия налоговиков?

ОТВЕТ: Документы на товар, подтверждающие его приобретение, должны находиться у реализующего этот товар предпринимателя. А вот существуют ли какие-то особые правила при осуществлении выездной торговли и зависит ли это от избранной системы налогообложения, проанализируем далее.

Влияет ли выбор системы налогообложения на необходимость иметь первичные документы на товар?

Прежде всего заметим, что в НКУ не предусмотрено специальных норм для налогообложения деятельности, связанной с выездной торговлей. Поэтому для ответа на поднятый вопрос следует пользоваться общими положениями Кодекса.

Согласно абз. 1 п. 44.1 НКУ, налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и прочих показателей, связанных с определением объектов налогообложения на основании первичных документов. То есть любая операция должна быть подкреплена первичными документами.

Более того, в соответствии с пп. 16.1.5 и п. 85.4 НКУ налоговая служба во время проведения проверок вправе требовать первичные документы, а налогоплательщик должен их предоставлять на надлежащим образом оформленное письменное требование.

Однако обязательно должны быть документы именно на реализуемый товар, ведь во всех вышеприведенных нормах говорится о первичных документах для определения объекта налогообложения. А в зависимости от выбранной системы налогообложения он может определяться по-разному (может учитывать расходы, или нет). В данном контексте рассмотрим общую и упрощенную системы налогообложения, на которых может работать предприниматель, и его обязанность иметь документы на товар.

Документы на товар для общесистемщиков

С субъектами хозяйствования на общей системе налогообложения все довольно просто. Для них черным по белому написано: «физлица-предприниматели обязаны иметь подтверждающие документы о происхождении товара» (абз. 1 п. 177.10 НКУ).

Документы на товар также нужны и для определения объекта налогообложения, ведь общесистемщики учитывают как доходы, так и расходы (п.п. 177.2, 177.4 НКУ).

К тому же физлица-предприниматели, избравшие общую систему налогообложения, заполняют Книгу учета доходов и расходов по форме, утвержденной приказом Миндоходов от 16.09.2013 г. № 481 (далее — Книга). В соответствии с п. 1 упомянутого нормативного акта, внесение данных в Книгу осуществляется на основании первичных документов. Именно поэтому общесистемщик обязан иметь документы на товар!

Обратите внимание!

Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных в п. 44.1 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления — с предусмотренного НКУ предельного срока подачи такой отчетности (п. 44.3 НКУ).

Документы на товар для единщиков

Для единщиков, в отличие от общесистемщиков, нормы, которая бы обязала иметь подтверждающие документы о происхождении товара, в главе  1 раздела XIV НКУ нет.

Впрочем, это не означает, что их не должно быть вообще. Так, в письме ГНСУ от 06.01.2012 г. № 432/6/15-2216є и в подкатегории 107.11 «ЗІР» налоговики намекнули, что документы на товар должны быть у предпринимателя независимо от избранной системы налогообложения. Поскольку нормы об обязательном наличии документов, на основании которых определяется объект налогообложения, то есть п.п. 44.1, 85.4, пп. 16.1.5 НКУ, имеют общий характер, соответственно, распространяются на всех налогоплательщиков.

В свою очередь, в ст. 296 НКУ касательно ведения учета и составления отчетности единщиками  — ни слова об обязанности вести и хранить первичные документы. Ссылка налоговиками на ст. 44 НКУ, по мнению ВАСУ, является необоснованной, поскольку данная норма является общей. Положения ст. 296 НКУ являются специальными для плательщиков единого налога, а потому подлежат преимущественному применению (см. Определение ВАСУ от 19.11.2013 г. № К/800/22104/13).

К тому же, ссылаясь на нормы п. 44.1 НКУ, контролеры закрывают глаза на одну важную деталь. В абз. 1 данной нормы НКУ указано, что у налогоплательщика должны быть первичные документы, на основании которых определяется объект налогообложения.

Как известно, исходя из ст. 292 НКУ, для единщика объектом налогообложения является доход. На расходы он не обращает внимания. Поэтому норма п. 44.1 НКУ может рассматриваться лишь в разрезе полученного дохода. Кроме того, не все физлица-единщики ведут учет расходов, а только представители групп 3 и 5 — плательщики НДС указывают их в Книге учета доходов и расходов согласно форме, утвержденной приказом Минфина от 15.12.2011 г. № 1637.

Поскольку расходы не влияют на объект налогообложения единщика, может ли это означать, что документов, подтверждающих приобретение товара, у единщика может и не быть?

Не советуем рисковать, ведь налоговики могут признать товар без документов как безвозмездно полученный и «попросить» включить его сумму в доход в соответствии с п. 292.3 НКУ.

Хотя, с другой стороны, для целей обложения единым налогом безвозмездно полученными считаются товары (работы, услуги), предоставленные плательщику единого налога согласно письменным договорам дарения и прочим письменным договорам, заключенным в соответствии с законодательством, по которым не предусмотрено денежной или прочей компенсации стоимости таких товаров (работ, услуг) или их возврата, а также товары, переданные плательщику единого налога на ответственное хранение и использованные таким плательщиком единого налога (абз. 2 п. 292.3 НКУ). Поэтому, по нашему мнению, нет письменного договора — соответственно не должно быть признания безвозмездно полученных товаров.

Также контролеры могут применить штраф в размере двойной стоимости товаров (но не менее 10 НМДГ) за реализацию неучтенных в установленном порядке товаров (ст. 20 Закона о РРО1). Но единщики не обязаны вести учет товарных запасов (письмо Минюста от 19.05.2010 г. № 6091-0-4-10-20, письмо Госкомпредпринимательства от 29.12.2009 г. № 16277), соответственно штраф по ст. 20 Закона о РРО не должен им угрожать. Хотя, заметим, налоговики придерживаются противоположного мнения (письма ГНАУ от 03.03.2009 г. № 4364/7/23-7017/159, от 25.12.2009  г. № 28923/7/23-7017/1485). Поэтому отстаивать свою позицию скорее всего придется в суде.

Кроме того, контролеры настаивают, — если документы на товар отсутствуют, это означает, что предприниматель купил его у физлица (см. письмо ГНА в Запорожской области от 01.09.2011 г. № 531/14/17-214), а потому автоматически становится налоговым агентом продавца (пп. 14.1.180 НКУ). Как следствие — должен уплатить сумму НДФЛ в бюджет и подать форму № 1ДФ2. Не сделав этого, ему грозит штраф в размере 25% суммы налога, подлежащей начислению и уплате, а на сумму налогового долга начисляется пеня (п. 127.1 НКУ). Однако, конечно же, нужно еще доказать, что товар приобретен у физлица.

И хотя минфиновцы для единщиков — неплательщиков НДС отметили в своем письме от 29.02.2012 г. б/н, что: «Кодексом ... не предусмотрено требование обязательности осуществления записей в Книге на основании первичных документов». По мнению автора, не следует ходить по лезвию ножа, пока представители Миндоходов трактуют такую ситуацию по-своему.

Где должны храниться документы на товар?

Рассматривая данный вопрос, мы говорим о выездной торговле, поэтому вполне логично, что возникает необходимость выяснить: должны ли документы на товар храниться непосредственно на месте продажи?

Сразу отметим, что контролеры и здесь придерживаются фискальной позиции, ссылаясь опять же на штраф согласно ст. 20 Закона о РРО, однако в этот раз за реализацию товаров, не учтенных по месту реализации и хранения. Мы же придерживаемся позиции, что обязанности для предпринимателей сохранять документы на товар в месте продажи нет. И это подтверждает судебная практика.

Положениями ст. 6 Закона о РРО предусмотрено, что учет товарных запасов предпринимателем ведется в порядке, определенном действующим законодательством, а юрлицом — в порядке, определенном соответствующим П(С)БУ. Действующим законодательством не установлен порядок учета товарных запасов на складах и/или по месту реализации для физических лиц — предпринимателей. Поэтому штрафные санкции контролеров по данному поводу являются необоснованными (см. Определение ВАСУ от 08.08.2013 г. № К/9991/14565/11). Таким образом, главное, чтобы такие документы были!

Заметим!

Миндоходовцы советуют предпринимателям — общесистемщикам обеспечить наличие на торговом месте следующих документов (подкатегория 104.01 «ЗІР»):

  • книги учета доходов и расходов;
  • книги учета расчетных операций;
  • выписки или извлечения из Единого государственного реестра юридических и физических лиц — предпринимателей;
  • торгового патента, лицензии;
  • свидетельства плательщика НДС (в случае если субъект хозяйствования зарегистрирован плательщиком НДС);
  • трудовых соглашений с наемными работниками (в случае использования наемного труда).

Как видим, среди них нет документов на товар. Считаем, что и предпринимателям-единщикам также стоит прислушаться к разъяснениям контролеров.

Обратите внимание, что налоговики, осуществляющие проверку, не имеют права требовать от предпринимателя сертификаты качества или прочие документы, подтверждающие качество и безопасность товара, поскольку они не являются документами, влияющими на определение объекта налогообложения (п. 85.4 НКУ).

Нужно ли иметь документы на товар по правилам торговли?

Ответ на данный вопрос однозначен — нужно. Ведь согласно п. 28 Правил № 3693, у работников пунктов мелкорозничной торговой сети (в т.ч. лиц, занимающихся выездной торговлей) с собой должны быть подтверждающие документы на приобретенный товар. Среди таких документов: накладные, товарно-транспортные накладные, приемные акты, сертификаты соответствия и качества, прочие документы.

Учитывая вышесказанное, отметим: требование налоговиков предъявить документы на товар в месте его продажи можно как-то оспорить. Однако органы, уполномоченные проверять соблюдение требований торговой деятельности (например, Госпотребинспекция Украины (п. 1.1 р. I Порядка №  3104), вправе наказать торговца за отсутствие данных документов.

Кроме того, у предпринимателя должны быть не просто документы, подтверждающие факт приобретения товара, но и сертификаты качества и соответствия. Ведь без документов, удостоверяющих качество и безопасность, продавать товары запрещено законодательством (п. 17 Порядка № 8335).

Штрафы за отсутствие документов на товар

Конечно, не лишним будет знать и о штрафах, которые грозят предпринимателю, если у него нет документов на товар.

Во-первых, в случае отсутствия первичных документов предусматривается штраф в размере 510 грн. За повторное в течение года нарушение размер штрафа увеличивается до уровня 1020 грн (п.  121.1 НКУ).

Во-вторых, предпринимателю может грозить и штраф за неведение учета или ненадлежащее ведение учета доходов и расходов (ст. 164 Кодекса Украины об административных правонарушениях). Размер такого админштрафа составляет от 3 до 8 НМДГ, то есть от 51 до 136 грн. За повторное нарушение в течение года — от 85 до 136 грн.

Подытожим!

Занимаясь выездной торговлей, позаботьтесь о наличии всех подтверждающих документов на товар, независимо от того, какую систему налогообложения избрали. Это поможет избежать недоразумений с контролерами.

Екатерина ЧЕРНОВСКАЯ,

бухгалтер-эксперт
газеты «Интерактивная бухгалтерия»

1 Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР (далее — Закон о РРО).

2 Форма налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога (форма № 1ДФ) утверждена приказом Миндоходов от 21.01.2014 г. № 49.

3 Правила № 369 — приказ Министерства внешних экономических связей и торговли Украины «Об утверждении Правил работы мелкорозничной торговой сети» от 08.07.1996 г. № 369.

4 Порядок № 310 — приказ Министерства экономического развития и торговли Украины «Об утверждении Порядка проведения проверок у субъектов хозяйствования сферы торговли и услуг, в том числе ресторанного хозяйства, качества продукции, соблюдения обязательных требований по безопасности продукции, а также соблюдения правил торговли и предоставления услуг» от 07.03.2012 г. № 310.

5 Порядок № 833 — постановление КМУ «Об утверждении Порядка осуществления торговой деятельности и правил торгового обслуживания на рынке потребительских товаров» от 15.06.2006 г. № 833.