Работник предоставил авансовый отчет с опозданием: какие последствия

Работнику выдали аванс на командировку на личную платежную карточку. Он вернулся из командировки 05.04.2013 г., а отчет подал только 15 апреля. Какие это будет иметь последствия для работника и предприятия?

ОТВЕТ: Работник, вернувшийся из командировки, должен отчитаться за потраченные денежные средства в сроки, установленные Налоговым кодексом Украины ( далееНКУ).

В соответствии с пп. 170.9.2 НКУ, авансовый отчет следует подать до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку. Правда, если наличные работник получил из корпоративной платежной карточки, данный срок сокращается до трех банковских дней.

К сожалению, налоговики трехдневный срок для отчетности распространяют и на случаи получения денежных средств на командировку на личную платежную карточку (письмо ГНС от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214). Они считают: если во время служебных командировок лицо получило наличные с применением платежных карточек, в том числе с использованием личного специального платежного средства, оно предоставляет авансовый отчет и возвращает сумму излишне израсходованных денежных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки. Поэтому если вы осторожный налогоплательщик, стоит прислушаться к ГНС и соблюдать трехдневный срок отчетности.

Однако если есть желание побороться и отстоять возможность придерживаться пятидневного срока для отчетности, можно попытаться доказать, что в данном случае действует пп. «а» п. 170.9.2 НКУ.

Напомним!

Согласно пп. 2.12 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637, лица, получившие наличные с карточного счета с применением личной платежной карточки, подают отчет об использовании денежных средств вместе с подтверждающими документами, а также документы о получении наличности (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и т. п.).

Наличность считается полученной в день снятия ее с карточного счета, подтверждением даты снятия денег является чек банкомата или выписка по карточному счету.

Последствия для работника, подавшего авансовый отчет не вовремя

Независимо от того, какой позиции придерживается работодатель в данном случае, — сроки отчетности все равно пропущены. А потому сумма, которая получена в качестве аванса на командировку и не возвращена в срок, будет считаться излишне израсходованными денежными средствами (п. 170.9 НКУ). Базу налогообложения излишне израсходованных денежных средств определяют с применением «натурального» коэффициента из п. 164.5 НКУ. Сумма налога, начисленная на сумму излишне израсходованных денежных средств, удерживается работодателем за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) налогоплательщика за соответствующий месяц, а при недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога (абз. 3 пп. 170.9.1 НКУ).

Последствия для предприятия

За превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности установлен штраф в размере 25% выданных под отчет сумм, согласно абз. 5 ст. 1 Указа Президента «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.1995 г. № 436/95.

Хотя в этом документе и не говорится прямо об авансе на командировку, последний вписывается в определение «наличности, выданной под отчет». А потому, считаем, в случае предоставления авансового отчета с опозданием нарушены правила использования (обращения) наличности, поэтому такая ситуация подпадает под штраф в понимании данного указа.

Подробнее о порядке заполнения, сроках предоставления авансового отчета и о возвращении неиспользованных денежных средств после командировки читайте в материале «Авансовый отчет: порядок заполнения, сроки, возврат неиспользованных средств» в газете «Интерактивная бухгалтерия» № 10(19) за 2013 год.

София ВОЙЦЕХОВСКИ,

юрист газеты «Интерактивная бухгалтерия»