Переезд офиса в другой город: будут ли налоговые расходы и как показать в бухучете

Наш офис переезжает в другой город. Можно ли в налоговом учете отнести к расходам оплату услуг по перевозке оборудования и мебели, расходы на упаковку вещей, а также расходы на приобретение билетов на поезд? И как такие расходы показать в бухгалтерском учете?

ОТВЕТ: Расходы на перевозку и упаковку мебели и оборудования могут быть отнесены к налоговым. Туда же можно отнести и расходы на приобретение билетов. Правда, следует учесть некоторые нюансы. Объясним.

Налоговый учет

Прежде всего вспомним, что для отражения расходов среди налоговых существует два главных правила:

1) связь с хоздеятельностью1 (пп.пп. 14.1.27, 139.1.1 НКУ);

2) наличие первичных документов, подтверждающих понесенные расходы (п. 138.2, пп. 139.1.9 НКУ).

Расходы на транспортировку мебели и оборудования, упаковку вещей, а также приобретение билетов для переезда офиса в другой город вполне можно связать с хоздеятельностью. Ведь без перевозки мебели и оборудования в новый офис в другом городе предприятие просто не сможет полноценно осуществлять свою хоздеятельность. Расходы на упаковку мебели и оборудования также не следует отделять от расходов на их перевозку, и, соответственно, их место также среди налоговых. Поскольку упаковка мебели и оборудования уберегает предприятие от остановки хоздеятельности из-за ремонта или вообще приобретения нового оборудования и мебели.

Рассмотрим перечисленные расходы отдельно, ведь они имеют свои особенности.

Расходы на транспортировку мебели, оборудования, а также упаковку вещей. Как мы уже отметили, данные расходы связаны с хоздеятельностью, а потому им прямая дорога в налоговые расходы.

Так, расходы на перевозку мебели, оборудования, а также их упаковку в налоговом учете можно отнести на выбор к:

  • прочим расходам общехозяйственного назначения (пп. «ж» пп. 138.10.2 НКУ). Заметьте: на таких основаниях расходы относить к налоговым можно, если осуществляется перевозка компьютеров и мебели административного персонала;
  • прочим расходам операционной деятельности, связанных с хозяйственной деятельностью (пп. «в» пп. 138.10.4 НКУ);
  • прочим расходам обычной деятельности (кроме финансовых расходов), не связанных непосредственно с производством и/или реализацией товаров, выполнением работ, предоставлением услуг (пп. 138.10.6 НКУ);
  • прочим расходам хоздеятельности, к которым р. ІІІ НКУ прямо не установлены ограничения по отнесению к составу расходов (пп. 138.12.2 НКУ).

Остальные прочие расходы признаются расходами того отчетного периода, в котором они были осуществлены, согласно правилам ведения бухгалтерского учета (п. 138.5 НКУ).

На заметку!

Миндоходовцы в своих разъяснениях в подкатегории 102.09.01 системы «ЗІР» отмечают: если в связи с изменением места проведения хоздеятельности налогоплательщик осуществляет демонтаж, перевозку и новую установку оборудования, балансовая стоимость соответствующей группы основных средств увеличивается на сумму расходов на демонтаж, перевозку и монтаж такого оборудования при условии, если оборудование соответствует определению объекта основных средств согласно пп. 14.1.138 НКУ. По нашему мнению, расходы на перевозку оборудования и мебели (если они относятся к основным средствам) никоим образом не могут увеличить их балансовой стоимости. Ведь перевозка не увеличивает их срок использования, а также не увеличивает экономических выгод от их использования. А вот показать данные расходы среди налоговых вполне возможно.

Важным условием выступает наличие первичных документов, подтверждающих понесение расходов на перевозку и упаковку мебели и оборудования (квитанции к ПКО, товарные чеки, кассовые чеки и т.п.).

Расходы на приобретение железнодорожных билетов. Если речь идет о приобретении билетов на поезд для транспортировки мебели и оборудования, такие расходы следует рассматривать как расходы на их перевозку. Тогда данные расходы на основании первичных документов (билетов, договора перевозки груза и т.п.) можно смело относить к налоговым расходам.

Другое дело, если предприятие приобретает билеты для своих сотрудников, чтобы те могли переехать в другой город, где и будет их новый офис. Так, работникам при переводе на другую работу, когда это связано с переездом в другую местность, выплачивается, в частности, стоимость проезда (ст. 120 Кодекса законов о труде Украины, далее — КЗоТ). То есть такие расходы предусмотрены действующим законодательством для предприятия при осуществлении хоздеятельности. Поэтому данные расходы на основании пп. 138.12.2 и п. 142.2 НКУ могут быть отнесены к налоговым. Вместе с тем здесь следует учесть нюанс касательно налогообложения таких выплат НДФЛ. В ст. 165 НКУ не предусмотрен отдельный пункт, в котором бы было четко указано, что компенсация работникам стоимости проезда из-за переезда в другую местность не включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход налогоплательщика.

Специалисты Миндоходов, разъясняя, когда компенсация на проезд подлежит обложению налогом на доходы физлиц, отмечают: если проезд наемного работника к месту работы не связан с выполнением им трудовой функции и не подпадает под действие КЗоТ, сумма такой компенсации будет облагаться налогом на доходы физических лиц на основании пп. 164.2.17 НКУ (консультация в подкатегории 103.02 системы «ЗІР»). Поэтому, следуя этой логике, если выплата компенсации стоимости проезда предусмотрена КЗоТ, данная выплата не облагается НДФЛ. А поскольку стоимость проезда выплачивается работнику за переезд в другую местность (ст. 120 КЗоТ), считаем, она не должна облагаться налогом на доходы физлиц. Но вполне может быть, что контролеры на местах иного мнения на этот счет, ведь обобщающей консультации от главного ведомства по данному вопросу нет.

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 18 П(С)БУ 16 «Расходы», общехозяйственные расходы, направленные на обслуживание и управление предприятием, относятся к административным расходам. Без офиса предприятие не сможет осуществлять свою деятельность, поэтому расходы на его переезд можно считать административными.

Тогда расходы на перевозку, упаковку мебели и оборудования, а также приобретение железнодорожных билетов в случае переезда офиса в другой город следует относить на счет 92 «Административные расходы».

Анастасия НЕВСКАЯ,

бухгалтер-эксперт
газеты «Интерактивная бухгалтерия»

1 Хозяйственная деятельность — деятельность лица, связанная с производством (изготовлением) и/или реализацией товаров, выполнением работ, предоставлением услуг, направленная на получение дохода (пп. 14.1.36 НКУ).