У нас увольняется работник. Однако за ним числится невозвращенный остаток выданного аванса на командировку, который он отказывается добровольно возвращать, поскольку считает, что за ним никакой задолженности нет. Как действовать в данной ситуации?

ОТВЕТ: Не всегда увольнение происходит без усложнений. Иногда бывают ситуации, похожие на описанные в вопросе.

Прежде всего напомним: не возвращенный в установленные сроки остаток аванса на командировку считается излишне израсходованной суммой, которую следует включить в общий месячный налогооблагаемый доход работника. Из этой суммы за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) подотчетного лица за соответствующий месяц необходимо удержать НДФЛ по ставке 18% и военный сбор — 1,5%. В свою очередь, базу обложения НДФЛ нужно увеличить на натуральный коэффициент — 1,219512. Подробнее об этом читайте в статье «Учет расчетов с подотчетными лицами» (№ 94/2019).

Однако, несмотря на такой механизм наказания за несвоевременный возврат подотчетных сумм, работник все равно обязан вернуть денежные средства, принадлежащие предприятию. Итак, рассмотрим возможные варианты решения данного вопроса.

Первый вариант

Работодатель вправе осуществить удержания из зарплаты работника для возврата его задолженности (ст. 127 Кодекса законов о труде Украины, далееКЗоТ). То есть на основании приказа (распоряжения) руководителя можно удержать долг из зарплаты работника. При этом следует руководствоваться еще несколькими условиями.

Во-первых, приказ (распоряжение) необходимо издать не позднее чем за месяц со дня истечения срока, установленного для возврата аванса, выданного на служебную командировку. Если аванс выдавали наличными, предельный срок возврата остатка аванса — 5-й банковский день после возвращения из командировки (пп. 170.9.2 НКУ). А если деньги в командировке снимались с корпоративной платежной карты3-й банковский день по окончании командировки (пп. 170.9.3 НКУ). Таким образом, отсчет месячного срока начинают с этих предельных дат. К тому же срок возврата остатка неиспользованных денежных средств может быть установлен на предприятии в Положении о командировке или другом внутреннем распорядительном документе предприятия.