Как в бухучете, так и в налоговом учете нельзя отражать хозяйственные операции без первичного документа (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете  и п. 44.1 НКУ). В свою очередь, списание горючего имеет свои особенности в документировании. Ведь еще в 2013 году были упразднены типовая форма путевого листа служебного легкового автомобиля, а затем — и типовая форма путевого листа грузового автомобиля. А еще ранее убрали упоминание о путевых листах как из Закона об автотранспорте , так и из Закона о дорожном движении  (пп. 4 п. 4 и п. 4 п. 7 р. I Закона № 3565 , вступившего в силу 14.08.2011). Следовательно, сейчас никто не проверяет наличие данного документа у водителя и не штрафует за его отсутствие (см. нынешнюю редакцию ст. 126 Кодекса Украины об административных правонарушениях (далее — КУоАП), пп. 2 п. 1 р. I Закона № 3565).
Кроме того, на сегодняшний день нет определения «путевой лист» и в Правилах перевозки .
Итак, выясним, каким же документом в бухгалтерском и налоговом учете подтверждать расходы на ГСМ? Вместе с тем приведем наши рекомендации по этому вопросу

  Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV.

  Закон Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 г. № 2344-III.

 Закон Украины «О дорожном движении» от 30.06.1993 г. № 3353-XII.

  Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно устранения чрезмерного государственного регулирования в сфере автомобильных перевозок» от 05.07.2011 г. № 3565-VI.

  Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденные приказом Министерства транспорта Украины от 14.10.1997 г. № 363.

Сразу отметим, можно и в дальнейшем продолжать пользоваться привычной формой путевого листа или же разработать собственную форму, взяв, скажем, за основу упраздненную типовую. Главное, чтобы в самостоятельно разработанной форме были все обязательные реквизиты первичного документа.

Так, в п. 2.7 Положения № 88  прописано:

«Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых либо специализированных форм».

  Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 г. № 88.

Речь идет об обязательных реквизитах первичного документа, перечень которых определен в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88, таких как:

  • название документа (формы);
  • дата составления;
  • название предприятия, от имени которого составлен документ;
  • содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции;
  • должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

То есть как при использовании упраздненной формы путевого листа, так и при использовании самостоятельно разработанной формы, единственным требованием является наличие обязательных реквизитов или реквизитов типовых либо специализированных форм.

Таким образом, предприятие по своему выбору может создать абсолютно новую форму соответствующего документа или в дальнейшем использовать упраздненную форму путевого листа, при этом добавив либо убрав некоторые реквизиты данного первичного документа. Но главное — чтобы в таком первичном документе были все вышеперечисленные обязательные реквизиты.

К тому же уместно вспомнить об определении Киевского апелляционного административного суда от 18.08.2016 г. № 826/13368/15. Судом рассматривался случай списания горюче-смазочных материалов на основании путевого листа без заполнения некоторых реквизитов (в частности, в разделе «Витрати палива (літрів)» не были заполнены графы 32 «Витрати палива» и 33 «Витрати фактичні», в разделе «Пробіг, км» не заполнены графы 41, 42, 43), признанного налоговиками безосновательным.

При этом судьи сделали следующий вывод: хозяйственная операция может сопровождаться составлением какого-либо первичного документа, содержащего обязательные реквизиты, определенные ст. 9 Закона о бухучете. При этом не все реквизиты такого первичного документа, как путевой лист, являются обязательными. Поэтому если в документе не заполнены некоторые реквизиты, но обязательные реквизиты заполнены, данный первичный документ нельзя признать недействительным.

На заметку

Упраздненные формы путевых листов были утверждены:

  • приказом Государственного комитета статистики Украины «Об утверждении типовой формы первичного учета работы служебного легкового автомобиля и Инструкции о порядке ее применения» от 17.02.1998 г. № 74 (отменен приказом Государственной службы статистики Украины от 19.03.2013 г. № 95);
  • приказом Министерства транспорта Украины, Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета работы грузового автомобиля» от 29.12.1995 г. № 488/346 (отменен приказом Министерства инфраструктуры Украины, Министерства экономического развития и торговли Украины от 10.12.2013 г. № 1005/1454).

Кроме того, ГФС отмечает: поскольку законодательством Украины не определена форма бланка путевого листа, то налогоплательщик может использовать удобную для учета форму первичного документа, утвержденную приказом об учетной политике предприятия, при наличии всех признаков первичного документа, сведений в нем о хозяйственной операции и подтверждении ее осуществления (см. письма ГФСУ от 02.11.2015 г. № 23178/6/99-99-19-02-02-15 и от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15). При этом Методические рекомендации относительно учетной политики предприятия, утвержденные приказом Минфина Украины от 27.06.2013 г. № 635, не содержат требований касательно утверждении приказом об учетной политике формы первичных документов. Следовательно, соответствующая прихоть контролеров по поводу утверждения формы первичного документа приказом об учетной политике не имеет никаких оснований.

Впрочем, безопаснее все же утвердить форму путевого листа, который можно будет использовать для списания горюче-смазочных материалов. Для этого достаточно обычного внутреннего приказа по предприятию.

Также примите к сведению следующее: если именно в путевом листе водитель часто отмечал скоростной режим и участки дороги со щебнем, холмистой местностью и т.д. для применения повышающих коэффициентов с целью списания ГСМ, в разработанной вами форме также необходимо предусмотреть графы для данной информации.

Если же вы решили пользоваться упраздненной формой путевого листа (для легковых автомобилей), то при его заполнении можно руководствоваться нормами Инструкции о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 17.02.1998 г. № 74 (далееИнструкция № 74). При этом соблюдать требования относительно заполнения путевого листа, прописанные в Инструкции № 74, не обязательно. То есть путевой лист можно выписывать на неделю или месяц, а не только на день (ранее п. 2.1 Инструкции № 74 требовал выписывать его ежедневно).

Можно ли уже не заполнять графы для отметки врача и механика?

Для учетных целей эти сведения никакой роли не играют. То есть даже если отметок врача и механика не было на путевом листе — на его основании все равно нельзя списывать горючее. Ведь из-за отсутствия таких отметок документ никоим образом не терял статус первичного. Подтверждает это и решение суда.

Например, в определении Донецкого апелляционного административного суда от 18.01.2012 г. по делу № 2а-8135/11/1270 прописано:

«Отсутствие подписи врача в графе «Водій за станом здоров’я допущений до керування» и подписи механика не может свидетельствовать о незаконном списании бензина, а говорит лишь об оформлении путевого листа не в соответствии с требованиями Инструкции о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, за что п. 3 данной Инструкции предусмотрена ответственность, которую несут соответствующие лица перевозчика и заказчика в пределах компетенции, определенной этой Инструкцией».

Стоит предостеречь

Для пассажирских и грузовых перевозчиков и сейчас является обязательным проведение ежесменного предрейсового медосмотра (п. 1.4 и р. ІV Положения № 65 , Закон об автотранспорте), результаты которого врач заносит в журнал. А при наличии путевого листа — делает запись и в нем (п. 4.6 Положения № 65).

Ежесменная проверка техсостояния авто предусмотрена Порядком № 974  и Законом об автотранспорте. Проверку техсостояния отражают в журнале, ведение которого контролирует перевозчик (п. 8.1 Порядка № 974). Например, водителю грозит админштраф за перевозку грузов (пассажиров) без прохождения предрейсового медосмотра, проверки техсостояния в размере 510 грн (ч. 9 ст. 1331 КоАП).

  Положение о медицинском осмотре кандидатов в водители и водителей транспортных средств, утвержденное приказом Министерства здравоохранения Украины, Министерства внутренних дел Украины от 31.01.2013 г. № 65/80.

  Порядок проверки технического состояния транспортных средств автомобильными перевозчиками, утвержденный приказом Министерства транспорта и связи Украины от 05.08.2008 г. № 974.

Вывод

Для списания ГСМ и учета работы водителя и в дальнейшем уместно использовать путевой лист. Правда, можно отойти от его типовой формы, которая упразднена, в частности, не заполнять графы, предусмотренные для врача и механика. Главное, чтобы в документе были все обязательные реквизиты первичного документа. В противном случае для целей учета он не подойдет.

Редакция газеты

«Интерактивная бухгалтерия»