Контроль за правильностью бухгалтерского учета при составлении отчетности

Позади составление отчетности за І квартал 2014 года. И именно во время ее составления возникают вопросы касательно правильности отражения некоторых специфических операций в бухгалтерском учете. Лакмусовой бумажкой как раз часто становится кредиторская задолженность на отчетную дату. Расскажем об особенностях ее отражения накануне составления полугодовой отчетности

В учете Управления социальной защиты населения (далее — УСЗН) числится дебиторская задолженность по переплате соцпомощи в связи с неотражением получателем поступлений денежных средств в виде наследства. Судом по иску УСЗН принято решение в пользу ответчика по невозмещению задолженности получателем помощи. Нужно ли отражать в Отчете о задолженности по бюджетным средствам (форма № 7) списание данной задолженности, ведь срок исковой давности по ней еще не наступил?

В соответствии с Порядком составления финансовой и бюджетной отчетности распорядителями и получателями бюджетных средств, утвержденным приказом Минфина Украины от 24.01.2012 г. № 44 (далее — Порядок № 44), в графе 7 «Дебіторська заборгованість, списана за період з початку звітного року» формы № 7 приводится сумма дебиторской задолженности, которая была списана в течение отчетного периода в установленном порядке.

Нормативным документом, которым регламентировано списание с учета дебиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, является Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и прочих статей баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Главного управления Госказначейства Украины от 30.10.1998 г. № 90 (далее — Инструкция № 90). Некоторые нюансы учета дебиторской задолженности прописаны в р. III Порядка бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений, утвержденного приказом Минфина от 02.04.2014 г. № 372, вступившим в силу 06.05.2014 г., но он преимущественно повторяет существующие нормы.

Списание дебиторской задолженности с баланса бюджетного учреждения осуществляется по решению его руководителя в соответствии с п. 11.5 Инструкции № 90 бухгалтерской проводкой по Дт субсчетов 431, 432 и Кт субсчета 364.

Списание данной задолженности вследствие неплатежеспособности должника не является основанием для снятия его с учета. Списанную дебиторскую задолженность нужно отражать на забалансовом счете 071 «Списанная дебиторская задолженность» в течение трех лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного состояния неплатежеспособных дебиторов.

В описанном случае срок исковой давности не наступил. И хотя дебиторская задолженность списывается с баланса учреждения такими же бухгалтерскими проводками Дт 431, 432 Кт 364 (если фактические расходы были проведены в прошлых периодах), оснований для отражения списанной задолженности в Отчете о задолженности по бюджетным средствам (форма № 7) нет. Однако информацию о причинах изменения результата исполнения сметы необходимо указать в Пояснительной записке (приложение 15 к Порядку № 44).

На учете у бюджетного учреждения есть просроченная кредиторская задолженность за услуги связи за ноябрь 2013 года, возникшая в результате недофинансирования. Счет-акт от 30.11.2013 г. отражен в учете 18 декабря 2013 года, то есть сразу после его получения. Срок погашения обязательств в соответствии с заключенным договором — до 20 числа следующего за отчетным месяца. Как правильно отразить данную просроченную кредиторскую задолженность в приложении 29 к Порядку № 44, если по состоянию на 1 апреля она не погашена?

Да, действительно, согласно п. 4.16 Порядка № 44 в Справке о причинах возникновения просроченной кредиторской задолженности общего фонда (приложение 29 к Порядку № 44) приводится информация о причинах возникновения просроченной кредиторской задолженности общего фонда по бюджетным обязательствам, взятым на учет органами Казначейства. Сумма кредиторской задолженности, указанной в графах 3 и 4 строки «Усього простроченої заборгованості» приложения 29, должна быть равна сумме задолженности, приведенной в строке 020 графы 10 Отчета о задолженности по бюджетным средствам (форма № 7).

Для того чтобы разобраться с тем, в какой графе отразить просроченную задолженность, надо выяснить, когда именно задолженность стала просроченной. Определиться поможет абз. 18 п. 3.6 Порядка № 44, согласно которому кредиторская задолженность считается просроченной на 30-й день после истечения срока обязательного платежа согласно заключенным договорам или если дата платежа не определена после получения подтверждающих документов за полученные товары, выполненные работы, предоставленные услуги.

Важно не путать дату возникновения задолженности и дату взятия бюджетным учреждением бюджетных обязательств на учет. В нашем случае просроченной задолженность стала 19 января 2014 года. 30-дневный срок отсчитывают именно от даты истечения срока обязательного платежа (наступившего 20 декабря 2013 года). Значит, данная просроченная кредиторская задолженность отражается в строке 3 «Асигнувань спрямовано менше, ніж визначено плановими показниками» графы 4 приложения 29 к Порядку № 44. Ведь в этой Справке необходимо распределить просроченную задолженность по причинам непосредственного ее возникновения, а не по причинам, почему данная задолженность осталась не уплаченной на отчетную дату.

Бюджетное учреждение в начале декабря 2013 года приобрело маркированные конверты в количестве 300 шт., которые сразу были выданы в подотчет материально ответственному лицу. В течение І квартала 2014 года было израсходовано 10 конвертов. Как отразить в квартальной отчетности остаток неиспользованных конвертов с марками, которые находятся у подотчетного лица?

Проследим сначала порядок отражения в учете данных операций.

Получение маркированных конвертов от поставщика на основании накладной отражается в учете по Дт субсчета 331 «Денежные документы в национальной валюте» и Кт 675 «Расчеты с прочими кредиторами» и одновременно на забалансовом учете по Дт забалансового счета 08 «Бланки документов строгой отчетности».

Передачу маркированных конвертов в подотчет материально ответственному лицу указывают по Дт субсчета 362 «Расчеты с подотчетными лицами» и Кт 331.

Использование материально ответственным лицом конвертов и списание их стоимости на фактические расходы учреждения показывают по Дт субсчета 801 (802, 811, 812, 813) и Кт 362.

Теперь разберемся с отражением дебиторской задолженности, то есть с остатком маркированных конвертов в подотчете материально ответственного лица. Согласно требованиям Порядка № 44, дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами отражается в строке 186 «Расчеты с подотчетными лицами» «Баланса» (форма № 1). Казначейство в письме от 23.01.2012 г. № 17-08/206-1123 относительно отражения в финансовой и бюджетной отчетности дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами указывало, что такая дебиторская задолженность также отражается в Отчете о задолженности по бюджетным средствам (форма № 7).

Но в данном случае речи не идет о задолженности с подотчетными лицами как такой, которая имела место в результате выдачи (перечисления) работнику наличных (или ценностей), за которую он не отчитался. И в характеристике субсчета 362 «Расчеты с подотчетными лицами» указано, что на нем учитываются расчеты с работниками учреждения за выданный аванс на хозяйственные расходы или расходы на командировки. При выдаче же материальных ценностей в подотчет, бухгалтер вынужден применять именно данный счет согласно п.п. 3.13–3.14 таблицы из Типовой кореспонденции 1. Однако по сути данная дебиторская задолженность напрямую не связана с исполнением сметы бюджетного учреждения, а лишь отражает внутреннее перемещение маркированных конвертов между материально ответственными лицами в пределах бюджетного учреждения.

Поэтому задолженность подотчетного лица по имеющимся маркированными конвертами советуем показывать в строке 130 Справки о дебиторской и кредиторской задолженности по операциям, которые не отображаются в форме № 7д, № 7м «Звіт про заборгованість за бюджетними коштами» (приложение 19 к Порядку № 44) с обязательной расшифровкой в подстроке.

Наталья БОНДАРЕНКО,

начальник отдела отчетности
и бухгалтерского учета
операций по исполнению бюджетов —
главный бухгалтер
Управления ГКСУ в г. Красном Лимане
Донецкой области

1 Типовая корреспонденция субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами бюджетных учреждений, приведена в приложении 2 к Плану счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденного приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.