У предприятий, имеющих филиалы в других регионах или в других населенных пунктах, зачастую возникают вопросы относительно документального оформления таких командировок. Рассмотрим наиболее распространенные из них

Можно ли назвать командировкой поездку из филиала, расположенного в г. Ивано-Франковске, в г. Киев (местонахождение головного предприятия)?

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, учреждения и организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия). Данное определение «командировки» прописано в п. 1 р. І Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (далее Инструкция о командировках).

В случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения предприятия находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором (контрактом) (п. 2 р. І Инструкции о командировках).

Поскольку данная Инструкция не распространяется на хозрасчетные предприятия, им данное определение следует прописать в своем Положении о командировках, утвержденном руководителем предприятия. Однако стоит еще добавить, поездки на какое расстояние (40, 50, 80 или 100 км) считаются командировкой, если это однодневная поездка. Налоговики советуют использовать Инструкцию о командировках как справочный (вспомогательный) документ при утверждении хозрасчетными предприятиями собственных положений о командировках (см. письмо ГНАУ от 07.09.2011 г. № 10077/5/15-1216).

Следовательно, в описанном случае очень важно правильно определить место постоянной работы работника. Если постоянное место работы работника находится по местонахождению филиала, то поездка на головное предприятие по служебным делам считается командировкой.

Как и в каких документах определяют место работы работника?

Рабочее место работника определяет работодатель — до начала работы по заключенному трудовому договору (ч. 3 ст. 29 КЗоТ). Кто это может сделать, если работник трудоустроился в филиал, расположенный в другом населенном пункте, нежели головное предприятие?

Здесь все зависит от полномочий руководителя филиала, которым он наделен. Если руководитель филиала наделен полномочиями принимать работников на работу, то он может решать вопросы по оформлению трудовых отношений и подписывать документы от имени предприятия относительно приема на работу.

При трудоустройстве в филиал в другом населенном пункте, нежели местонахождение головного предприятия, данный филиал и является местом работы работника. В трудовом договоре, заключенном с работником филиала, и приказе о приеме его на работу должно быть указано место постоянной работы именно в филиале, расположенном в определенном населенном пункте.

Следовательно, если постоянное место работы определено в филиале (одном населенном пункте), то, соответственно, работника филиала можно направлять в командировку в другой населенный пункт, где находится головное предприятие.

Как правильно оформить командировку из филиала в головное предприятие?

Минфин считает: если работник обособленного структурного подразделения (филиала), для которого с трудовым договором (контрактом) это место постоянной работы, едет на другое предприятие (или в другое структурное подразделение своего предприятия), расположенное в другом населенном пункте, с целью выполнения служебного поручения, такая поездка может быть оформлена как служебная командировка (см. письмо Минфина от 22.03.2013 г. № 31-07230-16-27/9358). Такой же позиции придерживается и Гоструда.

Кто издает приказ о направлении в командировку с места постоянной работы работника?

Безусловно, тот, кто уполномочен издавать приказы о направлении в командировку. То есть это может быть руководитель головного предприятия или директор филиала (если ему предоставлены такие полномочия).

Однако необходимо надлежащим образом оформить направление работника филиала в такую командировку, а именно:

  • издать приказ о направлении в командировку, указав место и пункт командировки, а также обосновав причину направления в командировку;
  • выплатить аванс на командировку, включающий суммы суточных за период нахождения в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, установленных положением о командировке (или распорядительным актом руководителя).

Таким образом, если руководитель филиала наделен полномочиями направлять работников в командировки и производить расчеты с работниками, то именно он должен оформить приказ о направлении в командировку и обеспечить работника авансом на командировку.

Как оформить командировку из филиала в головное предприятие, если руководитель филиала не наделен соответствующими полномочиями?

При направлении работников филиала в головной офис предприятия или для выполнения служебного поручения на этом же предприятии, но в другом населенном пункте, командировка оформляется на общих основаниях по распоряжению руководителя головного предприятия (если руководитель филиала не наделен такими полномочиями).

В приказе о командировке работников из филиала в головное предприятие или в другой филиал указывают не только населенный пункт, в который командируется работник, но и населенный пункт, из которого он направляется в командировку. Данное разъяснение можно найти на официальном сайте Управления Гоструда в Кировоградской области (см. http://kr.dsp.gov.ua/index.php/2579-zapvidpv070717).

Следовательно, если руководитель филиала не наделен полномочиями направлять работников в командировки, то именно руководитель предприятия должен оформить приказ о направлении в командировку и обеспечить работника авансом на командировку.

Как возмещают работнику филиала расходы, понесенные в командировке?

Расходы, понесенные работниками, которые направлены в служебную командировку, согласно пп. 170.1.9 НКУ возмещаются при наличии:

  • приказа руководителя предприятия (или филиала), в котором указано, откуда и куда направили работника в командировку, а также срок командировки;
  • подтверждающих (расчетных) документов, удостоверяющих стоимость данных расходов в виде транспортных билетов, счетов из гостиниц и т. п.;
  • подтверждения связи командировки с хозяйственной деятельностью предприятия.

Куда и кому предоставлять авансовый отчет и кто будет возмещать расходы, понесенные в командировке: филиал или головное предприятие?

В случае, если филиал выделен на отдельный баланс и уполномочен осуществлять самостоятельно расчеты с работниками, он выплачивает аванс и проводит окончательные расчеты по предоставленному работником авансовому отчету.

Если же филиал не осуществляет расчеты с работниками, а их проводит головное предприятие, соответственно, расчеты осуществляет головное предприятие. Тогда необходимо согласовать, как именно будет происходить обмен документами между филиалом и головным предприятием. То есть — как передавать авансовый отчет и подтверждающие документы в головное предприятие, чтобы уложиться в сроки, установленные пп. 170.9.2 и пп. 170.9.3 НКУ.

Следовательно, условия и порядок направления в командировку работников, место постоянной работы которых находится в других населенных пунктах, обеспечение авансом и возмещение понесенных расходов необходимо прописать в своем положении о командировках предприятия и правилах делопроизводства и графике документооборота.

Таким образом, работника филиала (с постоянным местом работы не по местонахождению головного офиса) можно направлять в командировку. Однако следует обеспечить соблюдение требований нормативно-правовых актов относительно оформления направления в командировку, выдачи аванса и своевременного представления отчетности по расходам, понесенным в командировке.

Светлана ЛИСТРОВАЯ,

бухгалтер-эксперт