С 12 июля ТТН можно составлять в электронном виде. То есть это альтернатива бумажным вариантам. Хотя вовсе без бумаги не обойтись. Итак, о деталях использования и заполнения электронной ТТН речь пойдет далее

Мининфраструктуры приказом от 03.06.2019 г. № 413 внес изменения в Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденные приказом Минтранса от 14.10.1997 г. № 363 (далее — Правила перевозок грузов). Обновлена форма ТТН и прописаны возможность и правила использования ТТН, составленных в электронной форме (далее — э-ТТН).

Когда используют ТТН

Прежде всего напомним, что ТТН используют при перевозке груза автомобильным транспортом на договорных началах, т.е. когда предоставляют услугу по перевозке груза.

ТТН — единый для всех участников транспортного процесса документ, предназначенный для учета ТМЦ на пути их перемещения, расчетов за перевозку груза и учета выполненной работы, и являющийся одним из документов, который могут использовать для списания ТМЦ, оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета, а также который может быть составлен в бумажной и/или электронной форме и должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Правилами перевозок грузов (гл. 1 данных Правил).

Об особенностях использования общей ТТН мы рассказывали в статье «Товарно-транспортная накладная: порядок заполнения в деталях» (№ 132/2019).

Подчеркиваем: для тех грузов, для которых предусмотрена спецТТН (например, спирт, алкогольные напитки, нефтепродукты, хлеб, молоко и т.д.), действуют свои формы и правила. Обсуждаемая форма «общей» ТТН из Правил перевозок грузов действует в случаях, когда речь не идет о спецперевозках.

Именно для сокращения бумажной работы, оперативности обмена документами и решения проблемы утраченных в пути документов как альтернативу «общей» ТТН и принято решение использовать электронную форму ТТН.

Электронная ТТН — право или обязанность?

Использование электронной формы ТТН — это право (возможность), а не обязанность. То есть, как и ранее, можно оформлять бумажные ТТН, а можно прибегнуть к электронным. Аргументируем наши слова: в гл. 1 Правил перевозок грузов четко сказано, что ТТН — это документ, который «может быть составлен в бумажной и/или электронной форме и должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные данными Правилами».

С какой даты можно использовать э-ТТН?

Электронную форму можно использовать с 12 июля 2019 года. Именно с этой даты вступили в силу изменения в Правила перевозок грузов (см. приказ Мининфраструктуры от 03.06.2019 г. № 413, опубликован в «Офіційному віснику України» за 12.07.2019 г. № 52), в которых и прописаны особенности составления э-ТТН.

Какая форма э-ТТН

По наполнению она такая же, как и форма из приложения 7 Правил перевозок грузов (форма № 1-ТН) (кстати, она изложена в новой редакции — см. вышеупомянутую статью «Товарно-транспортная накладная: порядок заполнения в деталях» (№ 132/2019)).

Стороны могут внести в ТТН любую другую информацию, которую они считают необходимой (п. 11.1 Правил перевозок грузов).

Обратите внимание: как бумажная, так и э-ТТН может быть составлена по другой форме. Главное, чтобы в ней была следующая информация (п. 11.1 Правил перевозок грузов):

  • название документа;
  • дата и место составления этого документа (важно: согласно Закону о бухучете (ст. 9) «место составления» уже не является обязательным реквизитом первичного документа, да и в типовой форме № 1-ТН из приложения 7 к Правилам перевозок грузов нет среди реквизитов места составления, но если вы составите ТТН по своей форме, то его захотят видеть);
  • наименование (фамилия, имя, отчество) перевозчика и/или экспедитора, заказчика, грузоотправителя, грузополучателя;
  • наименование и количество груза, его основные характеристики и признаки, позволяющие однозначно идентифицировать этот груз;
  • автомобиль (марка, модель, тип, регистрационный номер), прицеп/полуприцеп (марка, модель, тип, регистрационный номер);
  • пункты погрузки и разгрузки с указанием полного адреса;
  • должности, фамилии и подписи ответственных лиц грузоотправителя, грузополучателя, водителя и/или экспедитора.

В тех случаях, когда в ТТН нет возможности указать все наименования груза (хотя в э-ТТН трудно представить проблему с отражением всего наименования груза, но все же...), к такой накладной заказчик приобщает документ в произвольной форме с обязательным указанием сведений о грузе (графы 1–10 ТТН). В этих случаях в ТТН указывается, что к ней прилагается как товарный раздел документ в бумажной или электронной форме, без которого товарно-транспортная накладная считается недействительной и не может использоваться для расчетов с заказчиком.

Специальные требования именно к электронной форме ТТН не установлены.

Особенности оформления э-ТТН

О правилах оформления ТТН мы рассказывали в статье «Товарно-транспортная накладная: порядок заполнения в деталях» (№ 132/2019).

А сейчас сконцентрируем внимание только на особенностях электронной формы.

Кто выписывает. При использовании электронной формы э-ТТН оформляет грузоотправитель (как и при составлении бумажной, т.е. различий в ответственном лице нет).

Подпись. Э-ТТН подписывают с помощью электронной подписи водителя и/или экспедитора, ответственных лиц грузоотправителя, грузополучателя (п. 11.1 Правил перевозок грузов).

Бумажный экземпляр. При использовании э-ТТН заказчик (грузоотправитель) распечатывает, подписывает и предоставляет водителю (экспедитору перевозчика) в одном экземпляре бумажную копию э-ТТН в соответствии с требованиями Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте». Это необходимо для предъявления лицам, уполномоченным осуществлять контроль на автомобильном транспорте и в сфере безопасности дорожного движения (п. 11.5 Правил перевозок грузов).

Водитель (экспедитор перевозчика) ставит свою подпись на бумажной копии э-ТТН о приемке им груза к перевозке.

Следовательно, даже если мы используем э-ТТН, необходимо в одном экземпляре иметь распечатанную бумажную копию такой ТТН с подписями грузоотправителя и перевозчика (водителя или экспедитора).

Фактически э-ТТН избавляет нас от распечатывания 3–4 и большего количества экземпляров ТТН для каждого грузополучателя. Безусловно, если стороны согласовали использование электронной формы.

Сопроводительные документы. В зависимости от вида груза и его специфических свойств к основным документам приобщают другие (сертификаты, свидетельства и т.п.), что определяется правилами перевозок указанных грузов в бумажном и/или электронном виде.

Важно: в случае оформления э-ТТН сопроводительные документы также приобщаются в электронной форме. При оформлении ТТН в бумажной форме сопроводительные документы необходимо прилагать в бумажной форме за подписью ответственных лиц (п. 11.1 Правил перевозок грузов).

В случае перегрузки. В случае перегрузки груза в процессе перевозки на другой автомобиль составляется акт произвольной формы в бумажном или электронном виде, в котором обязательно указываются (п. 11.8 Правил перевозок грузов):

  • полное наименование, местонахождение (для юрлиц) или фамилия, имя, отчество, место жительства (для физлиц-предпринимателей) владельца транспортного средства, принявшего груз;
  • фамилия, имя, отчество водителя, принявшего груз;
  • регистрационный номер транспортного средства перевозчика, принявшего груз;
  • регистрационный номер транспортного средства перевозчика, который сдал груз.

Акт составляется в двух экземплярах, которые подписывают представители (водители) обоих перевозчиков (по одному — для каждого), проставляя личные подписи или электронные подписи.

Хранение электронной ТТН. Создание, отправление, передача, получение, хранение, обработка, использование, уничтожение э-ТТН осуществляются в соответствии с Законами Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV, «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 г. № 2155-VIII.

Средства, используемые для регистрации и обработки данных э-ТТН, должны соответствовать требованиям Закона Украины «О технических регламентах и оценке соответствия» от 15.01.2015 г. № 124-VIII и обеспечивать защиту информации согласно Законам Украины «О защите персональных данных» от 01.06.2010 г. № 2297-VI, «О защите информации в информационно-телекоммуникационных системах» от 05.07.1994 г. № 80/94-ВР (п. 11.3 Правил перевозок грузов).

То есть для э-ТТН действуют общие требования к хранению электронных документов.

Повреждения или порча груза, разногласия. При порче или повреждении груза, а также в случае разногласий между перевозчиком и грузоотправителем (грузополучателем) обстоятельства, которые могут являться основанием для материальной ответственности, оформляются актом, который может быть составлен в бумажном или электронном виде, по форме из приложения 4 Правил перевозок грузов.

Подытожим

Э-ТТН — обычный электронный документ. Отправитель, имея доступ к Интернету, может загрузить его в систему, наложить электронную подпись и отправить перевозчику и получателю груза. После доставки груза грузополучатель ставит на э-ТТН свою электронную подпись, и документ с подписями всех сторон получат все участники перевозки.

Регистрировать «обычные» э-ТТН в каких-либо органах не нужно. То есть это обычный обмен электронными документами между контрагентами — наподобие обмена любыми другими электронными первичными документами (например: акты, расходные накладные и пр.). Особенность заключается в том, что в данном процессе задействованы не две стороны, а три (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель), а иногда и четыре (грузоотправитель, перевозчик, экспедитор, грузополучатель), и, соответственно, каждой должна поступить э-ТТН, более того — все стороны для обмена электронными документами должны иметь электронные подписи (и сейчас речь идет не о руководителях, а о подписях уполномоченных лиц, таких как, водитель, лицо, отгружавшее товар, принимавшее его).

Галина МОРОЗОВСКАЯ,

эксперт по налогообложению и учету