Работник в установленные сроки составил авансовый отчет о командировке, но остаток неиспользованного аванса вернул почти спустя две недели после возвращения из командировки (аванс выдавали через кассу).
Считать ли несвоевременно возвращенный остаток излишне израсходованными средствами? Необходимо ли облагать НДФЛ указанную сумму (с учетом неденежного коэффициента) и удерживать ее с доходов работника? Как отразить данную операцию в бухучете?
Излишне израсходованными средствами согласно п. 170.9 НКУ считаются средства, полученные работником на командировку и не возвращенные в установленные сроки. Предельный срок для составления авансового отчета и возврата средств определен пп. «а» пп. 170.9.2 НКУ — до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершил данную командировку. Из-за нарушения указанного срока представления отчетности автоматически сумме денежного аванса, за который работник вовремя не отчитался, присваивается статус «излишне израсходованных средств». Тот факт, что работник, хотя и с опозданием, но все же вернул неиспользованный остаток аванса, ничего не меняет в налогообложении.
Зачастую бухгалтеров вводит в заблуждение п. 3 Порядка составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом Минфина Украины от 28.09.2015 г. № 841 (далее — Порядок № 841), в котором речь идет об обложении излишне израсходованных средств НДФЛ, если работник не вернул их до конца месяца, на который приходится предельный срок возврата. Поскольку эта норма не отвечает требованиям НКУ, похоже, все-таки имели в виду, что облагать излишне израсходованные средства нужно до конца месяца, в котором работник должен был вернуть деньги.
Ведь п. 170.9 НКУ не допускает разночтений, указывая, что обложению налогом на доходы подлежат суммы, не возвращенные в установленный пп. 170.9.2 НКУ срок.
При налогообложении излишне израсходованных средств базу обложения НДФЛ определяют с применением неденежного коэффициента, определенного п. 164.5 НКУ. Базу обложения военным сбором определяют без учета неденежного коэффициента.
Не забывайте, что абз. 3 пп. 170.9.1 НКУ приписывает удержать НДФЛ за счет какого-либо налогооблагаемого дохода работника. Так же за счет налогооблагаемого дохода работника должен удерживаться и военный сбор.
Покажем на примере порядок налогообложения излишне израсходованных средств и отражение их в учете.
Пример
Работник (админперсонал) с 13 по 15 мая 2019 года находился в командировке (с оплатой по условиям трудового договора), все остальные рабочие дни мая отработаны. За май 2019 года ему начислена зарплата в размере 8000 грн.
На расходы в командировке был выдан из кассы аванс в сумме 2800 грн. По авансовому отчету утверждены 2520 грн, остаток аванса (280 грн) работник вернул только 27 мая (по истечении предельного срока представления авансового отчета).
Поскольку остаток аванса работник вернул по истечении 5 банковских дней, то согласно п. 170.9 НКУ данная сумма считается излишне израсходованными средствами и облагается НДФЛ с применением неденежного коэффициента (для ставки 18% — 1,219521).
Базу обложения НДФЛ для излишне израсходованных средств определяют следующим образом: 280,00 грн х 1,219521 = 341,46 грн, сумма НДФЛ составляет 61,46 грн (341,46 грн х 18%).
База обложения военным сбором излишне израсходованных средств — 280,00 грн, сума НДФЛ составляет 4,20 грн (280,00 грн х 1,5%).
Отразим в таблице начисление зарплаты за май 2019 года и налогообложение излишне израсходованных средств.
Таблица
Налогообложение и учет излишне израсходованных средств
№ п/п |
Содержание хозяйственной операции |
Бухгалтерский учет |
||
Дт |
Кт |
Сумма, грн |
||
1 |
Работнику выдан аванс на командировку |
372 |
301 |
2800,00 |
2 |
Списано на расходы на основании утвержденного отчета |
92 |
372 |
2340,00 |
3 |
Отнесен НДС (сумма — условная) на налоговый кредит |
641/НДС |
372 |
180,00 |
4 |
Возвращен работником остаток аванса по истечении предельного срока отчетности и возврата денежных средств |
301 |
372 |
280,00 |
5 |
Начислена зарплата за май 2019 года, в т.ч. оплата за дни командировки |
92 |
661 |
8000,00 |
6 |
Начислен ЕСВ на зарплату (8000 грн х 22%) |
92 |
651 |
1760,00 |
7 |
Удержан НДФЛ из: |
─ |
─ |
─ |
— зарплаты (8000,00 грн х 18%) |
661 |
641 |
1440,00 |
|
— излишне израсходованных средств (за счет прочего налогооблагаемого дохода — заработной платы) (341,46 грн х 18%) |
661 |
641 |
61,46 |
|
8 |
Удержан военный сбор из: |
|||
— зарплаты (8000,00 грн х 1,5%) |
661 |
642 |
120,00 |
|
— излишне израсходованных средств (за счет прочего налогооблагаемого дохода — заработной платы) (280 грн х 1,5%) |
661 |
642 |
4,20 |
|
9 |
Перечислены в бюджет: |
|||
— ЕСВ |
651 |
331 |
1760,00 |
|
— НДФЛ (1440 грн + 61,46 грн) |
641 |
331 |
1501,46 |
|
— военный сбор (1440 грн + 61,46 грн) |
642 |
331 |
124,20 |
|
10 |
Перечислено на зарплатный карточный счет работника (8000– 1501,46 – 124,20 грн) |
661 |
331 |
6374,34 |
В форме № 1ДФ за ІІ квартал 2019 года средства, полученные налогоплательщиком на командировку или под отчет, излишне израсходованные и не возвращенные в установленные законодательством сроки, отражаются с признаком дохода «118». Налоговики настаивают, что в графах 3а и 3 раздела І формы № 1ДФ за ІІ квартал 2019 года необходимо показывать сумму дохода с учетом неденежного коэффициента.
Например, в течение II квартала работнику была начислена зарплата 25000 грн, из которой удержан НДФЛ в сумме 4500 грн, а также из суммы излишне израсходованных средств (280 грн) удержан НДФЛ в сумме 61,46 грн (база налогообложения — 341,46 грн).
Приведем фрагмент заполнения раздела I формы № 1ДФ за ІІ квартал 2019 года.
Фрагмент
<…>
1 |
2 |
3а |
3 |
4а |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|||||||||||||
1 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
25000 |
00 |
25000 |
00 |
4500 |
00 |
4500 |
00 |
101 |
— |
— |
— |
— |
2 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
341 |
46 |
341 |
46 |
61 |
46 |
61 |
46 |
118 |
— |
— |
— |
— |
<…>
Суммы из граф 3а, 3, 4а, 4 раздела І будут включены также в общую сумму таких граф в разделе ІІ формы № 1ДФ.
Когда делать и заполнять расчет налога на доходы по невозвращенным подотчетным суммам и в какие сроки перечислять в бюджет?
Буквально читая п. 170.9 НКУ, излишне израсходованными невозвращенные средства становятся сразу по истечении установленного НКУ срока отчетности и возврата средств. Однако в п. 3 Порядка № 841 речь идет об обложении НДФЛ сумм излишне израсходованных средств в случае, если работник не вернул их в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок. При этом суммы излишне израсходованных средств включаются в общий месячный налогооблагаемый доход работника на основании пп. 164.2.11 НКУ.
Следовательно, расчет НДФЛ по излишне израсходованным подотчетным средствам следует проводить при налогообложении месячного дохода, а суммы удержанного из указанных сумм налога на доходы и военного сбора согласно пп. 168.1.5 НКУ, перечисляют в сроки, установленные для месячного налогового периода. Данный ответ на запрос нашего издания был предоставлен письмом ГУ Миндоходов в г. Киеве от 22.05.2013 г. № 335/10/06-4-06.
Кстати, ГФС считает, что превышение суммы суточных расходов над их необлагаемым размером тоже является излишне израсходованными средствами. Поэтому базу обложения НДФЛ для них определяют с применением неденежного коэффициента, и в форме № 1ДФ показывают с признаком доходов «118» (см. письма ГФС от 16.02.2017 г. № 3874/7/99-99-13-01-01-17, от 13.03.2017 г. № 5002/6/99-99-13-02-03-15, разъяснение из категории 103.02 раздела «Запитання – відповіді з бази знань» ЗІР).
Редакция газеты
«Интерактивная бухгалтерия»